הקמת מערכת חדשה: Checklist מלא

קיבלתם חשבון טסקי חדש? הרשימה הזו מסדרת את ההקמה לפי הסדר הנכון. כל צעד לוקח כמה דקות: איפה זה במערכת, מה עושים, ולאן ממשיכים אם רוצים להעמיק.

את ההקמה עושה מנהל החשבון. רוב המסכים נמצאים בתפריט הגדרות בסרגל העליון. הסטטוסים ומקורות ההגעה נמצאים בתפריט לידים, תחת הגדרות.

הרשימה בקצרה

#	צעד	איפה במערכת	המדריך המלא
1	פרטי העסק והלוגו	אשף ההקמה, או הגדרות → הגדרות כלליות	-
2	סטטוסים	לידים → הגדרות → עריכת סטטוסים	סטטוסים ופייפליין
3	מקורות הגעה	לידים → הגדרות, לשונית טופס הוספת ליד	שדות מותאמים
4	תפקידים והרשאות	הגדרות → תפקידים והרשאות	צוותים, תפקידים והרשאות
5	משתמשים	הגדרות → משתמשים	ניהול משתמשים
6	חיבור לידים	הגדרות → API וחיבורים למערכות	חיבור טופס מדף נחיתה
7	התראה על ליד חדש	הגדרות → ליד חדש — קליטה והתראות	מערכת התראות
8	וואטסאפ	הגדרות → Whatsapp הגדרות	חיבור וואטסאפ

1. פרטי העסק והלוגו

בכניסה הראשונה של מנהל החשבון נפתח אשף הקמה קצר. מלאו אותו עד הסוף:

1. פרטי העסק - שם העסק ותחום העיסוק.
2. סוג העסק - עוסק פטור, עוסק מורשה או חברה בע"מ. זה קובע אם הרכישות והצעות המחיר יחושבו עם מע"מ או בלי.
3. פרטי קשר - טלפון, אימייל וכתובת. הם מופיעים בהצעות המחיר.
4. לוגו וסיום - מעלים לוגו (לא חובה). אפשר גם לסמן יצירה של כמה לידים לדוגמה, כדי להתנסות. מוחקים אותם מטבלת הלידים מתי שרוצים.

רוצים לתקן משהו אחר כך? בהגדרות → הגדרות כלליות, בכרטיס זהות המערכת, משנים את שם המערכת ואת הלוגו, או לוחצים הפעל מחדש את אשף ההקמה.

2. סטטוסים: השלבים בתהליך המכירה

כל ליד נמצא בסטטוס: ליד חדש, אין מענה, נקבעה פגישה, נסגר... התאימו אותם לתהליך שלכם.

1. בתפריט לידים, תחת הגדרות, לחצו עריכת סטטוסים.
2. לחצו על שם של סטטוס כדי לשנות אותו. סטטוס חדש מוסיפים בכפתור הוספת סטטוס.
3. צבע - צבע לכל שלב, כדי לזהות אותו בטבלה במבט אחד.
4. המשכי טיפול - סמנו כן המשך טיפול בשלבים שעוד מטפלים בהם. לידים בשלבים האלה מופיעים בקיצור המשכי טיפול בסרגל העליון.

סטטוס שלא צריך? כבו אותו במתג פעיל, והוא יורד מהרשימות. הסדר נקבע בגרירה של החצים שבקצה השורה. חלונות קופצים בשינוי סטטוס, סיבות "לא רלוונטי" והפייפליין: סטטוסים ופייפליין.

3. מקורות הגעה

מאיפה הגיע הליד: פייסבוק, גוגל, האתר, המלצה... זו הרשימה שהנציגים בוחרים ממנה כשהם מוסיפים ליד בעצמם.

1. באותו מסך מהצעד הקודם, הגדרות לידים, עברו ללשונית טופס הוספת ליד.
2. בכרטיס מקורות הגעה - לידים, מתחת לרשימת מקורות הגעה, לחצו מקור הגעה חדש. נוספת שורה בשם "מקור הגעה".
3. לחצו על השם כדי לשנות אותו, והדליקו את השורה במתג פעיל. מקור שלא רלוונטי לכם, כבו.

צריכים עוד שדות בכרטיס הליד? תקציב, סוג שירות, עיר... מוסיפים בלידים → הגדרות → עריכת שדות. ראו שדות מותאמים.

4. תפקידים והרשאות

התפקיד קובע מה כל עובד רואה ומה מותר לו לעשות. המערכת מגיעה עם תפקידים מוכנים, כמו נציג מכירות ומנהל צוות. עברו עליהם לפני שמוסיפים עובדים.

1. לחצו הגדרות → תפקידים והרשאות.
2. בחרו תפקיד מהרשימה בצד.
3. לחצו על הרשאה כדי להדליק או לכבות אותה. השינוי נשמר מיד. הכל וכלום משנים קטגוריה שלמה.
4. צריכים תפקיד נוסף? לחצו תפקיד חדש. תצוגת השוואה מציגה את כל התפקידים זה לצד זה.

ההחלטה הכי חשובה: אילו לידים הנציג רואה בשורה לידים - צפייה: צפייה בלבד (הלידים שלו), צפייה צוות (של הצוות שלו) או צפייה כולם. הרשאה עם מנעול רק מנהל החשבון יכול לשנות.

5. משתמשים

1. לחצו הגדרות → משתמשים, ואז משתמש חדש.
2. מלאו שם משתמש (איתו העובד נכנס), תפקיד, צוות, טלפון נייד ואימייל. הסיסמה נוצרת לבד, ואפשר לשנות אותה.
3. לחצו הוספת משתמש. פרטי הגישה (קישור, שם משתמש וסיסמה) נשלחים לעובד בוואטסאפ, לנייד שהזנתם.

כמה צוותים? כל משתמש משויך לצוות. יש לכם כמה צוותים, למשל מכירות ושירות? צרו אותם קודם בהגדרות → צוותים (הוספת צוות). הגעתם למכסת המשתמשים של החבילה? המסך יראה לכם איך מגדילים אותה. עוד על עריכה, מחיקה ואיפוס סיסמה: ניהול משתמשים.

6. חיבור לידים: שכל ליד ייכנס לבד

• טופס באתר או בדף נחיתה - לחצו הגדרות → API, ובצד בחרו הוספת ליד. העתיקו את הכתובת שמתחת לכתובת (Endpoint), והדביקו אותה בטופס כ-Webhook. שלב אחר שלב: חיבור טופס מדף נחיתה · חיבור טופס וורדפרס.
• פייסבוק ואינסטגרם (Lead Ads) - בהגדרות → חיבורים למערכות, כרטיס Facebook. מופיע עליו בטא? פנו לתמיכה כדי לפתוח אותו. ראו חיבור טופס פייסבוק.
• Make - לכל מקור אחר: חיבור לידים חדשים מ-Make.

בדקו שזה עובד שלחו טופס אחד בעצמכם, ודאו שהליד הופיע בטבלת הלידים. לא הופיע? בהגדרות → API לוג רואים כל בקשה שהגיעה.

7. התראה על ליד חדש

1. לחצו הגדרות → ליד חדש — קליטה והתראות. נפתחת הלשונית הגדרות התראה.
2. בחרו ערוץ: וואטסאפ, אימייל או ללא התראה.
3. הזינו לאן לשלוח: מספר טלפון לוואטסאפ, או כתובת מייל. במייל אפשר כמה כתובות, מופרדות בפסיק.

ערוץ אחד בכל פעם בוחרים מסלול התראה אחד. רוצים גם וואטסאפ וגם מייל? פנו לתמיכה. בוואטסאפ ייתכנו עיכובים בגלל המגבלות של וואטסאפ, ולכן כדאי לשקול מייל.

באותו מסך, בלשונית שיוך נציגים, אפשר לחלק לידים חדשים בין הנציגים באופן אוטומטי. בלשוניות לוג וואטסאפ ו-API ולוג מיילים רואים מה נשלח. עוד סוגי התראות: מערכת התראות.

8. וואטסאפ

חיבור וואטסאפ מאפשר לשלוח ולקבל הודעות מתוך המערכת, מתבניות ומטריגרים.

1. לחצו הגדרות → Whatsapp הגדרות. נפתח המסך הגדרות וואטסאפ API.
2. קראו את ההסבר הצהוב על סכנת החסימה: זה חיבור לא רשמי, בסריקת QR.
3. לחצו הוספת מכשיר חדש ופתחו את החיבור. אחר כך לחצו חבר עם QR, ובנייד פתחו WhatsApp ← הגדרות ← מכשירים מקושרים וסרקו את הקוד.

לפני ששולחים הרבה הודעות מספר חדש שמתחיל לשלוח הרבה, מהר, עלול להיחסם. קראו את וואטסאפ - סכנת חסימה ובטיחות שליחה. שולחים הודעות יזומות בהיקף גדול? עדיף וואטסאפ רשמי, ולהפעלה פונים לתמיכה.

אין אצלכם כפתור לפתיחת חיבור? בחלק מהחבילות וואטסאפ נפתח בשדרוג או דרך התמיכה, והמסך יציג הודעה מתאימה. המדריך המלא: חיבור ושימוש במודול וואטסאפ.

9. הצוות מתחיל לעבוד

1. שלחו לכל עובד את המדריך צעדים ראשונים. הוא כתוב בשבילו, בלי הגדרות.
2. בקשו מכל אחד לשמור את המערכת במסך הבית של הנייד או במועדפים (כך עושים את זה), ולהחליף את הסיסמה שקיבל (שינוי סיסמה).

אחרי ההקמה

רוצים	המדריך
הודעות מוכנות שנשלחות בלחיצה	תבניות הודעות
הודעת ברוכים הבאים אוטומטית, תזכורות ומשימות	טריגרים ואוטומציות
להעביר לידים קיימים מקובץ אקסל	ייבוא וייצוא לידים
תצוגה קבועה לכל נציג, למשל "הלידים שלי להיום"	תצוגות שמורות
יעד חודשי לכל נציג	יעדי מכירות וביצועים
סליקת אשראי וחשבוניות	ספקי חשבוניות וסליקה
קוד אימות בכל כניסה	אימות דו-שלבי