ניהול ועריכת משתמשים
מה צריך כדי לפתוח משתמש חדש, איך מוסיפים עובד ועורכים את הפרטים, התפקיד והצוות שלו, מה עושים כשעובד עוזב, ואיך מאפסים סיסמה, רואים חיבורים ומתחברים בשם עובד.
כל העובדים שנכנסים למערכת מנוהלים במסך אחד: פותחים משתמש חדש, מעדכנים פרטים, משנים תפקיד וצוות, ומשביתים עובד שעזב בלי לאבד אף ליד.
1. מסך המשתמשים
בסרגל העליון לחצו הגדרות → משתמשים.
בטבלה רואים את כל המשתמשים הפעילים: שם, צוות, תפקיד, נוצר, כניסה אחרונה, טלפון, מייל והערה (ההערה האחרונה שנכתבה על העובד). בעמודה מחובר נקודה ירוקה מסמנת משתמש שמחובר עכשיו, והמספר שלידה הוא מספר המכשירים שהוא מחובר מהם. אפורה = לא מחובר.
- חיפוש משתמש - לפי שם, שם משתמש, טלפון או מייל. החיפוש מוצא גם משתמשים לא פעילים.
- צוות, תפקיד, נוצר, כניסה אחרונה - לחיצה על כותרת העמודה מסננת לפיה.
- נמחקו - המשתמשים הלא פעילים (סעיף 7). ייצוא - רשימת המשתמשים לאקסל. חסימות - סעיף 11.
בסוף כל שורה יש עד שלושה כפתורים. אצל מנהל החשבון הראשי אין פח:
| כפתור | מה הוא עושה |
|---|---|
| חץ ירוק | התחברות למערכת בתור העובד (סעיף 10) |
| עיפרון | מסך העריכה של העובד (סעיף 4) |
| פח | הפיכת העובד ללא פעיל (סעיף 7) |
מנהל שמחובר בשם עובד כשמנהל התחבר בתור עובד (סעיף 10), מתחת לשם העובד מופיע השם של המנהל.
2. מה צריך כדי לפתוח משתמש חדש
| שדה | חובה? | מה לדעת |
|---|---|---|
| שם משתמש | חובה | השם שאיתו העובד נכנס למערכת. 2 עד 60 תווים, בלי תווים מיוחדים (כמו ' " / % & # ?). שם שכבר קיים במערכת לא יתקבל |
| שם תצוגה | רשות | השם שיופיע במערכת. נשאר ריק? יוצג שם המשתמש |
| תפקיד | חובה | קובע מה העובד רואה ומה מותר לו. ראו צוותים, תפקידים והרשאות |
| צוות | חובה | אין צוות מתאים? צרו אותו קודם בהגדרות → צוותים |
| טלפון נייד | חובה | מספר נייד מלא. לשם נשלחים פרטי הכניסה בוואטסאפ, והוא משמש לשחזור סיסמה |
| אימייל | רשות | מומלץ. לשם נשלחים קודי אימות, ופרטי כניסה חדשים אחרי איפוס סיסמה |
| סיסמא | חובה | המערכת ממלאת סיסמה אקראית. אפשר להחליף |
מבקשים מאיתנו לפתוח משתמש? שלחו בהודעה אחת:
- שם מלא של העובד, ושם משתמש אם יש לכם העדפה
- מספר נייד
- תפקיד וצוות
- מייל, אם יש
סיסמה לא צריך לשלוח. המערכת יוצרת אותה ושולחת לעובד בוואטסאפ.
3. הוספת משתמש חדש
- במסך המשתמשים לחצו משתמש חדש.
- מלאו את הטופס. שדה עם כוכבית אדומה הוא חובה. רוצים שבמערכת יופיע שם אחר משם המשתמש? לחצו שם תצוגה שונה משם המשתמש.
- לחצו הוספת משתמש.
המשתמש נוצר, ובמסך מופיעים הקישור למערכת, שם המשתמש והסיסמה. באותו רגע העובד מקבל את אותם פרטים בהודעת וואטסאפ לנייד שהזנתם. רוצים לפתוח עוד אחד? לחצו הוספת משתמש נוסף.
בדיקות בזמן ההקלדה
- שם משתמש שכבר קיים מסומן באדום, ואי אפשר לשמור עד שבוחרים שם אחר.
- השם שייך לעובד לא פעיל? הטופס מציע קישור לשחזר אותו במקום לפתוח משתמש חדש (סעיף 7).
- טלפון או מייל ששייכים למשתמש אחר מקבלים אזהרה כתומה, אבל אפשר להמשיך.
העובד לא קיבל את ההודעה? בדקו שהנייד נכון, והעבירו לו את הפרטים שהופיעו במסך אחרי ההוספה. אפשר גם לקבוע לו סיסמה חדשה (סעיף 8): היא נשלחת במייל ובוואטסאפ.
כשהמכסה מלאה
מספר המשתמשים הפעילים מוגבל לפי החבילה. כשהמכסה מלאה, לחיצה על משתמש חדש מציגה את ההודעה מכסת המשתמשים מלאה במקום הטופס.
- מנהל החשבון הראשי רואה את הכפתור הגדלת מכסת המשתמשים. כל לחיצה, אחרי אישור, מוסיפה משתמש אחד למכסה ולחיוב החודשי. אחר כך לחצו שוב משתמש חדש.
- מנהלים אחרים רואים רק את ההודעה. את המכסה מגדיל מנהל החשבון הראשי.
- בחלק מהחשבונות מופיעה במקום הכפתור בקשה לפנות לתמיכה.
הפיכת עובד ללא פעיל (סעיף 7) מפנה מקום במכסה. עוד על המכסה והחיוב: ניהול המנוי והתשלומים.
4. עריכת פרטי משתמש
יש שני מקומות:
חלון העובד: לחיצה על השם
לחצו על השם של העובד (או על התמונה שלו). בצד ימין של החלון מופיעים הפרטים. כדי לשנות פרט, לחצו עליו, עדכנו ולחצו על ה-V הכחול.
- פרטי משתמש - שם תצוגה, טלפון, אימייל, טלפון נוסף, עיר ורחוב.
- תאריכים - תאריך לידה, תחילת עבודה וסיום עבודה.
- תפקיד וצוות - כמו בטבלה (סעיפים 5 ו-6). צוות נוסף משייך את העובד לעוד צוותים.
- מקורות מורשים - העובד יראה גם את כל הלידים שהגיעו ממקורות ההגעה שתסמנו, גם אם לא שויכו אליו.
- תמונה - לחצו על העיגול שבראש החלון והעלו תמונה.
הלשוניות: סיסמא (סעיף 8), הערות (הערות פנימיות על העובד. האחרונה מופיעה בעמודה הערה), קבצים (מסמכים של העובד), חיבורים (סעיף 9), היסטוריה (היסטוריית ההתחברות), והרשאות: הרשאה אישית לעובד הזה, מעבר למה שהתפקיד שלו נותן.
מסך העריכה: העיפרון
לחצו על העיפרון בשורה של העובד.
- שם משתמש - השם שאיתו העובד נכנס. כתבו שם חדש ולחצו שמור. מהכניסה הבאה הוא נכנס עם השם החדש, והסיסמה לא משתנה.
- דריסת סיסמא ע"י מנהל - סיסמה חדשה לעובד (סעיף 8).
- פרטי משתמש - שם (שם התצוגה) וטלפון נייד, ושדות נוספים אם הוגדרו אצלכם. לחצו שמור שינויים.
- אימייל - האם המייל של העובד מאומת. הקישור עדכון ואימות אימייל שבכרטיס מעדכן את המייל שלכם, לא של העובד.
- התראות - לא לקבל מיילים מהמערכת, ולבטל התראות של משימות לטיפול במערכות עם מודול משימות.
- חתימה - חתימה אישית למסמכים ולהצעות מחיר, במערכות עם מודול רכישות.
את המייל של עובד מעדכנים בחלון העובד (לחיצה על השם).
עובד שרק מדווח שעות עובד שרק מדווח נוכחות ולא עובד בלידים יכול להיות מסומן כ"רק דיווח שעות": הוא נחסם מכל המערכת חוץ מדיווח השעות, ולא נספר במכסת המשתמשים לתשלום. את הסימון עושה התמיכה שלנו. פנו אלינו עם שם העובד.
5. שינוי תפקיד למשתמש
- בטבלת המשתמשים לחצו על התפקיד של העובד.
- בחרו תפקיד מהרשימה ולחצו על ה-V.
- המערכת מבקשת את הסיסמה שלכם? זה אימות זהות לפני פעולה רגישה. הזינו אותה ולחצו אישור, והשינוי נשמר מעצמו.
ההרשאות משתנות לפי התפקיד החדש. אם לעובד יש הרשאות אישיות (לשונית הרשאות בחלון העובד), המערכת שואלת אם למחוק אותן. את התפקיד של מנהל החשבון הראשי לא משנים מכאן.
התפקיד מופיע כטקסט רגיל ואי אפשר ללחוץ עליו? יש לזה שתי סיבות: אין לכם הרשאה לשנות תפקידים, או שיש יותר משתמשים פעילים ממה שהמכסה מאפשרת. במקרה השני, הגדילו את המכסה (סעיף 3) או הפכו עובד שעזב ללא פעיל (סעיף 7), ואז אפשר לשנות תפקידים שוב.
6. שיוך משתמש לצוות
- בטבלת המשתמשים לחצו על הצוות של העובד.
- בחרו צוות ולחצו על ה-V.
עובד שצריך להיות בכמה צוותים? הוסיפו אותם בצוות נוסף בחלון העובד.
למה צוותים חשובים? צוותים קובעים מי רואה את הלידים של מי. תפקיד עם ההרשאה צפייה צוות רואה את הלידים של כל חברי הצוות, ולא של צוותים אחרים. הפירוט המלא: צוותים, תפקידים והרשאות.
7. עובד עזב: הפיכה ללא פעיל ושחזור
במערכת לא מוחקים משתמשים. הופכים אותם ללא פעילים, ואפשר להחזיר אותם בכל רגע.
- בשורה של העובד לחצו על הפח.
- כתבו סיבת עזיבה (חובה) ולחצו שינוי משתמש ללא פעיל.
מה קורה:
- העובד כבר לא יכול להיכנס, וגם חיבור שכבר פתוח אצלו במחשב מתנתק.
- הוא מפנה מקום במכסת המשתמשים.
- שום דבר לא נמחק: הלידים, התגובות וההיסטוריה שלו נשמרים. סיבת העזיבה נרשמת בלשונית הערות שלו.
הלידים שלו נשארים משויכים אליו כדי שמישהו ימשיך לטפל בהם, העבירו אותם לנציג אחר בבת אחת: סננו את טבלת הלידים לפי העובד שעזב, סמנו את כולם ובחרו שייך לנציג. ראו פעולות רוחביות על לידים.
החזרת עובד לפעילות
- במסך המשתמשים לחצו נמחקו. מופיעים המשתמשים הלא פעילים, עם תאריך העזיבה.
- לחצו שחזור בשורה של העובד.
- בחרו תפקיד ולחצו שחזור בתור (שם התפקיד).
העובד נכנס שוב עם אותו שם משתמש וסיסמה, ונספר שוב במכסה. המכסה מלאה? החלון יגיד לכם, וצריך קודם להגדיל אותה (סעיף 3).
8. איפוס סיסמה למשתמש
- לחצו על שם המשתמש. החלון נפתח בלשונית סיסמא.
- בכרטיס דריסת סיסמא ע"י מנהל הזינו סיסמה חדשה ולחצו שמור סיסמא.
- אשרו עם הסיסמה שלכם (אימות זהות לפני פעולה רגישה).
- פרטי הכניסה החדשים נשלחים לעובד במייל ובוואטסאפ.
המדריך המלא, עם צילומי מסך: איפוס סיסמה לעובד.
9. צפייה בחיבורים פעילים של משתמש (למנהלים)
עמודת מחובר במסך המשתמשים מראה מכמה מכשירים כל משתמש מחובר. לפרטים:
- לחצו על שם המשתמש כדי לפתוח את החלון שלו.
- עברו ללשונית חיבורים: כל מכשיר שהמשתמש מחובר ממנו, כתובת ה-IP וזמן החיבור.
עובד שעזב: איפוס סיסמה לא מנתק חיבורים שכבר פתוחים אצלו. הפיכה ללא פעיל (סעיף 7) כן מנתקת אותו. לחיבורים שלכם עצמכם ראו חיבורים פעילים.
10. התחברות כמשתמש אחר
מנהל יכול להתחבר כמשתמש אחר כדי לראות בדיוק מה הוא רואה:
- במסך המשתמשים, לחצו על האייקון הירוק התחברות (החץ הנכנס) ליד המשתמש. דרך נוספת: לחצו על העיגול עם האות בסרגל העליון, ובחרו את העובד מהרשימה שבראש התפריט (בתמונה בסעיף 12).
- המערכת עוברת לתצוגה של המשתמש - תראו בדיוק מה הוא רואה.
- לחזרה: לחצו על העיגול עם האות בסרגל העליון. בראש התפריט מופיע "מחובר בתור" עם כפתור חזור ל(השם שלכם).
זהירות: כל פעולה שתבצעו תירשם על שם המשתמש שאתם מחוברים בתור. השתמשו בזה רק לבדיקות!
11. חסימות התחברות
משתמש שהזין סיסמה שגויה כמה פעמים ברצף ננעל לזמן קצר. לשחרור מיד: הגדרות → משתמשים → חסימות, ולחצו על הפח ליד המשתמש. הכפתור מופיע במערכות עם יותר ממשתמש אחד.
המדריך המלא: החשבון נחסם זמנית.
12. עריכת פרופיל אישי (לכל משתמש)
כל משתמש מעדכן בעצמו את התמונה, שם המשתמש, הנייד והמייל, ההתראות והחתימה שלו:
- לחצו על העיגול עם האות הראשונה של השם (או על התמונה שלכם) בפינת הסרגל העליון.
- בחרו פרופיל.
המדריך המלא: פרופיל אישי. לשינוי הסיסמה שלכם: שינוי סיסמה.
שאלות נפוצות
ש: מה לשלוח כשמבקשים לפתוח משתמש חדש? ת: שם מלא, מספר נייד, תפקיד וצוות, ומייל אם יש. הפירוט בסעיף 2.
ש: כמה משתמשים אפשר להוסיף? ת: לפי המכסה של החבילה שלכם. מנהל החשבון הראשי מגדיל אותה במסך הוספת המשתמש (סעיף 3). מחירים: מחירון.
ש: הוספתי משתמש אבל הוא לא קיבל את הסיסמה? ת: בדקו בחלון העובד שהנייד נכון. אחר כך העבירו לו את הפרטים בעצמכם, או קבעו לו סיסמה חדשה (סעיף 8).
ש: עובד עזב - מה לעשות? ת: 1) הפכו אותו ללא פעיל (סעיף 7): הוא מתנתק מיד ומפנה מקום במכסה. 2) העבירו את הלידים שלו לנציג אחר בפעולות רוחביות.
ש: אפשר למחוק משתמש לגמרי? ת: לא. הופכים אותו ללא פעיל, וכל הנתונים שלו נשמרים. אפשר להחזיר אותו בכל רגע מנמחקו.
ש: אני רוצה שמשתמש יראה רק את הלידים של הצוות שלו - איך? ת: שייכו אותו לצוות, ותנו לתפקיד שלו את ההרשאה צפייה צוות במקום צפייה בכל הלידים. הפירוט: צוותים, תפקידים והרשאות.