שעון נוכחות

מודול שעון הנוכחות מאפשר למנהלים לעקוב אחרי שעות עבודה של העובדים - כניסות, יציאות, הפסקות, ושעות נוספות. הנתונים משמשים לדוח משכורות ובונוסים.

📍 איך מגיעים לפה

גישה: דוחות → דוח שעון נוכחות

1. הפעלת המודול

שעון נוכחות הוא מודול נפרד שצריך להפעיל:

1. גשו להגדרות → הגדרות מודולים.
2. מצאו את "שעון נוכחות".
3. הפעילו את המודול.

2. דיווח כניסה ויציאה (לעובד)

כל עובד מדווח כניסה ויציאה דרך המערכת:

1. בכניסה ליום העבודה - לחצו על "כניסה" (שעון ירוק) בסרגל העליון.
2. ביציאה - לחצו על "יציאה" (שעון אדום).
3. להפסקה - לחצו על "הפסקה" ובחזרה על "חזרה מהפסקה".

💡 טיפ: המערכת מחשבת אוטומטית את סה"כ שעות העבודה ומפחיתה הפסקות. בסיום היום ודאו שהמערכת רשמה את זמן היציאה בהצלחה.

צפייה בשעות שלכם

כל עובד יכול לצפות בשעות שנרשמו לו:

1. לחצו על תמונת הפרופיל ובחרו "שעון נוכחות".
2. יוצגו כל השעות שנרשמו במהלך החודש הנוכחי - זמני הכניסה והיציאה, שעות עבודה מצטברות וימים שבהם לא דווחו שעות.

3. צפייה בדוח נוכחות (למנהל)

1. גשו לדוחות → שעון נוכחות.
2. בחרו תאריכים ועובדים לסינון.
3. הדוח מציג: תאריך, שעת כניסה, שעת יציאה, הפסקות, סה"כ שעות.
4. למעבר בין חודשים - לחצו על החץ הקטן ובחרו את החודש הרלוונטי. לסינון לפי משתמש - בחרו את המשתמש הרלוונטי מהרשימה.

ייצוא לאקסל

ניתן לייצא את נתוני שעות העבודה של כל העובדים לקובץ אקסל בלחיצת כפתור.

4. הגדרות שעון נוכחות

1. גשו להגדרות → הגדרות שעון נוכחות. המסך מחולק ללשוניות: כללי, התראות ותזכורות, שאלון ודיווח, ואבטחה ומיקום.
2. הגדירו:

• שעות עבודה תקניות - למשל 8 שעות ביום
• ניכוי הפסקה אוטומטי - ניכוי הפסקה קבועה גם אם העובד לא דיווח
• שעות נוספות - חישוב אוטומטי מעבר לשעות התקן

תזכורת כניסה לשעון נוכחות

בלשונית "התראות ותזכורות" ניתן להפעיל תזכורת כניסה - חלון קטן שקופץ למשתמש שלא לחץ "כניסה" תוך מספר דקות מהכניסה למערכת, עם כפתור "כניסה לשעון" ואפשרות "תזכר אותי עוד דקה". כך פחות עובדים שוכחים לדווח כניסה.

ניתן לכוונן את התזכורת:

• להציג רק בשעות הפעילות - הגבלת התזכורת לטווח שעות מוגדר (משעה / עד שעה).
• משתמשים שלא יקבלו תזכורת - החרגת משתמשים מסוימים.
• תפקידים שלא יקבלו תזכורת - החרגת תפקידים שלמים (למשל מנהלים בשכר גלובלי).

שאלון וסיכום ביציאה

בלשונית "שאלון ודיווח" ניתן להפעיל חובת דיווח ביציאה ולהגדיר שאלון שיוצג לעובד בעת היציאה משעון הנוכחות. במודל היציאה העובד רואה סיכום של היום שלו - שעת הכניסה וסך שעות העבודה עד כה, וכן סיכום פעילות (לידים שנגע בהם, הודעות וואטסאפ, שיחות, משימות, פגישות ורכישות) - כותב מה עשה, ועונה על השאלות שהגדיר המנהל. ניתן להגדיר סוגי שאלות שונים - טקסט קצר/ארוך, מספר, בחירה מרשימה, דירוג 1-5, או כן/לא. התשובות נשמרות ומקושרות לרשומת השעון של אותו יום.

5. עריכה ידנית של שעות

מנהל יכול לערוך דיווחי נוכחות ידנית:

1. בדוח הנוכחות, לחצו על השורה הרלוונטית.
2. ערכו את שעת הכניסה/יציאה.
3. הוסיפו הערה לתיעוד (אופציונלי).
4. שמרו.

⚠️ שימו לב: שינויים ידניים נרשמים בלוג - ניתן לראות מי שינה ומתי.

6. חיבור למשכורות ובונוסים

נתוני שעון הנוכחות מזינים את דוח המשכורות ודוח הבונוסים:

• דוח משכורות - מחשב שכר לפי שעות עבודה בפועל
• דוח בונוסים - מציג ביצועים + שעות עבודה

למדריך מלא - ראו מדריך "דוחות".

שאלות נפוצות

ש: שכחתי לדווח כניסה - אפשר להוסיף בדיעבד? ת: מנהל יכול להוסיף/לערוך דיווחים ידנית בדוח הנוכחות.

ש: האם אפשר לדווח ממובייל? ת: כן, כפתורי הכניסה/יציאה זמינים בגרסת המובייל.

ש: מה קורה אם עובד שכח לדווח יציאה? ת: היום יישאר "פתוח" ללא שעת יציאה. מנהל יצטרך להשלים ידנית.

לתמיכה בוואטסאפ ותיאום הדרכה: 053-9472201