חתימה דיגיטלית על מסמכים
מודול החתימה הדיגיטלית של TASKEY מאפשר לבנות טפסים לחתימה (חוזים, הצעות, אישורים), לשלוח אותם ללקוח בקישור או קוד QR, ולקבל בחזרה PDF חתום עם דף תיעוד (Audit Trail) - הכל מתוך כרטיס הליד.
מודול החתימה הדיגיטלית מאפשר להחתים לקוחות על מסמכים - חוזים, הצעות מחיר, אישורים והסכמות - בלי להדפיס ובלי לסרוק. בונים פעם אחת טופס עם שדות חתימה, שולחים ללקוח קישור, והוא חותם מהטלפון. ה-PDF החתום חוזר אוטומטית לכרטיס הליד.
📍 איך מגיעים לפה בניית הטפסים: בתפריט המנהל → "טפסי חתימה דיגיטלית". שליחה ללקוח: מתוך כרטיס הליד → לשונית "חתימות". המודול זמין למנהל בלבד.
1. בניית טופס לחתימה
בעמוד "טפסי חתימה דיגיטלית" לחצו על יצירת טופס חדש:
- העלו את קובץ ה-PDF (החוזה / ההצעה / האישור).
- גררו שדות מתוך המגירה אל מקומם המדויק על המסמך.
- כל שדה ניתן להזזה, לשינוי גודל ולשינוי שם (תווית).
סוגי השדות
| שדה | למה משמש |
|---|---|
| חתימה | אזור לחתימה ביד (הלקוח חותם באצבע / עכבר) |
| ראשי תיבות | אזור חתימה קטן לראשי תיבות בכל עמוד |
| תיבת סימון | סימון וי לאישור סעיף |
| תאריך אוטומטי | מתמלא אוטומטית בתאריך החתימה |
| שדה טקסט | מילוי טקסט חופשי (שם, ת.ז, הערה) |
💡 שליחה אוטומטית בוואטסאפ: בהגדרות הטופס ניתן לסמן שה-PDF החתום יישלח חזרה ללקוח בוואטסאפ מיד עם סיום החתימה.
2. שליחת הטופס ללקוח
- פתחו את כרטיס הליד ועברו ללשונית "חתימות".
- בקטע החתימה הדיגיטלית בחרו את הטופס הרצוי מהרשימה.
- לחצו "צור קישור חתימה".
- מתקבל קישור ייחודי (תקף ל-7 ימים) וכן קוד QR - אפשר לשלוח את הקישור ללקוח, או להציג לו את ה-QR לסריקה מהטלפון.
3. חוויית הלקוח
הלקוח פותח את הקישור (ללא צורך בהתחברות) ורואה את המסמך עם השדות לסימון:
- ממלא כל שדה - חותם, מסמן וי, מקליד טקסט.
- פס התקדמות מראה "X / Y שדות מולאו".
- כפתור "סיים וחתום" נפתח רק כשכל השדות מולאו.
סירוב לחתום
הלקוח יכול ללחוץ "סירוב חתימה" ולכתוב סיבה (אופציונלי). במקרה כזה הסטטוס מתעדכן ל"סורב", ונרשמת הערה אוטומטית בכרטיס הליד עם שם הטופס והסיבה.
4. דף תיעוד (Audit Trail)
לכל PDF חתום מצורף אוטומטית דף תיעוד בסוף המסמך, הכולל:
- שם המסמך ותאריך ושעת החתימה
- כתובת ה-IP והדפדפן שממנו נחתם
- חתימת SHA-256 של הקובץ (טביעת אצבע דיגיטלית שמאמתת שהמסמך לא שונה)
- רשימת כל השדות שמולאו והערכים שלהם
5. מעקב וניהול
- בלשונית "חתימות" בכרטיס הליד מופיעה היסטוריית החתימות של אותו ליד - הטופס, הסטטוס (נחתם / ממתין / סורב), תאריך השליחה ותאריך החתימה, וקישור להורדת ה-PDF החתום.
- בעמוד "טפסי חתימה דיגיטלית" של המנהל מוצגים כרטיסי סיכום (סך הטפסים, נחתמו, ממתינים, סורבו) וטבלת כל סשני החתימה במערכת.
- המנהל יכול למחוק סשן חתימה בודד או את כולם. טופס שמקושרות אליו חתימות פעילות לא ניתן למחוק עד שמוסרות.
שאלות נפוצות
ש: הלקוח צריך אפליקציה או הרשמה כדי לחתום? ת: לא. הוא פותח את הקישור בדפדפן (נוח גם בנייד), ממלא את השדות וחותם - בלי שום התקנה.
ש: כמה זמן הקישור תקף? ת: 7 ימים. אחרי שפג, יוצרים קישור חדש מכרטיס הליד.
ש: איך אני יודע שהמסמך לא שונה אחרי החתימה? ת: דף התיעוד שמצורף לכל מסמך כולל חתימת SHA-256 - טביעת אצבע ייחודית של הקובץ החתום.
ש: אפשר להחתים על אותו טופס כמה לקוחות? ת: כן - בונים את הטופס פעם אחת ושולחים קישור נפרד מכל כרטיס ליד. כל חתימה נשמרת בנפרד.
לתמיכה בוואטסאפ ותיאום הדרכה: 053-9472201