ניהול מלאי: כניסות מלאי, מינימום, מידות וצבעים

מסך מלאי מראה כמה יחידות יש לכם מכל מוצר: כמה נכנסו, כמה נמכרו, ומה נשאר. אין צורך לעדכן אותו אחרי כל מכירה. כל רכישה שנרשמת על ליד מורידה מהמלאי לבד. אתם רק רושמים מה נכנס.

1. לפני שמתחילים

• הפעלת המודול: מודול המלאי מופעל על ידי התמיכה. גם מלאי לפי מידות וצבעים ומוצרים תקולים (עמודת תקולים) מופעלים דרך התמיכה.
• ההרשאה: כדי לפתוח את המסך צריך בדף ההרשאות, בקבוצה רכישות, את מלאי רכישות: ניהול. בלי ההרשאה מופיעה ההודעה אין לך גישה לעמוד זה. ראו הרשאות ותפקידים.
• מוצרים: המלאי נספר לפי מוצרים מהמחירון. מוצר שנרשם ברכישה כטקסט חופשי לא נספר. איך מוסיפים מוצרים: רכישות.
• סניפים (לא חובה): כדי לנהל מלאי לכל סניף, הפעילו בהגדרות הרכישות, בלשונית הגדרות כלליות, בקטע סניפים, את להפעיל סניפים ועמודת סניף ברכישות, והוסיפו שם את הסניפים.

2. איך המלאי מחושב

מלאי עדכני = נקנו − נמכרו − תקולים

	מה נספר
נקנו	כל כניסות המלאי שרשמתם (סעיף 4)
נמכרו	כל היחידות של המוצר ברכישות על לידים, מכל הזמנים. הצעות מחיר לא נספרות, וגם רכישות שסומנו לא לחשב במלאי
תקולים	מספר שמקלידים ידנית בעמודה (כשהעמודה פעילה)

מוצר שעוד לא נרשמה לו אף כניסת מלאי הוא ללא מעקב: הוא מופיע עם — במקום מספר, ולא מקבל אזהרות.

למה מוצר מגיע למלאי שלילי? כי המכירות נספרות מכל הזמנים, גם מכירות שהיו לפני כניסת המלאי הראשונה. מכרתם 6 חצובות, ורק אחר כך רשמתם כניסה של 4? המלאי יהיה -2. מלאי שלילי אומר תמיד שנמכר יותר ממה שנרשם כנכנס: חסרה כניסת מלאי, או שהמכירות הישנות לא היו צריכות להיספר (ראו שאלות נפוצות).

3. מסך המלאי

בסרגל העליון לחצו מלאי.

בתפריט החדש המסך נמצא ברכישות ← עוד ← מלאי.

למעלה ארבעה כרטיסי סיכום, ומתחתיהם החיפוש והסינונים:

כרטיס	מה הוא מראה
מוצרים במעקב מלאי	כמה מוצרים יש להם כניסות מלאי. מתחת: כמה ללא מעקב
שווי מלאי (עלות)	מחיר ליחידה × כמות, של כל כניסות המלאי שרשמתם, לפני מע"מ. מתחת: כולל מע"מ. הסכום כולל גם יחידות שכבר נמכרו: זה מה שהכנסתם למלאי, לא שווי מה שנשאר
מתחת למינימום	מוצרים שיש להם מלאי, אבל פחות מהמינימום (סעיף 5). לחיצה מסננת את הטבלה
אזל / שלילי	מוצרים עם מלאי 0 ומטה. לחיצה מסננת את הטבלה

בסרגל הסינון:

• חיפוש לפי שם מוצר, מק"ט (גם מק"ט של מידה) או חברה.
• כל הקטגוריות, כל הסניפים (כשיש סניפים) וכל הצבעים (כשיש מוצרים עם צבעים).
• כפתורי טווח: אזל / שלילי, 1–10, 11–100, מעל 100, מתחת למינימום, ללא מעקב. לחיצה נוספת מבטלת.
• כולל לא פעילים: מוצר לא פעיל שהמלאי שלו 0 מוסתר. מוצר לא פעיל שעדיין יש לו מלאי מופיע תמיד.
• חוסרי מלאי מינימום: טבלה של כל המוצרים מול כל הסניפים, עם המינימום והמלאי.
• ייצוא לאקסל: כל המלאי לקובץ.

הטבלה

עמודה	מה יש בה
מינימום	המינימום הכללי של המוצר. לחיצה על המספר משנה אותו
נקנו	סך כניסות המלאי. לחיצה פותחת את חלון המלאי של המוצר
נמכרו	סך היחידות שנמכרו. לחיצה פותחת בלשונית חדשה את הרכישות שבהן נמכר המוצר
תקולים	יחידות פגומות שיורדות מהמלאי. לחיצה על המספר משנה אותו
מלאי עדכני	ירוק: תקין. כתום: פחות מ-10, או מתחת למינימום. אדום: 0 ומטה
פר סניף	המלאי בכל סניף
שווי מלאי, כולל מע"מ	העלות של כניסות המלאי של המוצר (כמו בכרטיס הסיכום)

בסוף השורה: ⊕ פותח את חלון המלאי של המוצר (כמו לחיצה על שם המוצר), והפח מאפס את המלאי (ראו שאלות נפוצות).

פירוט לפי מידה וסניף: לחצו על החץ בתחילת השורה. במוצר עם מידות או צבעים נפתחת טבלה: שורה לכל שילוב (למשל M / שחור), עמודה לכל סניף, סה"כ ומינימום. במוצר בלי מידות מופיעים לכל סניף נקנו, נמכרו, מלאי ומינימום סניף. נקודה (·) אומרת שבסניף הזה לא הייתה תנועה.

איך מכירה משויכת לסניף? לפי הסניף שנבחר ברכישה. רכישה בלי סניף נספרת תחת ללא סניף. כדי שזה לא יקרה, אפשר להפעיל באותו קטע הגדרות את סניף חובה בהוספת רכישה.

4. רישום כניסת מלאי

הגיע משלוח מהספק? רושמים אותו כך:

1. במסך המלאי לחצו על שם המוצר (או על ⊕ בסוף השורה). נפתח החלון מלאי של המוצר. למעלה, במצב מלאי נוכחי, רואים כמה יש עכשיו.
2. בקטע הוספה למלאי מלאו מחיר ליחידה: כמה שילמתם לספק על כל יחידה (שדה חובה). זה המחיר שממנו מחושב שווי מלאי.
3. בסוג תשלום בחרו אם המחיר שהקלדתם לא כולל מע"מ או כולל מע"מ. במחיר כולל מע"מ, המערכת שומרת אותו בלי המע"מ.
4. הקלידו את הכמות. במוצר עם מידות וצבעים מופיעה טבלה, כמות לפי מידה וצבע: מלאו רק את המשבצות של מה שהגיע. משבצת ריקה לא נרשמת.
5. כשיש סניפים, בחרו סניף (חובה). אפשר להוסיף הערות, למשל מספר תעודת המשלוח.
6. לחצו הוסף.

כל משבצת שמילאתם נרשמת כשורה נפרדת בהיסטוריית הוספות מלאי, בתחתית החלון:

טעיתם בכמות? בהיסטוריה לחצו על המספר בכמות ותקנו אותו. כך גם במחיר, בסניף, במידה, בצבע ובהערות. אין כפתור למחיקת שורה: שורה שנרשמה בטעות מתקנים לכמות 0.

אין הורדה ידנית מהמלאי כמות חייבת להיות גדולה מ-0. מכירות יורדות מהמלאי לבד. יחידות פגומות רושמים בעמודה תקולים. ספרתם מלאי ויצא פחות? תקנו את הכמות בכניסה המתאימה בהיסטוריה.

5. מינימום: התראה לפני שנגמר

אפשר לקבוע מינימום בשלוש רמות. מוצר שירד מתחת לאחת מהן נספר במתחת למינימום:

רמה	איפה קובעים
כללי למוצר	בעמודה מינימום בטבלה. לחיצה על המספר
לכל סניף	בחלון המלאי של המוצר, בטבלה מינימום יחידות פר סניף. לחיצה על המספר ליד כל סניף
לכל מידה וצבע	בפירוט הפתוח של המוצר (החץ), בעמודה מינימום. הסה"כ של שילוב שמתחת למינימום נצבע בכתום

ליד שם השילוב בפירוט מופיע גם מק"ט של המידה (באפור). לחיצה עליו משנה אותו. המק"ט הזה מופיע ליד המידה בטופס הרכישה, והחיפוש במסך המלאי מוצא גם אותו.

בדיקה מהירה לחצו על הכרטיס מתחת למינימום, או על חוסרי מלאי מינימום לטבלה לפי סניפים, ותדעו מה להזמין.

6. מוצר עם מידות וצבעים

במקום מוצר נפרד לכל מידה ("חולצה S", "חולצה M"...), מגדירים מוצר אחד עם רשימת מידות וצבעים. המלאי נספר לכל שילוב לחוד.

1. בתפריט רכישות לחצו עריכת מוצרים, ובלשונית מוצרים לחצו הוספת מוצר.
2. מלאו שם מוצר, קטגוריה ומחיר.
3. במידות הקלידו את המידות מופרדות בפסיקים, למשל S,M,L,XL או 36,38,40.
4. בצבעים הקלידו את הצבעים מופרדים בפסיקים, למשל שחור,לבן. מוצר יכול לקבל רק מידות, רק צבעים, או את שניהם.
5. לחצו שמירת מוצר.

במוצר קיים: בטבלת המוצרים, בעמודות מידות וצבעים, לחצו על התא והקלידו את הרשימה.

מק"ט ו"צבע (עברית)" השדה מקט מופיע רק כשמופעל להוסיף במוצרים מק"ט בהגדרות כלליות, בקטע מלאי ומוצרים. העמודה צבע (עברית) בטבלת המוצרים היא שדה אחר, שלא משפיע על המלאי. את צבעי המלאי כותבים בצבעים.

ברכישה של מוצר כזה מופיעים ליד המוצר גם מידה וצבע, והמלאי יורד מהשילוב שנבחר (סעיף 8).

7. איחוד מוצרים שנפתחו לכל מידה

פתחתם בעבר מוצר נפרד לכל מידה? הלשונית מיזוג מידות בהגדרות הרכישות מאחדת אותם למוצר אחד עם מידות. היא מופיעה כשמלאי לפי מידות וצבעים מופעל, ודורשת את ההרשאה רכישות - פעולות: ניהול.

המערכת מחפשת משפחות: מוצרים פעילים עם אותו שם, שבסופו מידה (למשל מידה M, XL או מספר) או צבע. בכל משפחה:

1. בדקו את השם המאוחד בשדה ליד שם המשפחה, ותקנו אם צריך.
2. בתבנית סמנו את המוצר שממנו יועתקו המחיר, הקטגוריה ושאר הפרטים.
3. בלמזג בטלו את הסימון של מוצר שלא שייך למשפחה.
4. בדקו את מידה וצבע שזוהו בכל שורה, ותקנו. לכל מוצר מסומן חייבת להיות מידה או צבע.
5. לחצו מיזוג משפחה ואשרו. מיזוג כל המשפחות ממזג את כולן בבת אחת.

מה קורה במיזוג:

• נוצר מוצר חדש, עם כל המידות והצבעים, והמוצרים הישנים הופכים ללא פעילים.
• רכישות עבר נשארות על המוצרים הישנים, וגם כניסות המלאי שלהם. הדוחות לא משתנים.
• המלאי של המוצר החדש מתחיל מ-0. ספרו את המלאי ורשמו אותו במוצר החדש (סעיף 4).
• מוצר ישן שעדיין נשאר לו מלאי ממשיך להופיע במסך המלאי, עם התווית לא פעיל.

לפני מיזוג כל המשפחות עברו על המשפחות. המערכת מזהה לפי השם, ולפעמים מוצרים שונים מקבלים אותו שם בסיס. המיזוג לא מתבטל בלחיצה.

8. אזהרת מלאי בהוספת רכישה

כשמוסיפים רכישה חדשה, טופס הרכישה מראה את המלאי:

• ברשימת המוצרים, ליד כל מוצר במעקב: (מלאי: 65).
• במוצר עם מידות: ליד כל מידה המלאי שלה, וליד כל צבע המלאי של המידה שנבחרה בצבע הזה.
• מתחת לפריט: במלאי: 8 יח׳ כשיש מספיק, או באדום חוסר במלאי! במלאי כעת 8 יח׳, מבוקש 12 — חסרות 4 יח׳.

אזהרה, לא חסימה אפשר לשמור את הרכישה גם כשחסר מלאי. אחרי השמירה המלאי של המוצר יהיה שלילי. האזהרה מופיעה רק ברכישה חדשה, לא בעריכה של רכישה קיימת. במוצר ללא מעקב אין אזהרה.

במוצר עם מידות וצבעים, עד שבוחרים את שניהם מופיע יש לבחור מידה וצבע. לשילוב שעוד לא נרשמה לו כניסה מופיע לוריאנט ... לא התווסף מלאי.

שאלות נפוצות

אני רואה "מלאי" בתפריט, אבל מקבל "אין לך גישה לעמוד זה". הכפתור מופיע לכל מי שיש לו רכישות, אבל המסך נפתח רק עם ההרשאה מלאי רכישות: ניהול. בקשו אותה ממנהל החשבון.

המלאי שלילי. מה עושים? בדקו בעמודה נמכרו אילו רכישות נספרו. אם חסרה כניסת מלאי, רשמו אותה (סעיף 4). אם אלה מכירות ישנות, מלפני שהתחלתם לספור, אפשר לסמן אותן לא לחשב במלאי: זו עמודה בטבלת הרכישות, שהתמיכה מפעילה, ומסמנים בה מי שיש לו רכישות - פעולות: ניהול.

מה עושה הפח בסוף השורה? מאפס את המוצר: מוחק את כל כניסות המלאי שלו, ומסמן את כל הרכישות שבהן הוא נמכר לא לחשב במלאי. אחרי זה המוצר ללא מעקב, ומתחילים לספור מהכניסה הבאה. אין ביטול.

האיפוס משפיע גם על מוצרים אחרים הסימון לא לחשב במלאי הוא על הרכישה כולה. אם באותה רכישה נמכרו גם מוצרים אחרים, גם המכירות שלהם יפסיקו לרדת מהמלאי, והמלאי שלהם יעלה. ברוב המקרים עדיף לתקן את הכמויות בהיסטוריה ולא לאפס.

הצעת מחיר מורידה מהמלאי? לא. רק רכישות על ליד. כשהצעה הופכת לרכישה, הרכישה נספרת.

ביטלתי רכישה. היחידות חוזרות למלאי? לא, ושימו לב: היום ביטול רכישה יוצר רכישה בסכום שלילי אבל עם אותה כמות, והמלאי סופר גם אותה כמכירה, כך שהמוצר יורד פעמיים. אחרי ביטול של מוצר במעקב, רשמו כניסת מלאי של היחידות שחזרו (סעיף 4), פעמיים הכמות שבוטלה. אם העמודה לא לחשב במלאי פעילה אצלכם, אפשר במקום זה לסמן בה את הרכישה המקורית ואת רכישת הביטול. ראו רכישות.

איך רואים את המלאי של סניף אחד? בחרו את הסניף בכל הסניפים. הטבלה תראה רק מוצרים שהייתה להם תנועה בסניף, ובעמודה פר סניף רואים את המספר שלו.