רווח והפסד: הקמת קטגוריות הוצאות והגדרות הדוח

דוח רווח והפסד מראה כמה העסק הכניס, כמה הוציא ומה נשאר. כדי שהמספרים יהיו נכונים, צריך להכין אותו פעם אחת: לבנות קטגוריות הוצאות שמתאימות לעסק, לבחור מה הדוח מציג, ולהבין לפי איזה תאריך כל דוח סופר את הכסף.

המדריך הזה עוסק בהקמה. איך קוראים את הדוח, הדשבורד, דף ההוצאות וטבלת צפי התזרים מוסבר בסעיף "דוחות כספיים" במדריך דוחות.

1. לפני שמתחילים

מודול נוסף הדוח שייך למודול דו"ח רווח והפסד, שכלול בחבילות פרימיום ופלטינום (מחירון). מנהל החשבון מפעיל אותו בהגדרות ← מודולים. ראו מודולים וחבילה.

מה	מי
לראות את הדוחות הכספיים ולהזין הוצאות	תפקיד שיש לו את ההרשאה רווח הפסד ← צפייה
לשנות מתגים בדף ההגדרות של הדוח	מנהל החשבון, או תפקיד שיש לו את ההרשאה תפקידים ← עריכה

דף ההגדרות ועץ הקטגוריות נפתחים מתוך הדוח (סעיף 2), ולכן בפועל עובדים בהם מי שיש להם רווח הפסד ← צפייה. משתמש בלי ההרשאה תפקידים ← עריכה יכול לפתוח את דף ההגדרות, אבל השינוי שלו לא נשמר. ההרשאות מוסברות במדריך צוותים, תפקידים והרשאות.

2. איפה נמצאות ההגדרות

1. פתחו את דוחות ← דוחות כספיים ← דוח רווח הפסד.
2. לחצו על גלגל השיניים בקצה השמאלי של שורת הכותרת, ליד דשבורד ויצוא.

3. נפתח הדף דוח רווח והפסד — הגדרות. בתחתית הדף, בכרטיס ניהול וקישורים, הכפתור ניהול קטגוריות הוצאות פותח את עץ הקטגוריות.

גם מדוח התזרים בדוח תזרים ובדוח תזרים עתידי יש מעל הטבלה שני כפתורים: הגדרות וקטגוריות הוצאות. הם פותחים את אותם דפים.

3. עץ קטגוריות ההוצאות

לעץ שתי רמות:

• קטגוריה ראשית היא קבוצה, למשל "כוח אדם ושכר". בדוח היא שורה של סיכום שאפשר לפתוח.
• תת-קטגוריה היא סעיף בתוך הקבוצה, למשל "משכורות" או "פרילנסרים". כל הוצאה משויכת לתת-קטגוריה.

המערכת מגיעה עם עץ מוכן: כוח אדם ושכר, מקצועי וייעוץ, טכנולוגיה ותוכנות, משרד ותפעול, פיננסי ומימון ושיווק ופרסום, כל אחת עם הסעיפים שלה. אפשר להוסיף קבוצות וסעיפים משלכם.

הכרטיסים באנגלית הכרטיסים Vat, Tax, Other, Dividend, DividendTax ו-marketing_expenses הם קטגוריות של המערכת. הדוח משתמש ב-Vat, Tax, Dividend ו-DividendTax לשורות "מע"מ ששולם", "מיסים" ודיבידנד. Other לא נכנסת לשורות ההוצאות, והיא מורדת רק מרווח נקי. marketing_expenses מחזיקה את עלויות הפרסום שנמשכות אוטומטית מ-Meta (מופיעה רק בחשבונות שמשתמשים בסנכרון הזה). אל תשנו את השם שלהן, אל תמחקו אותן ואל תוסיפו להן תת-קטגוריות.

הוספת קבוצה או סעיף

1. קבוצה חדשה: לחצו על קטגוריה ראשית בראש הדף.
2. סעיף חדש בקבוצה: בכרטיס של הקבוצה, לחצו על + תת-קטגוריה.

3. בחלון, הקלידו את שם הקטגוריה.
4. בשדה שייך תחת (קטגוריית אב) בחרו את הקבוצה. אם תבחרו — קטגוריה ראשית (ללא אב) —, נוצרת קבוצה חדשה.
5. לחצו שמור.

עריכה, העברה ומחיקה

• עריכת סעיף: לחצו על השם שלו בכרטיס. עריכת קבוצה: לחצו על העיפרון בכרטיס.
• העברת סעיף לקבוצה אחרת: פתחו אותו לעריכה ובחרו קבוצה אחרת בשייך תחת. ההוצאות שלו עוברות איתו.
• שינוי שם משנה את השם בכל ההוצאות שכבר משויכות לסעיף. החלון מראה כמה הוצאות כאלה יש.
• קבוצה שיש בה סעיפים לא יכולה להפוך לסעיף. קודם העבירו או מחקו את הסעיפים שלה.
• מחיקה: פח האשפה בכרטיס מוחק את הקבוצה עם כל הסעיפים שלה. אי אפשר למחוק קבוצה או סעיף שיש להם הוצאות. סעיף אפשר למחוק רק דרך הקבוצה שלו.

את הקטגוריות המובנות עדיף להשאיר אם תמחקו או תשנו את השם של סעיף שהגיע עם המערכת (למשל "משכורות" או "ביטוחים"), הוא ייווצר שוב בפעם הבאה שתפתחו את הדוח. סעיף שאין בו הוצאות לא מופיע בדוח בכלל, אז אין צורך למחוק אותו. כדי לשנות שם, הוסיפו סעיף חדש בשם שאתם רוצים.

קטגוריה חדשה תוך כדי הזנת הוצאה בחלון הוצאה חדשה (הכפתור הוספת הוצאה), ברשימת הקטגוריות, בחרו ＋ קטגוריה חדשה…, הקלידו שם, בחרו קבוצה ולחצו צור ובחר.

4. איך העץ נראה בדוח

בטבלת הדוח, תחת הוצאות, כל קבוצה היא שורה עם מספר הסעיפים שלה. לחיצה על הקבוצה פותחת את הסעיפים, ופתח הכל פותח את כולן.

• רק סעיפים שיש בהם הוצאות בתקופה שבחרתם מופיעים בדוח.
• הקבוצות מופיעות לפי הסדר שלהן בדף הקטגוריות.
• לחיצה על סכום של סעיף פותחת את ההוצאות של אותו סעיף באותו חודש.

תמיד בחרו קטגוריה הוצאה בלי קטגוריה לא נכנסת לשורות ההוצאות ולשורה רווח לפני מס, אבל היא כן מורדת מרווח נקי. כדי שהדוח יהיה נכון, שייכו כל הוצאה לסעיף.

5. הגדרות הדוח

כל המתגים כבויים בהתחלה, חוץ מעמודת שירותים / מחירון רכישות אם המחירון כבר פעיל אצלכם.

מתג	מה הוא עושה
שורת דיבידנד ומס דיבידנד	מוסיף בתחתית הדוח את השורה דיבידנד ומס דיבידנד. ראו את ההערה מתחת לטבלה
להסתיר חישובי מע"מ בדוח	הדוח מציג את ההכנסות וההוצאות בלי מע"מ. השורות מע"מ עסקאות, הכנסות כולל מע"מ, מע"מ ששולם והוצאות כולל תשלום מע"מ נעלמות. מתאים לעוסק פטור
עמודת שירותים / מחירון רכישות	פירוט ההכנסות לפי קטגוריות המוצרים, והסינון תחום מעל הטבלה
עמודת "תחום"	עמודת תחום בטבלת ההוצאות. היא מופיעה רק כשמוגדרים יותר משני תחומים
להסתיר את סינון "נציג"	מסתיר את כפתור הסינון מעל הטבלה. הנתונים לא משתנים
להסתיר את סינון "תחום"	מסתיר את כפתור הסינון בלבד. המחירון ופירוט ההכנסות נשארים
להסתיר את סינון "סטטוס רכישה"	מסתיר את כפתור הסינון מעל הטבלה. הנתונים לא משתנים
חובה לבחור קטגוריה בהזנת הוצאה	כרגע המתג לא מונע שמירה של הוצאה בלי קטגוריה. בדקו בעצמכם שבחרתם קטגוריה

מחירון הרכישות המתג עמודת שירותים / מחירון רכישות הוא אותה הגדרה שמפעילה את המחירון בהגדרות הרכישות. אם תכבו אותו כאן, גם הלשוניות של המוצרים והקטגוריות בהגדרות הרכישות ייעלמו. רוצים רק להסתיר את הסינון? השתמשו בלהסתיר את סינון "תחום".

מע"מ ששולם, מיסים ודיבידנד השורות מע"מ ששולם, מיסים ודיבידנד ומס דיבידנד סוכמות מהקטגוריות Vat, Tax, Dividend ו-DividendTax. כרגע אי אפשר לבחור את הקטגוריות האלה בחלונות של הוספת הוצאה ועריכתה, ולכן השורות מציגות רק הוצאות ישנות שכבר שויכו אליהן.

6. איך נספר הכסף בכל דוח

ארבעת הדוחות הכספיים משתמשים באותן רכישות והוצאות, אבל כל אחד סופר לפי תאריך אחר:

דוח	הכנסה נספרת לפי	הוצאה נספרת לפי	מה נכלל
דוח רווח הפסד	תאריך הרכישה	חודש שיוך של ההוצאה	הכל, אלא אם סיננתם לפי סטטוס רכישה
דוח תזרים	תאריך תשלום של הרכישה	תאריך התשלום בפועל של ההוצאה	הכל
דוח תזרים עתידי	תאריך תשלום של הרכישה	תאריך התשלום בפועל של ההוצאה	רק רכישות שלא סומנו הושלם והוצאות שלא סומנו כשולמו
טבלת צפי תזרים	תאריך תשלום של הרכישה	תאריך התשלום בפועל של ההוצאה	רשימה של תנועות (בברירת המחדל רק מה שטרם שולם או נגבה), ועוד החיובים הבאים של הריטיינרים הפעילים

מה נחשב הכנסה

• כל רכישה שמשויכת לליד. הצעות מחיר לא נספרות.
• אם בחשבון פעיל מודול הספקים (מכירת לידים לספקים), נוספות להכנסות שורות מכירת לידים לכל ספק.
• הסכום הוא סך הרכישה לפני מע"מ. הדוח מוסיף מע"מ לפי השיעור של כל חודש, אלא אם הפעלתם להסתיר חישובי מע"מ בדוח.
• הסינון סטטוס רכישה מעל הטבלה בוחר בין הכל, הושלם ולא הושלם. רכישה מסומנת הושלם בטבלת הרכישות (רכישות).

תאריך התשלום של רכישה

כשהמודול פעיל, בטבלת הרכישות יש עמודה תאריך תשלום. בהתחלה הוא זהה לתאריך הרכישה. מי שיש לו את ההרשאה רכישות - פעולות ← עריכה יכול לשנות אותו, למשל לרכישה מאוקטובר שתשולם בדצמבר. הרכישה תישאר באוקטובר בדוח רווח והפסד, ותעבור לדצמבר בדוחות התזרים.

דוח תזרים עתידי

בתפריט דוחות ← דוחות כספיים ← דוח תזרים עתידי. בכותרת מסומן לא הושלם: הדוח מראה רק כסף שעוד לא נכנס ולא יצא, לפי החודש שבו הוא צפוי לזוז.

ככה רואים מה עוד צריך לגבות ומה עוד צריך לשלם. סמנו הוצאה כשולמה בדף ההוצאות, ורכישה כהושלם בטבלת הרכישות, והן ייצאו מהדוח הזה.

ריטיינרים

חיוב של ריטיינר שכבר נרשם הופך לרכישה בכרטיס הלקוח, ונספר בכל הדוחות כמו כל רכישה אחרת. החיובים הבאים, שעוד לא נרשמו, לא נספרים בדוח רווח והפסד ובדוחות התזרים. הם מופיעים רק בטבלת צפי תזרים: שורה לכל תאריך חיוב, שמרכזת את כל הריטיינרים בסטטוס פעיל או חדש שהחיוב הבא שלהם נופל באותו יום, עם הסכום המשותף שלהם. בשורה כתוב כמה ריטיינרים יש בה. הכפתור הסתר ריטיינרים עתידיים מוריד אותם מהטבלה. על ריטיינרים: ריטיינרים.

7. רשימת משימות לחודש הראשון

1. הפעלה והרשאות: ודאו שהמודול פעיל, ושלתפקידים שצריכים את הדוח יש רווח הפסד ← צפייה (סעיף 1).
2. קטגוריות: עברו על העץ המוכן והוסיפו את הסעיפים שחסרים לכם, למשל "קמפיינים ממומנים" תחת "שיווק ופרסום" (סעיף 3).
3. הגדרות: עוסק פטור? הפעילו להסתיר חישובי מע"מ בדוח. הסתירו סינונים שאתם לא צריכים (סעיף 5).
4. הוצאות חודשיות: בדף הוצאות הזינו את ההוצאות הקבועות של החודש, כל אחת עם קטגוריה, וסמנו אותן חוזרת · קבוע או חוזרת · משתנה. מהחודש הבא תוכלו ליצור אותן בלחיצה אחת. ההסבר המלא נמצא במדריך דוחות.
5. תאריכי תשלום: רכישות שישולמו בחודש אחר? עדכנו להן תאריך תשלום בטבלת הרכישות.
6. הדוח הראשון: פתחו את דוח רווח הפסד, בחרו תחילת שנה עד עכשיו ולחצו פתח הכל. כל הוצאה צריכה להופיע תחת הסעיף שלה.
7. פעם בחודש: הוסיפו את ההוצאות החוזרות לחודש החדש, סמנו מה שולם, ובדקו בדוח תזרים עתידי מה עוד פתוח.