תזכורות וואטסאפ לפגישות עם Make

תרחיש קצר ב-Make שולח לכל לקוח תזכורת בוואטסאפ לפני הפגישה, ואם תרצו, גם לנציג שלו. Make מושך מטסקי את הפגישות לפי תאריך, ובכל ריצה מכניס לכל פגישה הודעה לתור השליחה של טסקי. ההודעות יוצאות מהוואטסאפ שמחובר למערכת.

אפשר גם בלי Make טריגר מתוזמן בתוך טסקי עושה את אותו הדבר: כל יום, בשעה שתבחרו, הוא מושך את הפגישות של מחר ושולח לכל לקוח הודעה. לא צריך חשבון Make ולא צריך חיבור API. ראו תזכורת וואטסאפ אוטומטית יום לפני פגישה - בלי Make. Make מתאים אם אתם כבר עובדים איתו, או רוצים לחבר לתזכורת עוד כלים באותו תרחיש.

1. לפני שמתחילים

• חיבור Make לטסקי. עוד לא חיברתם? חיבור Make.com לטסקי.
• חבילת פרימיום או פלטינום. מודולי הפגישות מושכים רשימות מטסקי, וזה עובד בחבילות פרימיום ופלטינום. בחבילת בסיס Make יציג נדרש שדרוג חבילה. השוואת החבילות.
• וואטסאפ מחובר לטסקי. ההודעות יוצאות מהמכשיר המחובר. ראו חיבור ושימוש במודול וואטסאפ.
• פגישות מתועדות בטסקי, עם תאריך ושעה, ומשויכות לליד שיש לו טלפון.
• לתזכורת לנציג: לכל נציג רשום טלפון נייד בחלון העובד (ניהול משתמשים) או בפרופיל שלו (פרופיל אישי).

2. איך התרחיש בנוי

#	מודול ב-Make	מה הוא עושה
1	Taskey crm system ← חיפוש פגישות	מושך מטסקי את הפגישות בטווח שבחרתם. כל פגישה יוצאת כפריט נפרד.
2	Router	מפצל כל פגישה לשני מסלולים: תזכורת ללקוח ותזכורת לנציג.
3	Taskey crm system ← שליחת הודעת וואטסאפ מתוזמנת	התזכורת ללקוח.
4	Taskey crm system ← שליחת הודעת וואטסאפ מתוזמנת	התזכורת לנציג. אפשר לוותר עליה.

שולחים רק ללקוח? אין צורך ב-Router. חברו את מודול הוואטסאפ ישר אחרי חיפוש פגישות.

למה חיפוש פגישות ולא רשימת פגישות? חיפוש פגישות מחזיר כל פגישה כפריט נפרד ומדפדף לבד בין העמודים, ולכן לא צריך Iterator. רשימת פגישות מחזירה את כל הפגישות כרשימה אחת. יש לכם כבר תרחיש כזה? ראו סעיף 7.

3. מושכים את הפגישות

1. ב-Make צרו תרחיש חדש (Create scenario).
2. הוסיפו את Taskey crm system, ובקבוצה משימות ופגישות בחרו חיפוש פגישות.
3. בחרו את החיבור לטסקי ומלאו את השדות:

שדה	מה כותבים
תאריך התחלה	מילת מפתח שקובעת אילו פגישות נמשכות, למשל tomorrow. הטבלה למטה.
עד תאריך	השאירו ריק.
סטטוס פגישה	השאירו ריק. כך חוזרות כל הפגישות בטווח, חוץ מפגישות שבוטלו. בוחרים סטטוס רק כשרוצים תזכורת לסטטוס אחד בלבד, למשל פגישה חדשה.
מזהה סניף / יומן	ריק. ממלאים רק אם התזכורות מיועדות לפגישות של יומן אחד.
לכלול פגישות שנמחקו	לא.
מקסימום תוצאות	יותר מהמספר הגדול ביותר של פגישות שיכול ליפול בטווח, למשל 200. ברירת המחדל היא 50, ופגישות מעבר לה לא יקבלו תזכורת.

בדקו את סטטוסי הביטול לפני שמפעילים חיפוש פגישות לא מחזיר פגישה שנמחקה, וגם לא פגישה בסטטוס שהתוצאת פגישה שלו היא בוטל. סטטוס שלא נבחרה לו התוצאה הזו נחשב פגישה רגילה, גם אם קוראים לו בוטל. לכן היכנסו להגדרות פגישות, ללשונית סטטוסים, וודאו שלכל סטטוס שמסמן ביטול, כולל בוטל שמגיע עם המערכת, נבחרה תוצאת פגישה = בוטל. אחרת פגישות בסטטוס הזה ימשיכו לקבל תזכורת. ראו תוצאת פגישה.

מתי התזכורת יוצאת: את הזמן קובעים שני דברים ביחד, מילת המפתח ותזמון התרחיש ב-Make.

מתי התזכורת יוצאת	תזמון התרחיש ב-Make	תאריך התחלה
בערב שלפני, לכל הפגישות של מחר	Every day, בשעה 18:00	tomorrow
בבוקר של יום הפגישה	Every day, בשעה 08:00	today
כ-24 שעות לפני כל פגישה	At regular intervals, כל 60 דקות	next_24_hours
שעה עד שעתיים לפני כל פגישה	At regular intervals, כל 60 דקות	next_1_hours

next_24_hours מחזיר את הפגישות שמתחילות בעוד 23 עד 24 שעות מרגע הריצה, ו-next_1_hours את אלה שמתחילות בעוד שעה עד שעתיים. זה חלון של שעה, בדיוק כמו המרווח בין הריצות, כך שכל פגישה נתפסת פעם אחת. כתבו את המילה בדיוק כך: אנגלית, אותיות קטנות, בלי רווחים. כל מילות המפתח: סינון תאריכים במודולים של Taskey ב-Make.

אזור הזמן טסקי מחשב "מחר" ו"בעוד 24 שעות" לפי שעון ישראל. ודאו שגם אזור הזמן בהגדרות ה-Make שלכם הוא של ישראל, אחרת "18:00" בתזמון יהיה בשעה אחרת.

בודקים בטסקי מה Make יקבל

1. בסרגל העליון לחצו פגישות.
2. לחצו על הכותרת תאריך ובחרו מחר. אלה הפגישות שחיפוש פגישות יחזיר עם tomorrow.

בדוגמה יש מחר 7 פגישות. הפגישה של הילה בשעה 17:30 בוטלה, ולכן חיפוש פגישות יחזיר רק את 6 האחרות.

3. ב-Make לחצו על המודול בלחיצה ימנית ובחרו Run this module only. כל פגישה מופיעה בפלט כפריט נפרד. מספר הפריטים צריך להיות כמו בטבלה, בלי הפגישות שבוטלו (ובלי פגישות בסטטוס אחר, אם בחרתם סטטוס פגישה).

השדות שחוזרים לכל פגישה (ממפים אותם לטקסט ההודעה):

השדה ב-Make	מה יש בו	דוגמה
שם לקוח	השם הפרטי של הליד	ענבר
טלפון לקוח	הטלפון של הליד	0500002280
מזהה ליד	מספר הליד בטסקי	2280
תאריך התחלה (d/m/Y)	תאריך הפגישה	29/09/2026
שעת התחלה, שעת סיום	שעות הפגישה	09:30
כותרת	כותרת הפגישה	פגישת היכרות בזום
שם נציג, טלפון נציג	הנציג שהפגישה שלו	מיכל
עיר, כתובת	מכרטיס הליד	חולון
שם סטטוס	סטטוס הפגישה	פגישה חדשה

4. התזכורת ללקוח

1. אחרי חיפוש פגישות הוסיפו Router (מהכלים המובנים של Make, בקבוצה Flow control).
2. במסלול הראשון הוסיפו Taskey crm system, ובקבוצה וואטסאפ בחרו שליחת הודעת וואטסאפ מתוזמנת.
3. מלאו את השדות:

שדה	מה ממלאים
טלפון	השאירו ריק.
מזהה ליד	מפו את מזהה ליד מחיפוש פגישות. ההודעה נשלחת לטלפון של הליד.
טקסט ההודעה	ההודעה, עם השדות מהפגישה. דוגמה למטה.
דיליי של ההודעה בדקות / בשעות / בימים	ריקים. ההודעה נכנסת לתור מיד.
תנאי שליחה	ללא תנאי — לשלוח תמיד.

דוגמה לטקסט. מה שבסוגריים המרובעים הוא שדה שממפים מחיפוש פגישות: לחצו בתוך השדה ובחרו אותו מהרשימה. [תאריך התחלה] הוא השדה תאריך התחלה (d/m/Y).

היי [שם לקוח], תזכורת לפגישה שלנו מחר, [תאריך התחלה] בשעה [שעת התחלה].
נתראה!

למה מזהה ליד ולא טלפון? כי אז ההודעה משויכת לליד: היא מופיעה בכרטיס הליד, בטאב WhatsApp, ובלוג השליחות עם שם הליד. היא גם יוצאת מהמכשיר של הנציג של הליד, אם יש לו מכשיר משויך. אם אין, היא יוצאת מהמספר הראשי.

4. הוסיפו סינון על המסלול: לחצו על מפתח הברגים שעל הקו לפני המודול, בחרו Set up a filter, והגדירו מזהה ליד, Greater than, 0. כך פגישה שלא משויכת לליד לא תעצור את הריצה בשגיאה.

תנאי שליחה ותזכורות האפשרות רק אם לא הייתה הודעה נכנסת ב-X ימים מדלגת על לקוח שכתב לכם לאחרונה. בתזכורות זה בדיוק הלקוח שקבע איתכם פגישה, אז השאירו ללא תנאי.

5. התזכורת לנציג

1. במסלול השני של ה-Router הוסיפו שוב שליחת הודעת וואטסאפ מתוזמנת.
2. מלאו את השדות:

שדה	מה ממלאים
טלפון	מפו את טלפון נציג.
מזהה ליד	השאירו ריק.
טקסט ההודעה	דוגמה למטה.
תנאי שליחה	ללא תנאי — לשלוח תמיד.

תזכורת לפגישה מחר, [תאריך התחלה] בשעה [שעת התחלה]
עם [שם לקוח], [טלפון לקוח]
[כותרת]

במודול של הנציג, מזהה ליד נשאר ריק כשממלאים גם מזהה ליד וגם טלפון, טסקי שולח לליד ומתעלם מהטלפון. מזהה ליד במודול הזה ישלח את ההודעה של הנציג ללקוח.

3. הוסיפו סינון על המסלול: טלפון נציג, Exists. נציג בלי נייד רשום עוצר את הריצה בשגיאה חסר מזהה לקוח או מספר טלפון לשליחה.

6. מפעילים ובודקים

1. בדיקה ראשונה: צרו בטסקי ליד בדיקה עם הטלפון שלכם וקבעו לו פגישה בטווח של מילת המפתח, למשל מחר. ב-Make הוסיפו זמנית, מיד אחרי חיפוש פגישות, Filter: מזהה ליד, Equal to, מספר ליד הבדיקה. לחצו Run once, ובדקו שההודעה הגיעה אליכם. אחר כך מחקו את הסינון הזמני.
2. תזמון: לחצו על השעון הקטן שעל המודול הראשון ובחרו את התזמון מהטבלה בסעיף 3.
3. שמרו את התרחיש והפעילו אותו.
4. בודקים בטסקי: פתחו את לוג שליחות וואטסאפ: בסרגל העליון לחצו וואטסאפ, ובשורת הלשוניות שמעל רשימת הצ'אטים לחצו על אייקון השעון (תזמונים עתידיים). כל תזכורת שהתרחיש שלח מופיעה שם כשורה.

איך קוראים את הלוג:

• ליד / קבוצה: לתזכורת ללקוח מופיעים מספר הליד ושמו. לתזכורת לנציג מופיע -, כי היא נשלחה לפי טלפון.
• PENDING בסטטוס שליחה: ההודעה ממתינה בתור ותצא בסבב הבא.
• SENT: ההודעה יצאה. DELIVERED או READ בסטטוס הגעה: היא הגיעה או נקראה.

הודעות יוצאות בקצב ובשעות מוגדרים ההודעות יוצאות בסבבים של 5 דקות, רק בשעות השליחה: 08:00 עד 21:59 כברירת מחדל. תזכורת שנכנסה לתור בלילה ממתינה לבוקר. כשהרבה תזכורות נכנסות יחד, הן יוצאות בהדרגה. את הקצב ואת השעות משנים בראש הלוג: מגדירים קצב ושעות שליחה.

ריצה כפולה לא שולחת פעמיים אותה הודעה בדיוק, לאותו ליד או לאותו טלפון, שנכנסת לתור שוב בתוך 12 שעות, מסומנת הודעה כפולה ולא יוצאת.

איך קוראים כל עמודה בלוג, ואיך מוחקים הודעה שממתינה: לוג שליחות וואטסאפ.

7. כבר יש לכם תרחיש עם רשימת פגישות?

תרחיש שנבנה לפי הגרסה הקודמת של המדריך ממשיך לעבוד. כך הוא נראה:

מה חשוב לדעת עליו:

• רשימת פגישות מחזירה את כל הפגישות כרשימה אחת בשם פגישות. לכן צריך Iterator על פגישות, וממפים את השדות מה-Iterator ולא מהמודול עצמו.
• כמות בעמוד: השאירו ריק. כך חוזרות עד 100 פגישות בריצה. מספר בין 1 ל-50 מגביל לכמות הזו. אם יכולות ליפול בטווח יותר מ-100 פגישות, עברו לחיפוש פגישות.
• השדה תאריך יצירת הפגישה כבר לא קיים במודול. במקומו יש עד תאריך, לטווח תאריכים.
• במודול שליחת הודעת וואטסאפ מתוזמנת נוסף השדה מזהה ליד. בתזכורת ללקוח מפו אותו במקום טלפון לקוח (ראו סעיף 4).
• גם רשימת פגישות לא מחזירה פגישות בסטטוס שהתוצאת פגישה שלו בוטל, ולכן אין צורך בסינון נוסף בגללן (בדקו את סטטוסי הביטול כמו בסעיף 3).

8. תקלות נפוצות

מה רואים	למה	מה עושים
Make: נדרש שדרוג חבילה	החשבון בחבילת בסיס	השוואת החבילות, או תזכורת בלי Make
Make: חסר מזהה לקוח או מספר טלפון לשליחה	למודול לא הגיע לא מזהה ליד ולא טלפון: פגישה בלי ליד, או נציג בלי נייד	הוסיפו את הסינונים מסעיפים 4 ו-5, ורשמו לנציג נייד
Make: ערך תאריך לא מוכר	שגיאת כתיב במילת המפתח בתאריך התחלה	כתבו את המילה בדיוק כמו בטבלה בסעיף 3: אנגלית, אותיות קטנות, בלי רווחים
חיפוש פגישות מחזיר 0 פגישות	אין פגישות בטווח, או שאין בו פגישות בסטטוס שבחרתם	השוו למסך הפגישות (סעיף 3), או השאירו את סטטוס פגישה ריק
לקוח קיבל תזכורת לפגישה שבוטלה	הסטטוס שסימנתם בו את הביטול לא מוגדר עם התוצאה בוטל, או שבחרתם לכלול פגישות שנמחקו	הגדירו לסטטוס את תוצאת הפגישה בוטל, ובחרו לא בלכלול פגישות שנמחקו
בלוג: FAIL, ובעמודה לוג: "שגיאה: לא נמצא טלפון"	לליד אין טלפון	הוסיפו טלפון בכרטיס הליד
בלוג: אין וואטסאפ משויך	המערכת מוגדרת לשלוח רק מהמכשיר של הנציג, ולנציג של הליד אין מכשיר משויך	ראו הודעות וואטסאפ: למי, מתי ומאיזה מספר
התזכורת יצאה רק בבוקר	היא נכנסה לתור מחוץ לשעות השליחה	מגדירים קצב ושעות שליחה
Make: טוקן ה-API בחיבור לטסקי אינו תקין או חסר	ה-API Key בחיבור לא תואם לטסקי	תקלות נפוצות בחיבור Make