גבייה וחובות פתוחים: דוח תקבולים מול חיובים
איך רואים במסך אחד מי עוד חייב לכם כסף, כמה נגבה בתקופה ומה צפוי להיכנס השבוע והחודש, ואיך מסמנים תשלום שהתקבל כדי שיֵצא מרשימת החובות.
"מי עוד חייב לי כסף, ומה נכנס השבוע?" הדוח תקבולים מול חיובים עונה על זה במסך אחד. הוא אוסף את לוחות התשלומים של כל הרכישות במערכת ומציג:
- כמה חויב וכמה התקבל בתקופה שבחרתם.
- כמה כסף בפיגור כרגע, ומי הלקוחות שחייבים אותו.
- כמה צפוי להיכנס בשבוע ובחודש הקרובים.
- פילוח לפי חודש ולפי אמצעי תשלום, וייצוא לאקסל.
1. מאיפה הדוח לוקח את הנתונים
הדוח לא מחשב חובות לבד. הוא קורא את לוח התשלומים של כל רכישה: שורה לכל תשלום, עם תאריך צפוי, סכום, אמצעי וסטטוס. לכן הוא מדויק רק כמו לוחות התשלומים שלכם.
- רכישה ששולמה מיד: נרשמת כתשלום אחד בסטטוס שולם. היא נספרת ב"התקבל" ולא תופיע אף פעם בחובות.
- רכישה בתשלומים או עם מקדמה: בזמן הוספת הרכישה בחרו שולם חלקית / מקדמה או פיצול לתשלומים. כל תשלום עתידי נרשם בסטטוס מתוכנן, עם התאריך שבו הוא צפוי להתקבל.
- תשלום מתוכנן שהתאריך שלו עבר מוצג בפיגור, ונכנס לרשימת החובות הפתוחים.
איך מוסיפים רכישה ומפצלים אותה לתשלומים: רכישות, סעיפים 2 ו-7.
הדוח טוב כמו העדכון שלכם קיבלתם כסף ולא סימנתם אותו? הלקוח ימשיך להופיע כחייב. סמנו כל תשלום שנכנס (סעיף 5).
2. איפה הדוח ומי רואה אותו
הדוח לא נמצא בתפריט רכישות, אלא בתפריט הגדרות:
- בסרגל העליון עמדו על הגדרות.
- בקבוצה מערכת והגדרות לחצו תקבולים מול חיובים.
עובדים עם התפריט החדש? שם הקישור עבר לקטגוריה הגדרות ADMIN, בקבוצה לוגים וכלים.
כדי לראות את הקישור, צריך בתפקיד שתי הרשאות:
| הרשאה (בדף התפקידים וההרשאות) | למה |
|---|---|
| הגדרות מערכת ← כניסה | בלי זה תפריט הגדרות לא מופיע בכלל |
| דוחות כספים ומכירות ← דוח תקבולים מול חיובים ← צפייה | הקישור לדוח והדוח עצמו |
גם המנהל צריך לסמן את ההרשאה ההרשאה דוח תקבולים מול חיובים לא מסומנת אוטומטית לאף תפקיד, גם לא לתפקיד המנהל. לא רואים את הקישור? מי שמנהל את התפקידים וההרשאות במערכת מסמן אותה בתפקיד שלכם, או מוסיף אותה רק לכם, בהגדרות ← תפקידים והרשאות. ראו צוותים, תפקידים והרשאות.
שימו לב: מי שיש לו את ההרשאה רואה את התשלומים של כל הרכישות במערכת, לא רק של הלקוחות שלו.
הדוח והקישור נעלמים כשבהגדרות הרכישות, בלשונית עמודות טבלה, מופעל המתג לכבות מודול תשלומים לרכישות.
3. בוחרים תקופה ומסננים
בראש הדוח יש כרטיס סינון:
- מתאריך ועד תאריך: התקופה. בכניסה לדוח היא מתחילה ב-1 לחודש הנוכחי ומסתיימת היום.
- סטטוס: מתוכנן, בתהליך, שולם, נכשל או בוטל. הכל מציג את כולם.
- אמצעי: מזומן, אשראי, צ'ק, העברה בנקאית, ביט, פייבוקס או אחר.
- לחצו סנן. הסינון לא חל לבד, רק אחרי הלחיצה.
4. חמשת כרטיסי הסיכום
| כרטיס | מה הוא סופר | התקופה משפיעה? |
|---|---|---|
| חויב בתקופה | כל התשלומים שנרשמו בתקופה, חוץ ממבוטלים | כן |
| התקבל בתקופה | תשלומים בסטטוס שולם שתאריך התשלום שלהם בתקופה | כן |
| בפיגור כרגע | תשלומים מתוכננים שהתאריך הצפוי שלהם כבר עבר | לא, תמיד נכון להיום |
| צפוי להתקבל השבוע | תשלומים מתוכננים ל-7 הימים הקרובים | לא, תמיד מהיום |
| צפוי להתקבל החודש | תשלומים מתוכננים ל-30 הימים הקרובים (כולל השבוע) | לא, תמיד מהיום |
הסינון לפי סטטוס ואמצעי חל על כל חמשת הכרטיסים. למשל, אמצעי = צ'ק מראה כמה צ'קים בפיגור וכמה צ'קים צפויים להיכנס.
"חויב" נספר לפי היום שבו התשלום נרשם חויב בתקופה סופר תשלומים לפי התאריך שבו הם נרשמו במערכת, ולא לפי התאריך הצפוי. עסקה של שלושה תשלומים שנרשמה ביולי נספרת כולה ב"חויב" של יולי, גם אם שני תשלומים צפויים רק באוגוסט ובספטמבר. כדי לדעת מה צפוי להיכנס, הסתכלו על צפוי להתקבל השבוע וצפוי להתקבל החודש.
תשלום "בתהליך" תשלום בסטטוס בתהליך (למשל העברה בנקאית שעוד לא נקלטה) לא נספר בהתקבל בתקופה, וגם לא בפיגור. זה נכון גם כשבהגדרות הרכישות מופעל תשלומים "בתהליך" יחשבו כשולמו. המתג הזה משפיע על עמודת מצב התשלום בטבלת הרכישות, לא על הדוח הזה.
5. חובות פתוחים: מי חייב לכם כסף
הטבלה חובות פתוחים היא רשימת הגבייה שלכם. שורה לכל תשלום מתוכנן שהתאריך שלו עבר, מהחוב הוותיק ביותר לחדש ביותר:
| עמודה | מה יש בה |
|---|---|
| לקוח | שם הליד שהרכישה שלו |
| רכישה | מספר הרכישה. לחיצה פותחת את חלון הרכישה |
| סכום | הסכום של התשלום הזה (לא כל היתרה של הרכישה) |
| תאריך צפוי | מתי התשלום היה אמור להתקבל |
| ימי פיגור | כמה ימים עברו מאז |
הטבלה מציגה את כל החובות בפיגור, בלי קשר לתקופה, לסטטוס ולאמצעי שבחרתם בסינון. כשאין חובות מופיע אין חובות פתוחים בפיגור.
קיבלתם את הכסף? סמנו אותו
- בטבלה חובות פתוחים לחצו על מספר הרכישה (למשל #124). נפתח חלון הרכישה.
- לחצו על הלשונית תשלומים. החלון נפתח לפעמים בלשונית אחרת, כמו יצירת חשבונית.
- בלוח תשלומים מצאו את השורה המסומנת בפיגור. לחצו על שלוש הנקודות בסוף השורה.
- לחצו סמן כשולם.
התשלום מקבל סטטוס שולם עם תאריך היום, ונעלם מרשימת החובות הפתוחים. הוא נספר בהתקבל בתקופה של התקופה שבה סימנתם אותו.
עוד אפשרויות באותו חלון:
- הכסף נכנס בתאריך אחר, או רק חלק ממנו? לחצו תיעוד תשלום, מלאו סכום ₪, אמצעי, תאריך וסטטוס, ולחצו שמור תשלום. הסכום שתיעדתם מקוזז מהתשלומים המתוכננים של הרכישה, מהמוקדם ביותר. אם הוא מכסה את כל התשלום שבפיגור, התשלום הזה יוצא מהרשימה. התשלום שתיעדתם נרשם כתשלום חדש עם תאריך רישום של היום, ולכן בטבלה לפי חודש הוא עובר לחודש הנוכחי (ראו סעיף 4).
- הלקוח ביקש לדחות? לחצו על התאריך בשורה ושנו אותו. תשלום שהתאריך החדש שלו עוד לא הגיע יוצא מרשימת החובות. אם התאריך החדש בתוך 30 הימים הקרובים, הוא נספר בצפוי להתקבל החודש.
- התשלום לא יגיע? סמן כנכשל מוציא אותו מהחובות הפתוחים, אבל הוא עדיין נספר כ"חויב", כך שהרכישה נשארת עם יתרה. כדי לא לספור אותו בכלל, לחצו על הסטטוס בשורה ובחרו בוטל.
כדי לסמן תשלומים או לשנות אותם צריך את הרשאת הרכישות עריכה, ולמחיקת תשלום צריך מחיקה. עוד על לוח התשלומים: רכישות, סעיף 7.
6. פילוח לפי חודש
הטבלה לפי חודש מציגה שורה לכל חודש בתקופה, מהחדש לישן:
| עמודה | מה יש בה |
|---|---|
| חודש | בפורמט שנה-חודש, למשל 2026-09 |
| חויב | התשלומים שנרשמו באותו חודש, חוץ ממבוטלים |
| התקבל | מתוכם, מה ששולם בתוך התקופה שבחרתם |
| פער | חויב פחות התקבל |
| % גבייה | התקבל חלקי חויב |
גם כאן החודש הוא החודש שבו התשלומים נרשמו (בדרך כלל, חודש המכירה), כמו בכרטיס חויב בתקופה. בפועל, השורה של כל חודש עונה על השאלה "מהעסקאות שנרשמו בחודש הזה, כמה כבר גבינו?". אחוז נמוך בחודש ישן מצביע על עסקאות שעדיין לא נגבו עד הסוף.
תקופה ארוכה = תמונה מלאה בכניסה לדוח התקופה היא רק החודש הנוכחי. כדי לראות כמה חודשים אחורה, שנו את מתאריך ולחצו סנן.
7. פילוח לפי אמצעי תשלום
הטבלה לפי אמצעי תשלום מראה איך הלקוחות משלמים:
- אמצעי: מזומן, אשראי, צ'ק וכן הלאה.
- מספר תשלומים וסכום כולל: כל התשלומים שנרשמו בתקופה באותו אמצעי, בכל הסטטוסים (מתוכנן, שולם ועוד). מבוטלים לא נכנסים לסכום, אבל כן נספרים במספר תשלומים.
- % מהכלל: החלק של האמצעי מכל הסכום.
הטבלה מושפעת רק מהתקופה, לא מהסינון לפי סטטוס או אמצעי.
שם באנגלית בעמודת האמצעי? אמצעי תשלום שאינו ברשימה של לוח התשלומים, למשל הוק באשראי, מופיע בשם הפנימי שלו, כמו
cc_recurring.
8. ייצוא לאקסל
לחצו ייצוא לאקסל בכרטיס הסינון. יורד קובץ בשם תקבולים עם תאריך היום.
- הקובץ מכיל את כל התשלומים שנרשמו בתקופה, לפי הסטטוס והאמצעי שבחרתם.
- שיניתם תקופה או סינון? לחצו קודם סנן, ורק אחר כך ייצוא לאקסל. הייצוא לוקח את הסינון האחרון שהופעל, לא את מה שמוקלד בשדות.
- עמודות: מזהה, תאריך יצירה, תאריך צפוי, תאריך תשלום, לקוח, מזהה רכישה, סכום, מטבע, אמצעי, סטטוס, מספר חשבונית, הערות.
- בעמודה סטטוס, תשלום מתוכנן שהתאריך שלו עבר מופיע כבפיגור.
רשימת גבייה לאקסל רוצים קובץ רק של מי שלא שילם? בחרו סטטוס = מתוכנן, קבעו תקופה ארוכה, לחצו סנן ואז ייצוא לאקסל. מיינו לפי תאריך צפוי: כל מה שלפני היום הוא בפיגור.
שאלות נפוצות
הדוח ריק. למה? בדקו את התקופה: בכניסה היא רק מ-1 לחודש. אם גם בתקופה ארוכה אין כלום, אין עדיין רכישות עם לוח תשלומים. רכישות נוספות דרך רכישות.
לקוח שילם, ועדיין מופיע בחובות הפתוחים. התשלום עוד מסומן מתוכנן. פתחו את הרכישה מהדוח וסמנו אותו כשולם (סעיף 5).
איפה יש דוחות מכירה נוספים? דוח הרכישות, יעדי המכירות ושאר הדוחות מוסברים בדוחות וביעדי מכירות.