ריטיינרים והוראות קבע

ריטיינרים הם תשלומים חוזרים חודשיים - שירות שהלקוח מקבל באופן שוטף בתמורה לסכום קבוע. המודול מתאים לעסקים כמו סוכנויות דיגיטל, חברות SaaS, שירותים מתמשכים, מנויים.

1. הפעלת המודול

1. גשו להגדרות → הגדרות מודולים.
2. הפעילו "Recurring" (ריטיינרים).

2. יצירת ריטיינר חדש

1. פתחו כרטיס של לקוח.
2. עברו לטאב "ריטיינרים".
3. לחצו "+ ריטיינר חדש".
4. מלאו:

• שם הריטיינר - למשל "חבילת פרימיום", "ניהול קמפיינים"
• אמצעי תשלום - הוראת קבע / הוק אשראי / תשלום ידני (שדה חובה - לא ניתן לשמור בלעדיו)
• תאריך התחלה
• תאריך סיום - אופציונלי (השאירו ריק לחוזה ללא תאריך סיום)
• תנאי סגירה - טקסט חופשי (אופציונלי) המתאר את תנאי הסיום של ההסכם
• פרטי לקוח - מייל, ת.ז / ח.פ, עיר וכתובת, הערות
• פריטים / שירותים - מה כלול בחבילה (ניתן להוסיף יותר ממוצר אחד; לכל פריט: מוצר מהקטלוג או טקסט חופשי, כמות, מחיר ליחידה, וסימון כולל/לא כולל מע"מ). הסכום החודשי מחושב אוטומטית, עם פירוט סה"כ לפני מע"מ, מע"מ, וסה"כ לתשלום.

1. שמרו.

💡 תבניות מוכנות: בראש הטופס ניתן למלא את הפריטים אוטומטית מתוך תבנית הצעת מחיר שמורה, וכך לחסוך זמן בהקמת ריטיינרים חוזרים.

3. סטטוסי ריטיינר

סטטוס	משמעות
פעיל	משלם חודשית, השירות ניתן
מושהה	הושעה זמנית (למשל: לקוח ביקש הפסקה)
בוטל	הלקוח ביטל את הריטיינר
הסתיים	תאריך הסיום עבר
חוב	יש חיוב שטרם שולם

4. אמצעי תשלום

הוק אשראי (Cardcom)

החיוב החודשי יורד אוטומטית מהכרטיס של הלקוח. הכי נוח.

הוראת קבע בנקאית

הלקוח מעביר הסמכה לבנק. ההעברה אוטומטית אבל דורשת הגדרה ראשונית.

העברה בנקאית ידנית

הלקוח מעביר כסף כל חודש. המערכת מתריעה כשלא היתה העברה.

תשלום ידני

הלקוח משלם באפליקציה / מזומן. הנציג מסמן כל חודש כשהתשלום התקבל.

5. חיוב חודשי אוטומטי

בכל חודש, המערכת:

• יוצרת רכישה חדשה על הסכום החודשי
• שולחת ל-Cardcom לסליקה (אם מוגדר)
• מפיקה חשבונית אוטומטית
• שולחת את החשבונית ללקוח במייל / וואטסאפ

💡 טיפ: הגדירו תזכורת 5 ימים לפני תאריך החיוב - כך אם יש בעיה עם האשראי, תוכלו לפתור לפני הזמן.

את כל הריטיינרים ניתן לראות במסך "ריטיינרים" בסרגל בדף הראשי. בראש המסך מוצגים מספר הריטיינרים ומספר הלקוחות, לצד חיפוש וסינון לפי סטטוס. לכל ריטיינר ניתן להוסיף רכישה חודשית ולראות אותה בטיימליין של כרטיס הלקוח.

6. ניהול חיובים שנכשלו

כשחיוב נכשל (אשראי לא עבר):

1. המערכת מסמנת את הריטיינר כ"חוב".
2. נשלחת התראה למנהל ולנציג המטפל.
3. ניתן להגדיר שליחת הודעת וואטסאפ ללקוח אוטומטית.
4. לאחר 3 ימים - התראה חוזרת.
5. ניתן לנסות לסלוק מחדש ידנית.

7. שדרוג / שינוי חבילה

1. פתחו את הריטיינר.
2. לחצו "שינוי חבילה".
3. שנו את הסכום / הפריטים.
4. בחרו תאריך תחילת שינוי:

• מיידי - החודש הבא יחויב בסכום החדש
• עתידי - השינוי יחול מתאריך שנבחר

1. שמרו. ההיסטוריה של השינוי תישמר.

בנוסף, מתוך רשימת הריטיינרים ניתן לבצע על ריטיינר קיים את הפעולות הבאות:

• עדכון תאריך עזיבה
• עדכון סוג התשלום
• עדכון מועד החיוב הבא
• ביצוע חיוב חוזר
• הקפאת המנוי או ביטולו
• שיוך נציג
• עדכון שירותים

💡 ריטיינר חודשי / שנתי: ניתן להגדיר לכל ריטיינר סוג חיוב - חודשי (ברירת המחדל, החיוב מתקדם מדי חודש) או שנתי (החיוב מתקדם פעם בשנה). כדי להציג ולערוך את הסוג, הפעילו את עמודת "סוג ריטיינר" בהגדרות ריטיינרים, ואז בחרו חודשי/שנתי ישירות בטבלת הריטיינרים.

8. ביטול ריטיינר

1. פתחו את הריטיינר.
2. לחצו "בטל ריטיינר".
3. הזינו סיבת ביטול.
4. בחרו תאריך סיום (מיידי / סוף החודש / תאריך ספציפי).
5. הריטיינר יעבור לסטטוס "בוטל" ולא יחויב יותר.

9. דוחות ריטיינרים

דוחות ייעודיים:

• הכנסה חודשית צפויה (MRR - Monthly Recurring Revenue)
• שיעור נטישה (Churn) - כמה לקוחות ביטלו השנה
• ערך חיי לקוח (LTV) - סה"כ הכנסה ממוצעת מלקוח
• לקוחות חדשים השנה
• חוב פתוח - כמה כסף לא התקבל

דשבורד ריטיינרים

מתפריט הריטיינרים בחרו "דשבורד ריטיינרים" לתצוגת סטטיסטיקה על הריטיינרים הפעילים: מספר הריטיינרים, כמה לקוחות, וסך דמי הניהול החודשיים. מתחת מוצג פילוח לפי מוצר ולפי קטגוריית מוצר - גם בגרף עוגה וגם בטבלה: כמה ריטיינרים, לכמה לקוחות, ובאילו סכומים.

מעקב רכישות של לקוחות עם ריטיינר (שימור לקוחות)

1. גשו ללשונית "רכישות".
2. סננו את הרשימה לפי "לקוח עם ריטיינר".
3. הדוח יציג את מספר הרכישות שבוצעו על ידי לקוחות קיימים, וכן לקוחות שביצעו רכישות בעקבות חיוב חוזר (תשלום שני ומעלה במסגרת הריטיינר).

דוח לקוחות שנתי

בלשונית "דוחות" בחרו "דוח לקוחות שנתי". הדוח מציג את כמות הריטיינרים החדשים שנוצרו בכל חודש, וכמה מהריטיינרים עדיין פעילים.

10. הוראות קבע (בנקאיות)

עבור לקוחות שלא רוצים אשראי - ניתן לנהל הוראת קבע בנקאית:

1. בעת יצירת ריטיינר, בחרו אמצעי תשלום = "הוראת קבע".
2. הזינו פרטי חשבון הבנק של הלקוח.
3. הדפיסו טופס הוראת קבע והחתימו את הלקוח.
4. העבירו לבנק של הלקוח (או דרך מערכת הוראות קבע מקוונת).
5. המערכת תוסיף חיובים חודשיים לדוח הצפי.

שאלות נפוצות

ש: ריטיינר הוא אותו דבר כמו רכישה חוזרת? ת: לא בדיוק. ריטיינר = הסכם קבוע לחודש על חודש. רכישה חוזרת = רכישות בודדות שמתרחשות שוב ושוב אצל אותו לקוח.

ש: מה קורה אם הלקוח רוצה להפסיק לחודש ולחזור? ת: השהו את הריטיינר (סטטוס "מושהה") ולא תיווצר רכישה. כשהלקוח חוזר - שחזרו לפעיל.

ש: החיוב החודשי ייצר חשבונית אוטומטית? ת: כן, אם מחובר Cardcom / GreenInvoice / YeshInvoice. החשבונית נשלחת אוטומטית ללקוח.

ש: אפשר ריטיינר עם מחיר משתנה? ת: ברירת המחדל היא סכום קבוע. לכמות משתנה (למשל לפי שעות) - יש להזין ידנית כל חודש את הסכום או להשתמש במודול "הוראות קבע" בלבד.

לתמיכה בוואטסאפ ותיאום הדרכה: 053-9472201