תהליכי עבודה חוזרים - אוטומציות מתקדמות

לקוחות מצליחים של TASKEY בנו אוטומציות שמייצרות עשרות שעות חיסכון בשבוע. המדריך הזה מציג 10 תהליכי עבודה מוכנים - תוכלו להעתיק ולהתאים לעסק שלכם.

תהליך 1: ליד חדש - קליטה אוטומטית

מה קורה: 1. ליד נכנס מפייסבוק / טופס באתר 2. נשלחת הודעת ברוכים הבאים בוואטסאפ תוך שניות 3. הליד משויך אוטומטית לנציג פנוי (round-robin) 4. המנהל מקבל התראה 5. נוצרת משימה לנציג: "להתקשר ללקוח תוך 30 דקות"

הקמה

1. טריגר 1: הוספה + שליחת וואטסאפ "ברוכים הבאים"
2. בהגדרות API: שיוך אוטומטי round-robin
3. טריגר 2: התראה למנהל בוואטסאפ
4. טריגר 3: יצירת משימה למטפל

תהליך 2: פגישה - תזכורות אוטומטיות

מה קורה: 1. נקבעה פגישה 2. אישור ללקוח: "פגישה נקבעה ל-X" 3. תזכורת 24 שעות לפני הפגישה 4. תזכורת לנציג שעה לפני 5. אחרי הפגישה - בקשה מהנציג לסכם

הקמה

1. בהגדרות פגישות: הפעלת תזכורות אוטומטיות
2. תבנית הודעה: "תזכורת לפגישה ב-{תאריך} בשעה {שעה}"
3. טריגר על השלמת פגישה: יצירת משימה "סכם פגישה"

תהליך 3: לידים שלא נענו

מה קורה: 1. סטטוס "לא ענה" יותר מ-3 ימים → תזכורת לנציג 2. יותר מ-7 ימים → הודעת וואטסאפ אוטומטית ללקוח 3. יותר מ-14 ימים → סטטוס "לא רלוונטי" אוטומטית

הקמה

1. טריגר חוזר (cron) - ריצה יומית
2. בדיקה: סטטוס + ימים מאז עדכון
3. פעולה לפי גיל הליד

תהליך 4: סגירת עסקה - Onboarding מלא

מה קורה: 1. שינוי סטטוס ל"נסגרה עסקה" 2. הודעת ברוכים הבאים כלקוח 3. פתיחת פרויקט "הקמת לקוח חדש" עם 5 משימות משנה 4. שליחת חוזה לחתימה דיגיטלית 5. הוספה לרשימת תפוצה ב-Mailchimp דרך Make

הקמה

1. טריגר על שינוי סטטוס
2. פעולות מרובות לאותו טריגר
3. אינטגרציית Make לסנכרון Mailchimp

תהליך 5: לקוח VIP - טיפול מועדף

מה קורה: 1. ליד עם תקציב מעל ₪10,000 → מסומן VIP 2. שיוך אוטומטי לנציג בכיר 3. התראה מיידית למנהל 4. תזכורת חוזרת אם לא טופל תוך שעה

הקמה

1. שדה מותאם "תקציב"
2. טריגר עם תנאי: תקציב > 10000
3. פעולות: סמן VIP + שייך + התראה

תהליך 6: ריטיינר - חיוב חודשי

מה קורה: 1. תחילת חודש - חיוב אוטומטי דרך Cardcom 2. חשבונית מס נשלחת ללקוח במייל ובוואטסאפ 3. תיעוד הרכישה החדשה בכרטיס 4. אם החיוב נכשל - התראה למנהל + תזכורת ללקוח

תהליך 7: דוח שבועי אוטומטי

מה קורה: ראשון בבוקר - Make.com שולח לכל מנהל סיכום: - מספר לידים חדשים השבוע - כמה נסגרו - ביצועי כל נציג - צפי לסוף החודש

תהליך 8: מעקב הצעות מחיר

מה קורה: 1. הצעת מחיר נשלחה 2. אחרי 3 ימים בלי תגובה - תזכורת בוואטסאפ 3. אחרי 7 ימים - שיחה אישית מהנציג 4. אחרי 14 ימים - שינוי סטטוס ל"לא הוחלט"

תהליך 9: לידים מקמפיין שלא הומרו

מה קורה: לידים מקמפיין X שלא הפכו לעסקה אחרי 30 יום: - שלח להם הודעה: "מבצע סוף שנה - 20% הנחה" - מעקב אם הגיבו לדיוור

תהליך 10: ניתוח AI אוטומטי

מה קורה: 1. כל ליד חדש מקבל ציון AI אוטומטית 2. ציון מעל 80 → התראה דחופה לנציג + שיוך מועדף 3. ציון מתחת ל-30 → הקצאה ל-Cold Outreach

טיפים לבניית תהליכים

💡 כלל הזהב: תתחילו פשוט. בנו טריגר אחד, תוודאו שהוא עובד, ואז תוסיפו עוד.

💡 בדיקה לפני פרודקשן: תמיד בדקו טריגרים חדשים על ליד דמה לפני שמפעילים על אמיתיים.

💡 מעקב בלוג: לוג הפעולות של הטריגרים מראה אילו אוטומציות עובדות ואילו נכשלות. בדקו אותו פעם בשבוע.

לעזרה בבניית תהליכי עבודה: 053-9472201