שעות עבודה ללקוח: מדידת זמן על משימות ולקוחות

עובדים לפי שעות? סוכנויות, פרילנסרים, יועצים ומשרדים שמחייבים לקוחות לפי זמן עבודה צריכים לדעת כמה שעות הושקעו בכל לקוח. מודול שעות עבודה ללקוח מוסיף לכל משימה כפתור התחלת עבודה. לוחצים כשמתחילים ולוחצים סיום עבודה כשמסיימים, והמערכת רושמת את הזמן על המשימה ועל הלקוח שלה.

מה	איפה
הפעלת המודול	הגדרות → מודולים → שעות עבודה ללקוח
מדידת זמן על משימה	הכפתור התחלת עבודה בחלון המשימה
השעות של לקוח אחד	כרטיס הליד → הלשונית שעות עבודה
כל הרישומים, סינון וייצוא	שעות עבודה בסרגל העליון
חובת דיווח בהתחלה או בסיום	הגדרות → שעון נוכחות (הגדרות) → שאלון ודיווח

זה לא שעון הנוכחות שעון נוכחות רושם מתי העובד התחיל ומתי סיים את יום העבודה שלו, ומזין את דוח המשכורות. שעות עבודה ללקוח רושם על מה הזמן הלך: איזה לקוח, איזו משימה ואיזה פרויקט. אלה שני מודולים נפרדים, ואפשר להפעיל כל אחד מהם לבד. לחיצה על התחלת עבודה במשימה לא מחתימה כניסה בשעון הנוכחות, וההפך.

1. הפעלת המודול

את המודול מפעיל מנהל החשבון:

1. בסרגל העליון לחצו הגדרות, ובקבוצה ניהול לחצו מודולים.
2. בקבוצה פרימיום מצאו את הכרטיס שעות עבודה ללקוח והפעילו את המתג.

מרגע זה מופיעים כפתור התחלת עבודה בכל משימה, הלשונית שעות עבודה בכרטיס הליד והקישור שעות עבודה בסרגל העליון.

הכרטיס נעול? המודול כלול בחבילת פרימיום ומעלה. בחבילה בסיסית הכרטיס מסומן במנעול. איך משנים חבילה: מסך המודולים, והחבילות עצמן בדף המחירים.

2. מתחילים לעבוד על משימה

השעות נמדדות על משימה. אין עדיין משימה ללקוח? פתחו אחת, ואם העבודה היא חלק מפרויקט, שייכו אותה לפרויקט כדי שגם הוא יופיע בדוח. איך עושים את זה: משימות ופרויקטים.

1. פתחו את המשימה: בכרטיס הליד לחצו על הלשונית משימות ואז על שם המשימה, או פתחו אותה ממסך משימות.
2. לחצו על הכפתור הירוק התחלת עבודה. בפינת המסך מופיע התחלת עבודה בהצלחה.

3. הכפתור הופך לאדום: סיום עבודה. הזמן נספר גם אם תסגרו את החלון, תעברו למסך אחר או תתנתקו. כשתחזרו למשימה הכפתור עדיין יהיה אדום.

4. סיימתם? לחצו סיום עבודה. מופיע סיום עבודה בהצלחה, והכפתור חוזר להיות ירוק עם הכיתוב התחלת עבודה נוספת.

בנייד הכפתור מוצג כסמל שעון בלבד: ירוק כשאפשר להתחיל, אדום כשהטיימר רץ.

כל התחלה וסיום נשמרים כרישום נפרד. עבדתם על אותה משימה בשלושה ימים? יהיו לה שלושה רישומים, והשעות מצטברות.

טיימר אחד לכל משימה, לא לכל עובד

• הטיימר שייך למשימה. אם עובד אחד התחיל לעבוד על משימה, כל מי שפותח אותה רואה סיום עבודה באדום, ולחיצה שלו עוצרת את הטיימר. במסך שעות העבודה רואים מי התחיל ומי סיים (נציג אחראי כניסה ונציג אחראי יציאה).
• עובדים כמה אנשים על אותה משימה במקביל? פתחו לכל אחד משימה משלו, כדי שכל אחד ימדוד את הזמן שלו.
• אפשר להפעיל טיימרים על כמה משימות בבת אחת. המערכת לא עוצרת לבד את המשימה הקודמת. עברתם למשימה אחרת? עצרו קודם את הקודמת, אחרת השעות שלה ימשיכו להיספר.

שכחתם לעצור? הטיימר לא נעצר לבד, גם לא בסוף היום. רישום ששכחו לסגור ממשיך לצבור שעות עד שמישהו לוחץ סיום עבודה. מתקנים את השעה בטבלת השעות של המשימה (סעיף 3).

3. תיקון ומחיקה של רישום

בחלון המשימה, מתחת לפרטי המשימה, יש טבלה של כל הרישומים על המשימה הזאת:

בכל שורה, מימין לשמאל: היום והתאריך, שעת הכניסה, שעת היציאה, כמה זמן נמשך הרישום, וההערה. בשורה האחרונה מופיע הסיכום של המשימה, פעם כמספר עשרוני (7.25) ופעם בשעות ודקות (7:15).

• לתקן שעה - לחצו על שעת הכניסה או היציאה ובחרו שעה אחרת. בפינה מופיע שעה השתנה בהצלחה. שעת יציאה מוקדמת משעת הכניסה נרשמת ליום שאחרי (עבודה שעברה את חצות).
• לעצור רישום פתוח - בשורה שאין לה יציאה מופיע הכפתור האדום סיום, שסוגר אותה בשעה הנוכחית.
• לכתוב או לערוך הערה - לחצו על ההערה (או על המקום הריק שלה) וכתבו מה נעשה.
• למחוק רישום - לחצו על הפח האדום ואשרו. המחיקה סופית.

כל שינוי שעה נרשם גם ביומן השינויים של הליד.

4. השעות של לקוח אחד: הלשונית בכרטיס הליד

בכרטיס הליד לחצו על הלשונית שעות עבודה. מופיעים כל הרישומים של הלקוח, מכל המשימות ומכל העובדים, עם תאריך, יום, כניסה, יציאה, סה"כ שעות ושם המשימה. בתחתית הטבלה מופיע סה"כ שעות של הלקוח כולו.

• אקסל - מוריד קובץ עם כל הרישומים של הלקוח הזה. נוח לצרף לחשבונית.
• התחלת עבודה בלשונית הזאת מודד זמן כללי על הלקוח, בלי משימה. במסך שעות העבודה הרישום הזה מופיע ככללי, בלי פרויקט. רישום כללי אפשר לתקן רק במסך שעות העבודה, ואין דרך למחוק אותו, אז עדיף למדוד את הזמן על משימה.

שורה שכתוב בה "אין יציאה" זה רישום שעדיין פתוח: מישהו התחיל לעבוד ועוד לא לחץ סיום עבודה. השעות שלו לא נכנסות לסיכום עד שסוגרים אותו.

5. מסך שעות העבודה: כל הרישומים במקום אחד

בסרגל העליון לחצו שעות עבודה.

נפתח המסך שעות עבודה ללקוח:

כרטיסי הסיכום למעלה מחושבים לפי הרישומים שמוצגים כרגע:

• סך רישומים - כמה רישומים יש.
• סך ימים - כרגע זה אותו מספר כמו סך הרישומים (כל רישום נספר כיום אחד), גם כשיש כמה רישומים באותו יום.
• סך שעות - כל השעות, כמספר עשרוני: 21.92 הן קצת פחות מ-22 שעות.

טבלת רישומי שעות - שורה לכל רישום, מהחדש לישן: משוייך ללקוח, תאריך, יום, כניסה, נציג אחראי כניסה, יציאה, נציג אחראי יציאה, סה"כ שעות, שם משימה / הערות ופרויקט.

• לחיצה על שם הלקוח פותחת את כרטיס הליד, ולחיצה על שם המשימה פותחת את המשימה.
• לחיצה על כניסה או יציאה מאפשרת לשנות אותן, ולחיצה על ההערה מתחת לשם המשימה מאפשרת לערוך אותה.
• המסך מציג 20 רישומים בכל עמוד. המעבר בין העמודים בתחתית.

סינון: לקוח, תקופה, עובד

לחצו על כותרת עמודה כדי לסנן לפיה:

כותרת	מה מסננים
משוייך ללקוח	לקוח אחד
תאריך / כניסה	תקופה: היום, השבוע, החודש, חודש שעבר, 30 ימים אחרונים, מתחילת השנה, או תאריך מדוייק לטווח משלכם
נציג אחראי כניסה	העובד שהתחיל את העבודה
נציג אחראי יציאה	העובד שסיים אותה

ליד כל אפשרות מופיע כמה רישומים יש בה.

דוגמה לחיוב חודשי: סננו משוייך ללקוח ללקוח אחד ותאריך לחודש שעבר. סך שעות מראה בדיוק כמה לחייב.

ייצוא לאקסל

לחצו ייצוא לאקסל בראש המסך. יורד הקובץ leads_clock.xls, עם העמודות Name (הלקוח), Date, Day, Time In, Time Out ו-Total Hours.

הייצוא מהמסך לא מתחשב בסינון הכפתור ייצוא לאקסל במסך הזה מוריד כרגע את כל הרישומים של כל הלקוחות, גם כשסיננתם לקוח, תקופה או עובד. רוצים קובץ ללקוח אחד? השתמשו בכפתור אקסל שבלשונית שעות עבודה בכרטיס הליד (סעיף 4), וסננו את התקופה באקסל עצמו.

6. מי רואה מה

מה	מי
כפתור התחלת עבודה / סיום עבודה	כל משתמש שיכול לפתוח את המשימה
הלשונית שעות עבודה בכרטיס הליד	כל מי שפותח את הכרטיס. היא מציגה את הרישומים של כל העובדים על הלקוח
המסך שעות עבודה	מי שיש לו את ההרשאה צפייה בקבוצה לידים (הרשאה של כל מי שעובד עם לידים)
הרישומים של כולם במסך שעות עבודה	רק מי שיש לו צפייה כולם בכרטיס שעות עבודה ללקוח. בלעדיה כל עובד רואה במסך רק את הרישומים שהוא התחיל, גם אם הוא מנהל

נותנים את ההרשאה בהגדרות → תפקידים והרשאות: בחרו את התפקיד, מצאו את הכרטיס שעות עבודה ללקוח ולחצו על צפייה כולם. איך עובד מסך ההרשאות: צוותים, תפקידים והרשאות.

גם המנהל צריך את ההרשאה מנהל החשבון רואה כברירת מחדל רק את הרישומים שלו במסך הזה. כדי לראות את השעות של כל הצוות, הפעילו צפייה כולם גם לתפקיד שלו.

7. חובת דיווח: מה עשיתם?

אפשר לחייב את העובדים לכתוב מה הם עושים כשהם מתחילים או מסיימים לעבוד על משימה:

1. בסרגל העליון לחצו הגדרות → שעון נוכחות (הגדרות).
2. לחצו על הלשונית שאלון ודיווח.

3. בכרטיס דיווח משימות הפעילו את מה שצריך:

מתג	מה קורה
חובת דיווח ביציאה ממשימה	לחיצה על סיום עבודה פותחת חלון עם השאלה מה נעשה היום?. מה שכותבים נשמר כהערה של הרישום ומופיע בטבלאות ובמסך שעות העבודה.
חובת דיווח בכניסה למשימה	לחיצה על התחלת עבודה פותחת חלון הוסף תאור. בטבלת השעות של המשימה נוספת עמודה לתיאור הזה.

לחצו ביטול בחלון כזה, והטיימר לא מתחיל (או לא נעצר). הכפתור יכול להראות אז כיתוב לא נכון: רעננו את המשימה כדי לראות את המצב האמיתי.

אין לכם את התפריט שעון נוכחות (הגדרות)? הכרטיס דיווח משימות נמצא כרגע בתוך הגדרות שעון הנוכחות, ולכן הוא מופיע רק כשגם מודול שעון נוכחות מופעל. מי שהפעיל רק את שעות העבודה ללקוח לא יגיע אליו. צריכים את חובת הדיווח בלי שעון נוכחות? פנו לתמיכה. כדי לפתוח את ההגדרות האלה צריך גם את ההרשאה כניסה בכרטיס שעון נוכחות - הגדרות.

שאלות נפוצות

האם מישהו מקבל התראה כשעובד מתחיל לעבוד על משימה? רק אם הופעלה שליחת התראות כניסה/יציאה בהגדרות שעון הנוכחות (הלשונית התראות ותזכורות) ויש שם מספר טלפון להתראה. אז גם כל התחלה וסיום של עבודה על משימה נשלחים למספר הזה בוואטסאפ, עם שם העובד, המשימה, הפרויקט, הלקוח והתיאור.

עבדתי ושכחתי ללחוץ התחלת עבודה. איך מוסיפים את השעות? לחצו התחלת עבודה ומיד סיום עבודה, ואז תקנו את שעת הכניסה ואת שעת היציאה בטבלת השעות של המשימה (סעיף 3). בטבלה של המשימה משנים רק את השעה. כדי לשנות גם את התאריך, לחצו על כניסה ועל יציאה במסך שעות העבודה (סעיף 5).

למה הסכום במסך שעות העבודה שונה מהסכום בכרטיס הליד? המסך מציג רק את הרישומים לפי הסינון וההרשאות שלכם (בלי צפייה כולם, רק את שלכם), והוא מציג את השעות כמספר עשרוני (1.75 = שעה ו-45 דקות). הלשונית בכרטיס הליד מציגה את כל הרישומים של הלקוח, בשעות ודקות.

מחקתי משימה. מה קורה לשעות שלה? הרישומים נשארים. במסך שעות העבודה מופיע ליד שם המשימה התג נמחק.