תזכורת וואטסאפ אוטומטית יום לפני פגישה - בלי Make

רוצים שכל לקוח יקבל תזכורת בוואטסאפ יום לפני הפגישה? לא צריך Make, לא צריך חיבור API ולא צריך שום כלי חיצוני. המנגנון קיים בתוך טסקי: טריגר מתוזמן שרץ כל יום בשעה שתבחרו, מושך את הפגישות של מחר ושולח לכל לקוח הודעה מהוואטסאפ שלכם.

מה מקבלים בסוף: כל ערב בשעה 18:00 (או כל שעה אחרת) המערכת עוברת על הפגישות של מחר ושולחת לכל לקוח הודעה כמו: "שלום דנה, תזכורת לפגישה שלנו מחר, יום שלישי 25/09 בשעה 10:00. נתראה!"

לפני שמתחילים

ודאו ששלושת אלה קיימים במערכת שלכם:

1. מכשיר וואטסאפ מחובר - ההודעות יוצאות מהמספר שלכם, דרך הגדרות → וואטסאפ. ראו חיבור וואטסאפ.
2. מודול הטריגרים פעיל - אם אינכם רואים "טריגרים" בתפריט ההגדרות, פנו לתמיכה.
3. הפגישות מתועדות במערכת עם תאריך ושעה, ולליד יש מספר טלפון.

שלב 1: פותחים טריגר מתוזמן חדש

1. בסרגל העליון לחצו על הגדרות.
2. בחרו טריגרים מתוזמנים.
3. לחצו על הכפתור טריגר מתוזמן חדש.

שלב 2: מגדירים מתי ומה למשוך

נפתח אשף בן שלושה שלבים. בשלב הראשון, סוג ההפעלה, בוחרים משיכת רשימה (ריצה על רשימת פגישות לפי שעון) ולוחצים המשך.

בשלב השני, הגדרות, ממלאים את השדות הבאים:

שדה	מה לבחור
תדירות	יומי
שעת הרצה	השעה שבה תישלח התזכורת, למשל 18:00. דקה 00 מספיקה
טבלה למשיכה	פגישות
סטטוס פגישה	כל הסטטוסים, או רק סטטוס מסוים (למשל "תואמה פגישה")
השלמה	לא הושלמו
סינון לפי תאריך	מחר

שימו לב: הסינון "מחר" מתייחס לתאריך הפגישה. הטריגר רץ פעם אחת ביום, כך שכל פגישה תקבל תזכורת אחת בדיוק, בערב שלפניה.

שבת: הריצה השעתית (דקה 00) לא פועלת בשבת. טריגר יומי שנופל בשבת יידלג: תזכורת "ערב לפני" לפגישות של יום ראשון לא תישלח, וכך גם "בבוקר הפגישה" לפגישות של שבת. אם אתם רוצים שהתזכורת תישלח גם בשבת, בחרו דקה מדויקת בשעת ההרצה (למשל 18:05). אם אתם מעדיפים לא לשלוח הודעות בשבת, השאירו דקה 00 ושקלו תזכורת נוספת בבוקר יום ראשון.

בשלב השלישי, שם וסיכום, נותנים לטריגר שם (למשל "תזכורת יום לפני פגישה") ולוחצים שמור טריגר. הטריגר מופיע עכשיו ככרטיס בעמוד, עם "ריצה הבאה" ושורה "ואז: אין פעולות מוגדרות".

שלב 3: מוסיפים את פעולת השליחה

הטריגר יודע עכשיו אילו פגישות למשוך. עכשיו אומרים לו מה לעשות איתן:

1. בכרטיס הטריגר לחצו על + (הוספת פעולה).
2. סוג פעולה: שליחת וואטסאפ.
3. חשבון WhatsApp: המספר הראשי, או "לפי המכשיר המשוייך לנציג" אם לכל נציג יש מכשיר משלו.
4. סוג נמען: ליד (הלקוח שהפגישה שלו).
5. תבנית הודעה: בחרו תבנית קיימת, או צרו תבנית חדשה במקום: שם קצר ותוכן ההודעה.
6. שמרו.

שלב 4: כותבים את ההודעה

בתוכן ההודעה אפשר לשלב את פרטי הפגישה והלקוח. אלה המשתנים שהמערכת מחליפה בזמן השליחה:

משתנה	מה נכנס במקומו
[[lead.name]]	שם הלקוח
[[leads_meetings.start_date]]	תאריך הפגישה
[[leads_meetings.start_date_day]]	היום בשבוע של הפגישה
[[leads_meetings.start_time]]	שעת הפגישה
[[user.name]]	שם הנציג שמטפל בליד

דוגמה לתבנית:

שלום [[lead.name]],
תזכורת לפגישה שלנו מחר, יום [[leads_meetings.start_date_day]] [[leads_meetings.start_date]] בשעה [[leads_meetings.start_time]].
נשמח שתאשרו הגעה. נתראה!
[[user.name]]

שלב 5: בודקים שזה עובד

• בכרטיס הטריגר מופיע "ריצה הבאה" עם התאריך והשעה של השליחה הקרובה.
• אחרי הריצה הראשונה לחצו על היסטוריית ריצות בראש העמוד: תראו כמה פגישות נמשכו וכמה הודעות נשלחו.
• ההודעות שיצאו מופיעות גם ביומן הוואטסאפ של כל ליד.

טיפ: לבדיקה מהירה קבעו לעצמכם פגישה למחר עם מספר הטלפון שלכם, והגדירו את שעת ההרצה לכמה דקות קדימה. אחרי הבדיקה החזירו את השעה למה שרציתם.

הרחבות נפוצות

תזכורת גם בבוקר הפגישה: צרו טריגר מתוזמן שני, זהה לראשון, עם שעת הרצה 08:00 וסינון תאריך היום. ההודעה: "תזכורת: הפגישה שלנו היום בשעה [[leads_meetings.start_time]]".

תזכורת לנציג ולא רק ללקוח: באותו טריגר הוסיפו פעולת וואטסאפ נוספת עם סוג נמען משתמש מטפל. הנציג יקבל כל ערב את רשימת הפגישות שלו למחר.

רק סוג פגישה מסוים: בשדה "סטטוס פגישה" בחרו את הסטטוס הרלוונטי, או השתמשו ב"סינון מתקדם (תנאים)" כדי לסנן לפי כל שדה אחר של הפגישה.

שאלות נפוצות

האם צריך חבילה מסוימת? לא. המנגנון עובד בכל מערכת שבה מודול הטריגרים ומכשיר וואטסאפ פעילים. בניגוד לפתרון דרך Make, כאן אין צורך במשיכת פגישות דרך ה-API.

מה קורה אם הפגישה בוטלה? פגישה שסומנה כהושלמה או נמחקה לא נמשכת, בזכות הסינון "לא הושלמו". אם אתם מסמנים ביטול בסטטוס נפרד, סננו לפי הסטטוסים הרלוונטיים בלבד.

מאיזה מספר יוצאת ההודעה? מהמכשיר שבחרתם בפעולה: המספר הראשי של העסק, או המכשיר של הנציג המטפל.

יש לכם עדיין תרחיש ב-Make לתזכורות? אפשר לכבות אותו. הטריגר המתוזמן מחליף אותו לחלוטין, וחוסך את הקריאה ל-API.