ניהול פגישות

מודול הפגישות מאפשר לקבוע, לעקוב ולנהל פגישות עם לקוחות - כולל לוח שנה אינטראקטיבי, תזכורות אוטומטיות, וסנכרון עם Google Calendar.

📍 איך מגיעים לפה

גישה: פגישות → פגישות פתוחות

1. גישה למודול פגישות

בסרגל העליון לחצו על "פגישות". תפריט נפתח עם:

• פגישות פתוחות - פגישות שעדיין לא הושלמו
• כל הפגישות - כולל שהושלמו ובוטלו
• יומן פגישות - תצוגת לוח שנה
• + פגישה חדשה
• דוחות - לפי מתאם, נציג, מקור הגעה

2. יצירת פגישה חדשה

שלוש דרכים ליצור פגישה:

דרך 1: מתוך כרטיס הליד

1. פתחו כרטיס ליד → טאב "פגישות".
2. לחצו "הוספת פגישה חדשה".
3. מלאו: כותרת, תאריך, שעת התחלה וסיום, משך הפגישה, נציג משויך.
4. אופציונלי: תיאור, סניף, סטטוס פגישה, ונציגים נוספים - בשדה שמתחת לנציג הראשי ניתן להוסיף משתתפים נוספים לפגישה.
5. לחצו "שמור".

דרך 2: מדף הפגישות

בדף הפגישות → "+ פגישה" → בחרו ליד מהרשימה → מלאו פרטים → שמרו.

דרך 3: אוטומטית בשינוי סטטוס

ניתן להגדיר שבשינוי סטטוס מסוים (למשל "פגישה נקבעה"), המערכת תחייב קביעת פגישה לפני השמירה.

שדות הפגישה

שדה	תיאור
כותרת	שם הפגישה (חובה, עד 60 תווים)
תאריך ושעה	תאריך + שעת התחלה וסיום
נציג משויך	מי אחראי על הפגישה
נציגים נוספים	משתתפים נוספים מעבר לנציג הראשי
תיאור	פרטים נוספים (אופציונלי)
סיכום	ניתן למלא אחרי הפגישה
סטטוס	סטטוס מותאם (אם מופעל)
סוג פגישה	טלפונית / זום / פרונטלית וכו' (אם מופעל)

סוג פגישה

ניתן לסמן לכל פגישה את סוג הפגישה - למשל טלפונית, זום או פרונטלית (הסוגים ניתנים לעריכה בהגדרות). את הסוג מציגים באחת משתי דרכים: כעמודה נפרדת בטבלה או כהערה קטנה מתחת לכותרת הפגישה (לפי ההגדרה).

לשנות את הסוג של פגישה קיימת: לחצו על תווית הסוג (העמודה או ההערה מתחת לכותרת) ובחרו סוג אחר מהרשימה - השינוי נשמר מיד. ניתן לסנן את טבלת הפגישות לפי סוג פגישה.

3. שלוש תצוגות

תצוגת טבלה (ברירת מחדל)

טבלה עם עמודות: תאריך, כותרת, לקוח, נציג, סטטוס, תגובות. ניתן לסנן ולמיין.

מעל הטבלה מוצגים כרטיסי סיכום - היום, בפיגור, עתידיות, ממתין תוצאה ונסגרו. כל כרטיס מציג מספר ומשמש גם כסינון מהיר בלחיצה (לחיצה חוזרת מבטלת את הסינון). שורות הטבלה מקובצות לפי יום, עם כותרת תאריך לכל קבוצה (למשל "יום ו' 11/04/2026" עם תווית היום ומספר הפגישות).

בלחיצה על פגישה ניתן לערוך את פרטיה, לבטל אותה, לשנות את שיוך הנציג או להוסיף אותה ליומן Google. כפתור "הפגישות שלי" מציג רק את הפגישות המשויכות לנציג המחובר.

דף הפגישות כולל סרגל סינון צדדי (בדומה לדף הלידים) - חיפוש, סינונים מהירים (היום, באיחור, עתידי, הפגישות שלי ועוד) ואזור "סינון מתקדם" מתקפל עם כל פילטרי העמודות. במובייל הסרגל נפתח בלחיצה על כפתור הסינון.

חיפוש לפי טלפון: תיבת החיפוש מזהה גם מספר טלפון חלקי - אפשר להתחיל להקליד כבר מ-3 ספרות והמערכת תמצא את הפגישות של הלקוחות שהטלפון שלהם מכיל את הספרות האלה (ללא תלות במקפים או רווחים). אותו חיפוש-טלפון חכם זמין גם ברשימות המשימות, הריטיינרים והפרויקטים.

בחירה מרובה ופעולות רוחביות

לכל שורה בטבלה יש צ'קבוקס, ובכותרת צ'קבוקס שמסמן את כל העמוד. כשמסמנים פגישות מופיע סרגל פעולות צף בתחתית המסך (בדומה לסרגל בדף הלידים), שמאפשר לבחור את כל העמוד, את כל הפגישות שתואמות לסינון, או מספר מסוים - ולבצע על כולן בבת אחת:

• שינוי סטטוס לכל הפגישות שנבחרו
• שינוי נציג משויך
• סימון כהושלמו / כלא-הושלמו
• מחיקה (ניתן לשחזר מ"פגישות שנמחקו" או דרך כפתור הביטול)
• ייצוא הנבחרים לאקסל (תחת "פעולות נוספות")

לאחר כל פעולה רוחבית מופיע כפתור "בטל" לביטול מהיר. הפעולות הזמינות תלויות בהרשאות הנציג.

ייצוא פגישות לאקסל

ניתן לייצא את טבלת הפגישות לקובץ אקסל - את כל הפגישות (לפי הסינון הנוכחי) או רק את הפגישות שנבחרו בבחירה המרובה.

תצוגת קנבן

עמודות לפי זמן: עברו (אדום), היום (כתום), מחר (כחול), השבוע (סגול), שבוע הבא (תכלת), מאוחר יותר (אפור).

תצוגת יומן (Calendar)

לוח שנה אינטראקטיבי עם:

• תצוגות: יום / שבוע / חודש / רשימה
• גרירה - ניתן לגרור פגישה לתאריך/שעה אחרת
• צבעים - כל נציג בצבע שונה
• סרגל צד - סינון לפי נציגים (צ'קבוקסים)
• ריחוף - מציג tooltip עם פרטי הפגישה

תצוגת גריד משאבים

תצוגה יומית שבה כל יומן (נציג / סניף) מוצג בעמודה נפרדת, וציר השעות לאורך הצד. נוחה לראות במבט אחד את העומס של כל נציג ביום מסוים. בתצוגה זו:

• בוחרים אילו יומנים יוצגו כעמודות מתוך "היומנים שלי" בסרגל הצד.
• ניתן לדפדף בין הימים (יום קודם / היום / יום הבא).
• כברירת מחדל מוצגים רק יומנים עם פגישות באותו יום; אפשר לסמן "הצג גם יומנים ללא פגישות" כדי לראות את כולם.

הגדרות פר-יומן

לכל יומן (נציג או סניף) ניתן להגדיר הגדרות אישיות מתוך תפריט היומן בסרגל הצד:

• צבע - בחירת צבע התצוגה של היומן (מתוך לוח צבעים), עם אפשרות איפוס לצבע ברירת המחדל.
• הצגה ביומן - סימון/ביטול הצגת היומן בלוח הפגישות, וכפתור "הצג זה בלבד" שמשאיר רק את היומן הזה פעיל.

שעות פעילות לפי סניף

בעסקים עם סניפים (מודול הסניפים) ניתן להגדיר שעות פעילות נפרדות לכל סניף במקום שעות אחידות לכל המשתמשים. כשבוחרים סניף בעת קביעת פגישה, רצועת שעות הפעילות של אותו סניף מודגשת ביומן בצבע הסניף עם תווית שם הסניף - כך קל לראות מתי הסניף פעיל ולתאם פגישות בהתאם.

4. סטטוסי פגישה

סטטוס	צבע	משמעות
פתוחה	כחול/סגול	הפגישה מתוכננת
הושלמה	ירוק ✅	הפגישה התקיימה
בוטלה	אדום ✗	הפגישה בוטלה
באיחור	כתום	עבר התאריך ולא הושלמה

סימון פגישה כהושלמה

לחצו על אייקון ה-✓ ליד הפגישה. הפגישה תסומן בירוק עם אנימציית חגיגה.

תוצאת פגישה וסגירה אוטומטית

לכל סטטוס פגישה ניתן לשייך תוצאת פגישה מתוך ארבע קטגוריות: הגיע, נסגרה עסקה, לא הגיע או בוטל (משויך בהגדרות → ניהול סטטוסי פגישות). התוצאה משמשת לחישוב כרטיסי הסיכום, לדוחות ולסגירה אוטומטית.

כשמפעילים את ההגדרה "סגירה אוטומטית לפי תוצאת פגישה", בחירת סטטוס שתוצאתו נסגרה עסקה, לא הגיע או בוטל תסמן את הפגישה כסגורה אוטומטית - בלי צורך ללחוץ על ה-✓ בנפרד.

5. תזכורות פגישה

ניתן להגדיר תזכורות אוטומטיות בוואטסאפ:

1. בפרטי הפגישה, לחצו "הוספת תזכורת".
2. הגדירו: כמה זמן לפני (דקות/שעות/ימים), למי (לליד או לנציג), ותבנית הודעה.
3. התזכורת תישלח אוטומטית בזמן שהוגדר.

💡 דוגמה: תזכורת יום לפני → "שלום {שם}, תזכורת: מחר יש לנו פגישה בשעה {שעה}. נשמח לראותך!"

6. סנכרון עם Google Calendar

אם הסנכרון מופעל, פגישות שנוצרות במערכת יופיעו אוטומטית ב-Google Calendar של הנציג.

אייקון Google Calendar מופיע ליד כל פגישה - לחיצה מוסיפה ליומן Google.

7. לינק קביעת פגישה (זימון עצמי)

ניתן לתת ללקוחות לינק ציבורי בסגנון Calendly שבו הם בוחרים בעצמם סוג פגישה, יום ושעה פנויה - והפגישה נקבעת אוטומטית ביומן הנציג. את התכונה מפעיל ומגדיר המנהל תחת הגדרות → הגדרות פגישות → טאב “לינק קביעת פגישה”.

• כללי זימון - התראה מוקדמת מינימלית (שעות), טווח ימים קדימה, מרווח בין פגישות, מרווח בין סלוטים מוצעים, ותצוגת ברירת מחדל (רשימה / לוח / אוטומטי).
• סוגי פגישות - לכל סוג: שם, אורך, מרווח, פורמט (טלפונית / זום / פרונטלית), צבע וקישור זום/כתובת. הלקוח בוחר סוג בשלב הראשון.
• הודעות אוטומטיות - אישור מיידי ללקוח לאחר קביעה, תזכורת כמה שעות לפני הפגישה, והודעות על שינוי מועד או ביטול - בוואטסאפ ו/או במייל. הנציג המארח מקבל עדכון פנימי על כל קביעה/שינוי/ביטול. הלקוח יכול לשנות מועד או לבטל דרך לינקים ייעודיים בהודעה.
• זמינות אישית - לכל נציג חלונות זמינות שבועיים, שמהם מחושבים הסלוטים הפנויים בלינק שלו.
• הלינק האישי - כתובת אישית קבועה וניתנת לעריכה (למשל /book/benlevi). ניתן להעתיק אותה, לשלוח בוואטסאפ, או לאפס את הלינק.

8. הגדרות פגישות (למנהל)

גשו להגדרות → הגדרות פגישות.

הגדרה	מה עושה
שעות פעילות	שעות עבודה לכל יום בשבוע
משך פגישה ברירת מחדל	15/30/45/60/90/120 דקות
סטטוסי פגישות	הפעלת סטטוסים מותאמים + ברירת מחדל, ושיוך תוצאת פגישה (הגיע / נסגרה עסקה / לא הגיע / בוטל) לכל סטטוס
סגירה אוטומטית לפי תוצאה	סימון הפגישה כסגורה אוטומטית כשנבחר סטטוס עם תוצאת נסגרה עסקה / לא הגיע / בוטל
תזכורות	הפעלת תזכורות אוטומטיות בוואטסאפ
עמודות בטבלה	בחירה אילו עמודות להציג

שדות מותאמים אישית לפגישות

ניתן להוסיף שדות נוספים לפגישות בהתאם לצרכים שלכם - שדות מותאמים אישית עוזרים לקבל מידע מפורט יותר על הלקוח והפגישה.

9. דוחות פגישות

• לפי מתאם - מי יצר הכי הרבה פגישות
• לפי נציג - מי מטפל בהכי הרבה פגישות
• לפי מקור - מאיזה מקור מגיעים הלידים עם הכי הרבה פגישות
• דשבורד פגישות - KPIs ותרשימים מרוכזים

שאלות נפוצות

ש: אפשר לגרור פגישה ליום אחר ביומן? ת: כן! בתצוגת יומן, גררו את הפגישה לתאריך/שעה חדשים.

ש: איך אני רואה רק את הפגישות שלי? ת: ביומן - סנן לפי הנציג שלך בסרגל הצד. בטבלה - השתמש בפילטר נציג או בכפתור "הפגישות שלי".

ש: הלקוח ביטל - איך מבטלים פגישה? ת: לחצו על ה-✗ האדום ליד הפגישה. היא תסומן כ"בוטלה" ותופיע בשקיפות מופחתת.

ש: אפשר לקשר רכישה לפגישה? ת: כן, בעת יצירת פגישה יש אפשרות להוסיף רכישה ישירות.

לתמיכה בוואטסאפ ותיאום הדרכה: 053-9472201