חתימה דיגיטלית על מסמכים
הלקוח חותם על חוזה, טופס או אישור מהנייד, בקישור אישי. ממלא את השדות, חותם באצבע, וה-PDF החתום עם דף תיעוד נשמר בלשונית חתימות בכרטיס הליד.
הלקוח חותם על חוזה, טופס הצטרפות או אישור בלי להדפיס ובלי לסרוק. הוא פותח קישור אישי, ממלא את השדות וחותם באצבע. ה-PDF החתום נשמר בכרטיס הליד, בלשונית חתימות.
מה עושה צוות Taskey ומה נשאר לכם
- צוות Taskey: מפעיל את המודול בחשבון ובונה את טפסי החתימה.
- אתם: יוצרים קישור חתימה מכרטיס הליד, שולחים אותו ללקוח, ועוקבים בכרטיס מי חתם, מי עוד לא ומי סירב.
רוצים להתחיל? פנו לתמיכה.
1. איך זה עובד
| שלב | מי | איפה |
|---|---|---|
| בניית טופס: קובץ PDF ושדות למילוי | צוות Taskey | - |
| קישור חתימה אישי לליד | אתם | כרטיס הליד, לשונית חתימות |
| שליחת הקישור ללקוח | אתם | בוואטסאפ או במייל |
| מילוי וחתימה | הלקוח | בדפדפן, בנייד או במחשב |
| מעקב והורדת ה-PDF החתום | אתם | כרטיס הליד, לשונית חתימות |
2. הקמת טופס חתימה
שלחו לתמיכה:
- את המסמך כקובץ PDF (עד 12MB).
- אילו שדות צריך, ואיפה כל שדה נמצא במסמך.
אלה סוגי השדות שאפשר לשים על המסמך:
| שדה | מה הלקוח עושה |
|---|---|
| חתימה | חותם באצבע או בעכבר, בחלון חתימה |
| ראשי תיבות | חתימה קצרה, באותו חלון |
| תיבת סימון | מקיש כדי לסמן וי, למשל "קראתי ואני מאשר/ת" |
| תאריך אוטומטי | כלום: התאריך של יום החתימה נכנס לבד |
| שדה טקסט | מקליד טקסט חופשי, למשל שם מלא או ת.ז. |
טופס אחד לכל הלקוחות בונים את הטופס פעם אחת. לכל ליד נוצר קישור משלו, וכל חתימה נשמרת בכרטיס של אותו ליד.
3. לשונית חתימות בכרטיס הליד
פתחו את כרטיס הליד ולחצו על הלשונית חתימות. המספר על הלשונית הוא מספר המסמכים שנשלחו לליד לחתימה (כולל הצעות מחיר חתומות).
- שלח לחתימה דיגיטלית (V2): כאן יוצרים קישור חתימה אישי ללקוח.
- היסטוריית חתימות V2: כל המסמכים שנשלחו לליד, עם הסטטוס, מתי נשלח כל מסמך ומתי נחתם.
יצירת קישור חתימה
- ברשימה בחר טופס... בחרו את הטופס.
- לחצו צור קישור חתימה.
- מתחת מופיע קישור חתימה. לחצו העתק והדביקו אותו ללקוח בוואטסאפ או במייל. QR מציג קוד לסריקה, נוח כשהלקוח יושב מולכם עם הנייד.
הקישור תקף 7 ימים. כשתפתחו שוב את הכרטיס, הטופס יופיע בהיסטוריה בסטטוס ממתין.
מי יכול ליצור קישור כל משתמש שרואה את הליד יכול ליצור לו קישור חתימה, גם נציג. בניית הטפסים עצמם נשארת אצל צוות Taskey.
הקישור מוצג פעם אחת אחרי שסוגרים את הכרטיס, הקישור כבר לא מוצג. העתיקו אותו לפני שסוגרים. שכחתם? צרו קישור חדש לאותו טופס, וגם הוא יעבוד.
הסטטוסים בטבלה:
| סטטוס | מה זה אומר |
|---|---|
| ממתין | הקישור נוצר, והלקוח עוד לא חתם |
| נחתם | הלקוח חתם. הורד פותח את ה-PDF החתום |
| סירוב | הלקוח לחץ סירוב חתימה. הסיבה מופיעה בתגובות של הליד |
עוד בלשונית
- קישור שפג תוקפו נשאר ממתין בטבלה, אבל הלקוח כבר לא יכול לחתום בו. צרו לו קישור חדש.
- בראש הלשונית מופיעות הצעות מחיר שהלקוח חתם עליהן, ומתחת לכותרת הסטורית חתימות חתימות מהגרסה הקודמת של הכלי, אם יש. כשאין, האזור הזה ריק, כמו בצילום. על הצעות מחיר במדריך הצעות מחיר.
4. מה הלקוח רואה
הלקוח פותח את הקישור בדפדפן, בלי התחברות ובלי אפליקציה. בראש המסך מופיעים שם המסמך ושם העסק שלכם, ומתחת המסמך עצמו, עם השדות למילוי מסומנים בצבע.
- שדה טקסט: מקישים עליו, מקלידים ולוחצים אישור.
- תיבת סימון: הקשה אחת מסמנת וי.
- חתימה וראשי תיבות: נפתח חלון חתימה. חותמים באצבע ולוחצים אישור. נקה מוחק ומתחילים מחדש.
- התאריך האוטומטי כבר מלא בתאריך של היום.
- בתחתית המסך יש מונה, למשל 5 / 5 שדות מולאו. הכפתור סיים וחתום נפתח רק כשכל השדות מלאים.
- הלקוח לוחץ סיים וחתום. המסמך נשמר ומופיעה ההודעה המסמך נחתם בהצלחה!
מעכשיו הסטטוס בכרטיס הליד הוא נחתם. מי שפותח שוב את הקישור רואה הודעה שהמסמך כבר נחתם. אחרי 7 ימים מופיעה במקומה הודעה שתוקף הקישור פג.
סירוב לחתום
- הלקוח לוחץ סירוב חתימה, כותב סיבה (לא חובה) ולוחץ אישור סירוב.
- בכרטיס הליד הסטטוס משתנה לסירוב, ובתגובות של הליד נוספת הערה של מערכת עם שם הטופס והסיבה.
- בקישור הזה כבר אי אפשר לחתום. כדי לנסות שוב, צרו קישור חדש לאותו טופס.
5. ה-PDF החתום ודף התיעוד
הורד בלשונית חתימות פותח את ה-PDF החתום: המסמך המקורי עם כל מה שהלקוח מילא, כולל החתימה עצמה. בסוף המסמך נוסף עמוד תיעוד (Audit Trail), ובו:
- שם המסמך, ותאריך ושעת החתימה
- כתובת ה-IP והדפדפן שממנו נחתם
- טביעת אצבע דיגיטלית (SHA-256) של המסמך החתום, לפני שנוסף לו דף התיעוד
- כל השדות, ומה מולא בכל אחד
ה-PDF החתום נשמר גם בלשונית קבצים של הליד.
שליחת העותק החתום ללקוח בוואטסאפ אפשר להגדיר בטופס שהמסמך החתום יישלח ללקוח בוואטסאפ מיד אחרי החתימה, עם הודעה קצרה שמצורף המסמך החתום ושם הטופס. צריך חשבון שמחובר לוואטסאפ. רוצים את זה? בקשו מהתמיכה להפעיל את האפשרות בטופס.
שאלות נפוצות
ש: הלקוח צריך אפליקציה או הרשמה כדי לחתום? ת: לא. הקישור נפתח בדפדפן, בנייד או במחשב.
ש: כמה זמן הקישור תקף? ת: 7 ימים. אחרי זה הלקוח רואה הודעה שתוקף הקישור פג. צרו לו קישור חדש בלשונית חתימות.
ש: איפה הקישור עצמו? בכרטיס הליד אני רואה רק ממתין. ת: הקישור מוצג רק ברגע שיוצרים אותו. לא שמרתם אותו? צרו קישור חדש לאותו טופס ושלחו אותו ללקוח.
ש: ברשימת הטפסים אין את המסמך שאני צריך. ת: את הטפסים בונה צוות Taskey. שלחו לתמיכה את קובץ ה-PDF ואת רשימת השדות, כמו בסעיף 2.
ש: אפשר להחתים כמה לקוחות על אותו טופס? ת: כן. לכל ליד נוצר קישור משלו, וכל חתימה נשמרת בכרטיס של הליד.
ש: איך יודעים שהמסמך לא שונה אחרי החתימה? ת: בדף התיעוד שבסוף ה-PDF רשומים זמן החתימה, כתובת ה-IP, הדפדפן וטביעת אצבע דיגיטלית של המסמך החתום. גם המערכת שומרת בצד שלה טביעת אצבע של הקובץ החתום. צריכים לבדוק קובץ מסוים? פנו לתמיכה.