ייבוא וייצוא לידים

עוברים ממערכת אחרת, קיבלתם רשימת משתתפים מכנס או רוצים גיבוי? את הלידים מייבאים מקובץ אקסל ומייצאים חזרה לאקסל. הייבוא הוא אשף קצר: בדיקת כפילויות, מיפוי עמודות, ייבוא.

1. הכנת הקובץ

שמרו את הקובץ כ-XLSX (חוברת עבודה של Excel). השורה הראשונה היא שורת הכותרות, ומתחתיה ליד בכל שורה. בקובץ שבדוגמאות במדריך יש שש עמודות. אלה הכותרות שלהן, ומה כתוב מתחתן בשורה של הליד הראשון:

כותרת בקובץ	דוגמה
שם פרטי	יעל
שם משפחה	ברקאי
טלפון	052-8110101
אימייל	yael.barkai@example.com
עיר	חיפה
תחום עיסוק	עיצוב פנים

לפני שמעלים:

• לכל עמודה כותרת, גם לעמודה מוסתרת. עמודה בלי כותרת משבשת את ספירת העמודות.
• כותרת שזהה לשם השדה במערכת (למשל טלפון, אימייל, עיר) מותאמת אוטומטית. את שמות השדות בחשבון שלכם תמצאו בעריכת שדות.
• בכל שורה טלפון או אימייל. שורה בלי שניהם לא תיובא.
• הטלפון יכול לכלול מקפים ורווחים. מספר נייד יכול גם להתחיל ב-972 או בלי 0: המערכת מסדרת אותו.
• אותו טלפון בכמה שורות? בבדיקת הכפילויות נשארת רק השורה הראשונה של כל מספר. רוצים את כולן? ראו בשלב 1 מה לבחור.
• תאריכים בפורמט dd/mm/yyyy.
• עמודת סטטוס עם שם הסטטוס בדיוק כמו במערכת. שם שלא קיים יקבל את סטטוס ברירת המחדל.
• המערכת קוראת את הגיליון שהיה פתוח כששמרתם. הכי פשוט: גיליון אחד בקובץ.

רק XLSX. קובץ CSV או XLS פתחו באקסל ושמרו בשם כחוברת עבודה של Excel (.xlsx). עד 10,000 שורות ועד 10MB לקובץ, ועד 31 עמודות.

2. העלאת הקובץ

1. בסרגל העליון העבירו את העכבר על לידים, ובקבוצה הוספה לחצו ייבוא קובץ לידים.

2. לחצו על כפתור בחירת הקובץ ובחרו את קובץ ה-XLSX.
3. לחצו העלה.

אותו מסך נפתח גם מהקישור ייבוא קובץ לידים בראש חלון הוספת ליד.

אין לכם את האפשרות, או שמופיעה הודעה שאין הרשאה? הייבוא דורש את ההרשאה ייבוא (בדף ההרשאות, בקבוצה לידים - פעולות). הקישור בתפריט לידים מופיע רק למי שיש לו גם צפייה כולם (בקבוצה לידים - צפייה). בלי ההרשאה הזו, פתחו את המסך מהקישור בחלון הוספת ליד. רק מנהל החשבון יכול לתת את ההרשאות.

3. שלב 1: בדיקת כפילויות

אחרי ההעלאה נפתח האשף. הכרטיסים למעלה מראים כמה רשומות שעלו (כולל שורת הכותרות), כמה רשומות כפולות ועמודות בקובץ. בחרו אחת משתי דרכים:

• סינון כפילויות לפי טלפון: מומלץ לרשימת לידים רגילה. בחרו את העמודה של מספר הטלפון ולחצו בדוק.
• להעלות את הכל: בלי בדיקה מקדימה. מתאים לקובץ עם כמה שורות לאותו לקוח: הן נכנסות לכרטיס אחד.

יש בקובץ כמה שורות עם אותו טלפון? בסינון לפי טלפון נשארת השורה הראשונה של כל מספר, והשורות הנוספות מוסרות מהייבוא. צריכים את כל השורות (למשל כמה רכישות של אותו לקוח)? בחרו להעלות את הכל, והן נכנסות לכרטיס אחד.

אחרי בדוק מופיעה טבלה: הטלפון כפי שהוא בקובץ, הטלפון המתוקן, ובעמודה סטטוס אחד משלושה:

סימון	מה זה אומר
וי ירוק	מספר חדש. השורה תיובא כליד חדש
ליד כפול	המספר כבר קיים במערכת
כפול בקובץ - הוסר	המספר כבר הופיע בשורה קודמת בקובץ. השורה הזו הוסרה מהייבוא

מתחת לטבלה מופיע הסיכום: לידים שעלו מהקובץ, כפולים במערכת ושורות כפולות בקובץ הוסרו. עכשיו בחרו:

• ללא כפילויות - מעבר לשלב הבא: השורות שסומנו ליד כפול לא ייובאו, והלידים הקיימים לא משתנים.
• להעלות את כל הלידים כולל כפילויות: גם השורות שסומנו ליד כפול נקלטות, אבל לא כלידים חדשים: הן נרשמות כתגובה בלידים הקיימים.

מה קורה לליד שכבר קיים במערכת? לא נפתח כרטיס נוסף. הליד הקיים מקבל את מקור ההגעה של הייבוא, ונוספת לו שורה בהסטוריית מקורות. בנוסף נרשמת בו תגובה ייבוא ליד כפול עם העמודות שסימנתם ללא שימוש, העמודות שמיפיתם להוספת תגובה, וכל ערך ממופה מהקובץ ששונה ממה שכבר כתוב בליד. שדות הליד הקיים (שם, אימייל, עיר וכו') לא מתעדכנים מהקובץ. הזיהוי הוא לפי טלפון, ואם אין התאמה, לפי אימייל. כך זה עובד גם בלהעלות את הכל.

4. שלב 2: מיפוי עמודות

לכל עמודה בקובץ יש כרטיס: מספר העמודה, הכותרת שלה, ורשימה לבחירת השדה במערכת.

• ירוק: הכותרת זהה לשם שדה, והמערכת כבר התאימה.
• כחול: שדה שבחרתם בעצמכם. בפעם הבאה שתעלו מאותו דפדפן קובץ עם אותן כותרות, הבחירה תחכה לכם.
• ללא שימוש: העמודה לא נכנסת לשדה. הערכים שלה לא הולכים לאיבוד: הם נשמרים כתגובת מערכת בכרטיס הליד.

1. עברו על הכרטיסים ובחרו שדה לכל עמודה שלא הותאמה. בדוגמה: שם פרטי מהקובץ נכנס לשדה שם הלקוח.

2. מתחת לכרטיסים, בתצוגה מקדימה (5 שורות ראשונות), ודאו שהנתונים יושבים בעמודות הנכונות.

ברשימת השדות יש גם אפשרויות מיוחדות:

אפשרות	מה נכנס
סטטוס ליד	הסטטוס לפי השם שבקובץ
תאריך יצירת הליד (dd/mm/yyyy)	תאריך היצירה. תאריך עתידי לא נשמר כתאריך יצירה
תאריך חזרה (dd/mm/yyyy)	מתי לחזור לליד
מקור הליד (טקסט נוסף)	טקסט שמתווסף אחרי מקור ההגעה הכללי
קמפיין, קהל, מודעה	שדות המקור שבלשונית מקורות בכרטיס הליד
הוספת תגובה (מיקום 1-6)	תגובה בכרטיס הליד, לפי סדר המיקומים

הייבוא לא יוצר רכישות. אם הרכישות פעילות בחשבון, מופיעות ברשימה גם אפשרויות כמו תאריך רכישה, סכום רכישה ושם המוצר. ערכים שממופים אליהן לא נשמרים. כדי לא לאבד אותם, השאירו את העמודות האלה ללא שימוש, והן יירשמו בתגובה בכרטיס הליד.

5. שלב 3: הגדרות וייבוא

גללו לראש העמוד, לכרטיס הגדרות ייבוא. שלושת הערכים בו חלים על כל השורות:

• מקור הליד (כללי): מה שיופיע במקור ההגעה. ברירת המחדל: ייבוא קובץ.
• קמפיין: ברירת המחדל היא שם הקובץ. עמודה שמיפיתם לקמפיין גוברת עליו.
• סטטוס ברירת מחדל: לכל שורה בלי סטטוס מוכר. בדוגמה: ייבוא ליד.

הכול נכון? לחצו התחל ייבוא ואשרו את ההודעה.

פס ההתקדמות מראה כמה רשומות עובדו, כמה הצליחו וכמה נכשלו. המספר שבכותרת (מוכן לייבוא...) כולל את שורת הכותרות ואת השורות הכפולות, לכן בסיום מופיע כמה נקלטו בפועל. בדוגמה: 5 לידים חדשים, והשורה הכפולה דולגה.

אחרי כשתי שניות המערכת עוברת לטבלת הלידים. היו שגיאות? נשארים בעמוד, ומתחת לפס מופיעה רשימת השורות שנכשלו (בדרך כלל שורה בלי טלפון ובלי אימייל).

אחרי שלחצתם התחל ייבוא, אי אפשר לעצור. בדקו את המיפוי ואת ההגדרות לפני כן.

6. אחרי הייבוא: לשייך לנציגים

הלידים החדשים נכנסים עם סטטוס ברירת המחדל, מקור ההגעה והקמפיין שהגדרתם, ובלי נציג משויך. תאריך החזרה שלהם הוא רגע הייבוא (אלא אם מיפיתם עמודת תאריך חזרה), ולכן הם מופיעים מיד גם בהמשכי טיפול.

כדי למצוא אותם: בתפריט לידים, בקבוצה הוספה, לחצו ייבוא לידים ללא שיוך. המספר שליד הקישור הוא כמות הלידים שממתינים. הקישור מופיע למי שרואה את כל הלידים, וכשיש לידים כאלה. הוא מציג רק לידים בסטטוס הייבוא של החשבון: בחרתם סטטוס אחר? סננו את הטבלה לפי הקמפיין (שם הקובץ).

סמנו את הלידים ושייכו אותם בבת אחת בסרגל הפעולות, בכפתור שייך לנציג. ההסבר המלא בפעולות רוחביות.

7. ייצוא לידים לאקסל

ייצוא לפי סינון

1. בתפריט לידים, בקבוצה כלים, לחצו ייצוא לאקסל.

2. בחרו מה לייצא (פירוט השדות בטבלה שמתחת).
3. בתיבה רשומות שייוצאו בקובץ תראו מראש כמה לידים ייכנסו.
4. לחצו ייצא לידים לאקסל. הקובץ יורד בלשונית חדשה.

שדה בטופס	מה הוא עושה
בחר מקור/יוצר הליד	רק לידים ממקור הגעה אחד
חיפוש בקמפיין, חיפוש בקהל, חיפוש במודעה	רק לידים שהשדה שלהם מכיל את המילה שכתבתם, למשל שם של קמפיין
בחר תקופה / כמות	כמות רשומות (500, 1K, או עמודים של 5,000), או חודש לפי תאריך הפנייה האחרונה (למשל 08-26)
בחר סטטוס	סטטוס אחד או כמה. ריק = כל הסטטוסים
בחר נציג משוייך	רק הלידים של נציג מסוים
כלול תגובות	מוסיף לכל ליד את התגובות שלו: תגובות הנציגים ותגובות המערכת. הקובץ גדל והייצוא מתארך

בקובץ: מספר הליד, תאריכים, מקור, קמפיין, קהל ומודעה, שם, טלפון ואימייל, תאריך חזרה, סטטוס, הנציג המשויך, והשדות הנוספים של החשבון. סימנתם כלול תגובות? גם התגובות של כל ליד בקובץ.

ייצוא של כל הלידים (גם מעל 5,000)

ברירת המחדל בבחר תקופה / כמות היא 0-5K רשומות ראשונות (עמוד 1): 5,000 הלידים האחרונים בלבד. יש לכם יותר? מייצאים בכמה סבבים, באחת משתי דרכים:

• לפי עמודים: ייצאו את עמוד 1, אחר כך בחרו 5K-10K רשומות (עמוד 2) וייצאו שוב, וכן הלאה, עד שהמספר בתיבה רשומות שייוצאו בקובץ קטן מ-5,000.
• לפי חודשים: בסוף הרשימה מופיעים החודשים (למשל 08-26 = אוגוסט 2026). בחרו חודש, ייצאו, ועברו לחודש הבא. בחירה לפי חודש אינה מוגבלת בכמות.

בכל סבב שימו לב שבשאר השדות נשאר כל המקורות, כל הנציגים וסטטוס ריק, כדי שאף ליד לא יישאר בחוץ.

קובץ גדול מוכן ברקע. מעל 5,000 רשומות (או 3,500 עם תגובות) הקובץ לא יורד מיד: הוא מוכן ברקע, וקישור ההורדה מופיע בטבלה הסטורית ייצוא מתחת לטופס. שם גם רואים מי ייצא, מתי ואיזה סינון.

לא רואים את ייצוא לאקסל? נדרשת ההרשאה ייצוא אקסל בדף ההרשאות.

ייצוא של לידים שסימנתם

1. בטבלת הלידים סמנו את הלידים בתיבות הסימון שבתחילת השורה. בתחתית המסך נפתח סרגל הפעולות.
2. לחצו פעולות נוספות ובחרו ייצוא נבחרים (או ייצוא נבחרים כולל תגובות).
3. הקובץ יורד ובו רק הלידים שסימנתם.

לא נפתח סרגל פעולות, או שאין בו ייצוא נבחרים? הסרגל מופיע רק למי שיש לו ההרשאה שיוך (בקבוצה לידים - פעולות בדף ההרשאות), וייצוא נבחרים מופיע בו רק עם ההרשאה ייצוא אקסל.

כל מה שהסינון מציג, לא רק העמוד הזה: בסרגל לחצו בחירה ואז בחר כל X לידים, ורק אז ייצוא נבחרים. הקובץ יכלול בדיוק את מה שהטבלה מציגה עם הסינון הנוכחי, בכל העמודים.

8. ומה עם הדוחות?

לדוחות הלידים והמכירות שבתפריט דוחות אין כפתור ייצוא. כדי לשמור או לשלוח דוח, צלמו את המסך. צריכים את הנתונים עצמם באקסל? ייצאו את הלידים לפי אותו סינון (תקופה, מקור, סטטוס או נציג) בטופס ייצוא לאקסל.

שאלות נפוצות

ש: אפשר לייצא גם את התגובות של הלידים? ת: כן. בטופס הייצוא סמנו כלול תגובות, או בסרגל הפעולות בחרו ייצוא נבחרים כולל תגובות.

ש: יש לי יותר מ-5,000 לידים. איך מייצאים את כולם? ת: בכמה סבבים: עמוד אחרי עמוד (0-5K, 5K-10K...) או חודש אחרי חודש. ההסבר בייצוא של כל הלידים.

ש: הקובץ שלי ב-CSV. אפשר להעלות אותו? ת: לא ישירות. פתחו אותו באקסל ושמרו בשם כ-XLSX, ואז העלו.

ש: כמה לידים אפשר לייבא בבת אחת? ת: עד 10,000 שורות ועד 10MB לקובץ. יש יותר? חלקו לכמה קבצים.

ש: הייבוא נכשל על חלק מהשורות. למה? ת: בדרך כלל אלה שורות בלי טלפון ובלי אימייל. רשימת השורות שנכשלו מופיעה מתחת לפס ההתקדמות. שורות ריקות לגמרי מדולגות בשקט ולא נחשבות שגיאה.

ש: אפשר לייבא לידים עם סטטוס מסוים? ת: כן. הוסיפו עמודה סטטוס עם שם הסטטוס כמו במערכת, והיא תמופה לסטטוס ליד. אפשר גם לבחור סטטוס ברירת מחדל לכל הקובץ בהגדרות ייבוא.

ש: אפשר לעדכן בייבוא פרטים של לידים שכבר קיימים? ת: לא. ליד קיים לא מתעדכן מהקובץ: הוא מקבל רק את מקור ההגעה, שורה בהסטוריית מקורות ותגובה. את השדות עצמם עדכנו בכרטיס הליד.

ש: טעיתי במיפוי ויובאו לידים לא נכונים. מה עושים? ת: סננו בטבלה לפי הקמפיין (שם הקובץ) ומחקו או עדכנו אותם בפעולות רוחביות. אחר כך ייבאו שוב עם המיפוי הנכון.