Best Practices לעבודה עם TASKEY
ההרגלים שהופכים את טסקי לכלי עבודה יומי - תאריך חזרה לכל ליד, רשימת סטטוסים קצרה, תצוגה קבועה לכל בוקר, אוטומציות שנבדקות לפני שהן פוגשות לקוחות, מבט קבוע על המספרים ואבטחה בסיסית.
מערכת CRM עובדת רק כשעובדים איתה כל יום. אלה ההרגלים שמחזיקים אותה מעודכנת: כל ליד יודע מה הצעד הבא שלו, כל נציג יודע במה מתחיל את הבוקר, והמנהל רואה מספרים שאפשר לסמוך עליהם.
אין צורך לאמץ הכל בבת אחת. בחרו הרגל אחד או שניים בשבוע.
1. לידים: לכל ליד יש "מה הלאה"
הכלל החשוב ביותר: לכל ליד שעוד בטיפול יש תאריך חזרה. ליד בלי תאריך חזרה הוא ליד שנשכח.
אחרי כל שיחה, בכרטיס הליד:
- כתבו תגובה קצרה: מה היה ומה סיכמתם, ולחצו שמירת תגובה. שתי שורות מספיקות. מי שיפתח את הכרטיס אחריכם (או אתם, בעוד שבוע) ידע בדיוק איפה עצרתם.
- עדכנו את הסטטוס ברשימה שמתחת לתיבת התגובה.
- קבעו ת. חזרה, למשל מחר או שבוע הבא.
הסטטוס ותאריך החזרה נשמרים מיד כשבוחרים אותם. הכפתור שמירת תגובה שומר רק את טקסט התגובה.
ככה נראה ליד מטופל: התגובה מאתמול אומרת מה סיכמו, ותאריך החזרה מביא אותו בחזרה לרשימה בדיוק בזמן.
לא רואים ת. חזרה בכרטיס? כשמודול המשימות פעיל, תאריך החזרה מוסתר. מנהל מחזיר אותו כך: בתפריט לידים, תחת הגדרות, לחצו הגדרות, ובלשונית עמודות טבלה הפעילו תאריך חזרה תמיד.
- ליד שלא ענה? העבירו אותו לסטטוס אין מענה (או השם שהוא נושא אצלכם), לא ל"לא רלוונטי". מי שלא היה זמין עדיין מתעניין, וטריגר על הסטטוס הזה יכול לשלוח לו הודעת וואטסאפ. בדקו שהסטטוס מסומן כהמשך טיפול (סעיף 2), כדי שהליד יחזור לרשימה היומית.
- אל תשאירו ליד חדש לחכות יום שלם. מי שחוזרים אליו מהר עוד זוכר למה השאיר פרטים.
במה מתחילים כל בוקר בתפריט התצוגות של טבלת הלידים (הכפתור כל הלידים), תחת תצוגות מהירות, יש תצוגה בשם להיום: הלידים בטיפול שתאריך החזרה שלהם היום.
הכי נוח: כפתור קבוע בסרגל. בתפריט התצוגות עמדו עם העכבר על להיום, לחצו על שלוש הנקודות שמופיעות לידה, ובחרו הצמד.
נציג שמצמיד את התצוגה, מצמיד אותה רק לעצמו. מנהל החשבון, או משתמש בתפקיד עם ההרשאה ניהול תצוגות, מצמיד אותה לכל הצוות. הכפתורים המוצמדים מופיעים במחשב, לא בטלפון.
רוצים לכל הצוות תצוגה עם סינון ומיון אחרים? כך נראית תצוגה שמורה בשם הלידים שלי להיום, מוצמדת ליד תפריט התצוגות: לחיצה אחת, וכל הלידים של היום מופיעים לפי השעה. שעה באדום = הזמן כבר עבר.
איך יוצרים אותה לכל הצוות (מנהל החשבון, או תפקיד עם ההרשאה ניהול תצוגות):
- הגדירו בטבלת הלידים את הסינון והמיון, למשל תאריך חזרה של היום, ממוין לפי ת. חזרה.
- פתחו את תפריט התצוגות ולחצו שמור תצוגה נוכחית.
- תנו שם, בחרו גלובלי ולחצו שמור.
- בתפריט התצוגות, בשלוש הנקודות ליד התצוגה, לחצו הצמד.
תצוגה גלובלית מופיעה אצל כל הצוות, וכל אחד רואה בה רק את הלידים שההרשאות שלו מאפשרות. לנציג מכירות רגיל, אלה הלידים שלו.
2. סטטוסים: מסלול, לא רשימת תיוגים
הסטטוסים הם השלבים שליד עובר אצלכם, לא תיוג לכל מצב אפשרי.
- רשימה קצרה. כל סטטוס הוא שלב אמיתי בתהליך. כשיש יותר מדי, הנציגים מתבלבלים והדוחות מאבדים משמעות.
- כל סטטוס עונה על השאלה "מה הצעד הבא?" אין תשובה? זה לא סטטוס, זו תגובה בכרטיס.
- סטטוס שכבר לא בשימוש - כבו אותו במתג פעיל, במקום להשאיר אותו ברשימה של כולם.
מנהלים: בתפריט לידים בסרגל העליון, תחת הגדרות, לחצו עריכת סטטוסים.
בעמודה המשכי טיפול מסמנים אילו סטטוסים עדיין דורשים טיפול. לידים בסטטוסים האלה מופיעים ברשימות העבודה, כמו המשכי טיפול בסרגל העליון והתצוגה להיום. סטטוס סופי, כמו "נסגר" או "לא נסגר", מסמנים לא המשך טיפול.
בדקו את סטטוסי "אין מענה" בדוגמה, אין מענה 1 ו-אין מענה 2 מסומנים לא המשך טיפול. ככה לידים שלא ענו לא יופיעו בהמשכי טיפול ובלהיום, גם כשיש להם תאריך חזרה. רוצים שיופיעו ברשימה היומית? לחצו מתחת לסטטוס להוסיף כהמשך טיפול.
בחשבון עם יותר מחמישה משתמשים, בוחרים בעמודה הזו תפקידים: לאילו תפקידים הסטטוס נחשב בטיפול. לבחור את כל התפקידים מסמן את כולם.
עסקה נסגרה? העבירו את הליד לסטטוס הסגירה (בדוגמה: נסגר). כשמודול הרכישות פעיל, נפתח חלון להוספת רכישה, וכך הדוחות רואים גם את הסגירה וגם את הסכום.
המדריך המלא: סטטוסים ו-Pipeline
3. וואטסאפ: מהר, בלי ספאם
- הודעת ברוכים הבאים אוטומטית לכל ליד שנכנס מטופס או מפייסבוק. טריגר מסוג ליד מ-API שולח אותה מיד, בלי לחכות לנציג.
- העדיפו מספר עסקי (WhatsApp Business) על פני מספר אישי.
- דיוור לרשימה? המערכת כבר מפזרת את השליחה בקצב מבוקר. מספר חדש חממו בהדרגה, ושלחו בעיקר למי שכבר בקשר איתכם.
- הודעה קצרה ואישית עדיפה. בלי קישור בהודעה הראשונה ובלי תוכן שנראה כמו פרסומת.
- אל תציפו את הלקוח. כמה הודעות אוטומטיות ביום לאותו אדם כבר מרגישות כמו ספאם, ומי שחוסם את המספר לא יקבל גם את ההודעות הבאות.
מדריכים קשורים: חיבור וואטסאפ · איך לא להיחסם · תבניות הודעות · דיוור בוואטסאפ
4. אוטומציות: להתחיל קטן, לבדוק תמיד
- התחילו עם 2-3 טריגרים שעובדים מהיום הראשון: ברוכים הבאים לליד חדש, תזכורת לפני פגישה, התראה למנהל כשעסקה נסגרת.
- בדקו כל טריגר על ליד בדיקה עם הטלפון שלכם לפני שהוא פוגש לקוחות. אחר כך בדקו בלוג מה קרה: בדף הטריגרים לחצו לוג פעולות.
כל פעולה מקבלת שורה: הצלחה, נכשל או דולג (תנאי). פתחו שורה כדי לראות מה נשלח ומה חזר. Webhook שנכשל אפשר להריץ שוב מהכפתור הרץ שוב.
- טריגר עם עשרה תנאים? פרקו אותו לכמה טריגרים פשוטים. כשמשהו לא עובד, קל יותר להבין מה קרה.
המדריך המלא: טריגרים ואוטומציות
5. צוות: יעדים, שקיפות, הרשאות
- יעד חודשי ברור לכל נציג. בלי יעד אין למה להשוות את המספרים.
- פגישת צוות שבועית קצרה מול לוחות הבקרה (סעיף 6). כולם מסתכלים על אותם מספרים.
- הרשאות לפי תפקיד. נציג מכירות צריך את הלידים שלו, לא את הדוחות הכספיים.
- לכל אחד משתמש משלו. כך בכרטיס הליד רואים מי כתב כל תגובה, והדוחות לפי נציג מדויקים.
מדריכים קשורים: ניהול משתמשים · הרשאות · יעדי מכירות
6. מספרים: חמש דקות כל בוקר
מנהלים: בסרגל העליון לחצו לוחות בקרה, ובחרו לידים לפי סטטוס: כמה לידים נכנסו, כמה נסגרו ובאיזה אחוז המרה, כמה פגישות ורכישות. בחרו תקופה (היום, השבוע, החודש...), ובשדה נציג בחרו נציג ולחצו סנן כדי לראות רק את שלו.
נקה סינון מחזיר את התמונה של כל הנציגים.
מתחת למונים יש טבלה של לידים לפי מקור וסטטוס: רואים מאיזה ערוץ מגיעים הלידים שנסגרים, ואיפה לידים נתקעים.
| הרגל | תדירות | למה |
|---|---|---|
| מבט על לוחות הבקרה | כל בוקר | לידים חדשים, סגירות, מי מוביל |
| ייצוא לאקסל | שבועי | היסטוריה של מגמות, גם מחוץ למערכת |
| בדיקת החזר על פרסום (ROAS) | שבועי | לעצור תקציב שלא מחזיר את עצמו |
| ניקוי לידים ישנים | חודשי | לידים שכבר לא בטיפול עוברים לארכיון, לא לפח |
אל תמחקו לידים בלי סיבה טובה גם ליד קר יכול לחזור, וההיסטוריה שלו שווה כסף. העבירו אותו לארכיון במקום למחוק.
ליד בארכיון לא נמחק: התגובות, ההיסטוריה והרכישות שלו נשמרות, אבל הוא יוצא מכל הלידים, מהספירות ומלוחות הבקרה. כך מעבירים:
- בטבלת הלידים סמנו את הלידים בתיבות הסימון.
- בסרגל שנפתח בתחתית לחצו פעולות נוספות ובחרו העבר לארכיון.
את הלידים שבארכיון רואים בכפתור עם הקופסה בסרגל העליון של הטבלה (ארכיון לידים). שם אפשר לסמן לידים ולבחור החזר לפעילים, וחזרה לפעילים מחזיר לטבלה הרגילה. ליד מהארכיון שממלא שוב טופס חוזר בדרך כלל לבד לפעילים, בלי ליד כפול (לידים כפולים).
הפעולה פתוחה למי שיש לו בתפקיד ההרשאה מחיקה (בקבוצה לידים - פעולות), כמו מחיקת ליד.
עוד על הדוחות: דוחות ודשבורדים
7. אבטחה: שלושה כללים
- אימות דו-שלבי לכל המשתמשים, לא רק למנהל. מנהל מפעיל קוד בכל כניסה לכל החברה: הגדרות → הגדרות כלליות, אימות דו-שלבי (OTP) במייל. כל משתמש יכול גם להפעיל לעצמו Google Authenticator: העיגול עם האות שלכם בסרגל העליון, אבטחת חשבון.
- עובד עזב? מחקו את המשתמש שלו באותו יום. המחיקה מנתקת אותו מיד מכל המכשירים. הלידים שלו נשארים במערכת: שייכו אותם לנציג אחר.
- בלי סיסמאות משותפות. לכל אדם משתמש משלו, גם בשביל האבטחה וגם כדי לדעת מי עשה מה.
מדריכים מלאים: אימות דו-שלבי · התחברות ואבטחה · ניהול משתמשים
8. תחזוקה חודשית: 20 דקות
- עברו על לוג פעולות הטריגרים: אילו אוטומציות באמת רצות, ומה נכשל או דולג. מה שלא עובד - תקנו או כבו.
- רעננו את תבניות ההודעות לפי איך שהלקוחות באמת מדברים איתכם.
- מחקו תצוגות שמורות שאף אחד לא פותח.
- עובדים עם בונוסים לנציגים? בדקו שהנוסחה עדיין מתגמלת את מה שחשוב לכם.
- ושאלו את הנציגים שאלה אחת: "מה הכי מסרבל אתכם במערכת?" מהתשובות לומדים יותר מכל דוח.
בשורה התחתונה
שלושה הרגלים שכדאי לקחת מכאן:
- השתמשו ביותר מלידים וסטטוסים. אוטומציות, יעדים, לוחות בקרה ותצוגות שמורות חוסכים עבודה ידנית.
- הסתכלו על המספרים כל יום. חמש דקות בבוקר, לא "כשיהיה זמן".
- התאימו את המערכת לעסק. שדות, סטטוסים וטריגרים לפי תהליך העבודה שלכם, לא להפך. מתחילים מאפס? הקמת מערכת - Checklist מלא.