הצעות מחיר: יצירה, שליחה, חתימה והמרה לרכישה

הצעת מחיר היא המסמך שהלקוח מקבל לפני שהוא מחליט. ב-Taskey בונים אותה מכרטיס הליד, מהמוצרים שכבר מוגדרים אצלכם, והיא יוצאת כ-PDF מעוצב עם פרטי העסק שלכם. כשהלקוח מאשר, ההצעה הופכת לרכישה בכמה לחיצות.

1. איפה זה נמצא ומי יכול

• בכרטיס הליד: הלשונית הצעות מחיר. כאן יוצרים הצעה חדשה ורואים את ההצעות של אותו ליד.
• בסרגל העליון: הכפתור הצעות מחיר פותח טבלה של כל ההצעות במערכת.

מה כל אחד יכול לעשות תלוי בהרשאות שלו, בקבוצה רכישות בדף ההרשאות:

פעולה	ההרשאה
לראות את הלשונית ואת טבלת ההצעות	רכישות - צפייה: צפייה. נציג רואה בטבלה רק הצעות שהוא הסוכן שלהן, אלא אם יש לו גם צפייה כולם או צפייה צוות
להפוך הצעה לרכישה	רכישות - פעולות: עריכה. אם בחשבון חסום דיווח מכירה ידני, צריך גם דיווח מכירה ידני: הוספה
למחוק הצעה	רכישות - פעולות: מחיקה
תבניות, כולל האשף	רכישות - פעולות: ניהול
שינוי ההגדרות בלשוניות כללי, עיצוב ופרטי העסק ו-PDF	ניהול, ובנוסף: מנהל החשבון, או תפקיד שיש לו גם תפקידים: עריכה. רק מנהל החשבון יכול לסמן את ההרשאה הזו
להסתיר סכומים מנציג	רכישות - הצגה: הסתרת סכום (למי שאין לו עריכה)

אין כפתור הצעות מחיר בסרגל העליון? ייתכן שמנהל הסתיר אותו בהגדרות הצעת מחיר, לשונית כללי. במצב כזה יש קישור הצעות מחיר בראש מסך הרכישות. הכפתור מופיע גם רק כשהמודול הצעות מחיר פעיל בחשבון (מנהל החשבון מפעיל אותו בדף מודולים). עוד על הרשאות: הרשאות ותפקידים.

2. יוצרים הצעת מחיר

1. פתחו את כרטיס הליד.
2. לחצו על הלשונית הצעות מחיר.
3. לחצו הוספת הצעת מחיר. טופס ההצעה נפתח בלשונית חדשה.

בלשונית רואים את ההצעות של הליד: תאריך, סוכן, המוצרים והסכום לפני מע"מ וכולל מע"מ. הצג את כל הצעות המחיר בטבלה פותח את טבלת ההצעות, מסוננת לליד הזה.

3. טופס ההצעה

בראש הטופס מופיעים שם הלקוח והטלפון שלו. ממלאים מלמעלה למטה:

חלק בטופס	מה עושים בו
תבנית עיצוב להצעה	בוחרים איך ה-PDF ייראה. מתחת לתבניות מסומן מה התבנית כוללת: טבלת מוצרים, מלל חופשי, או את שניהם. הטופס משתנה בהתאם
פריטים	בוחרים מוצר מהמחירון, קובעים כמות ומחיר יחידה. המחיר נטען מהמוצר ואפשר לשנות אותו ללקוח הזה. בתיבה שמתחת כותבים הערות לפריט. בחשבון בלי מחירון מקלידים שם פריט
הוספת פריט	עוד שורה של מוצר
כולל מע"מ	סמנו כשהמחיר שהקלדתם כבר כולל מע"מ
הוספת הנחה	הנחה על פריט אחד, בשקלים (₪) או באחוזים (%)
הנחה כללית להצעה	הנחה על כל ההצעה
סיכום	סה"כ לפני מע"מ, מע"מ וסה"כ מתעדכנים תוך כדי הקלדה
מלל חופשי להצעה	מופיע כשהתבנית כוללת מלל חופשי. מתאים לתנאי תשלום, תוקף ההצעה ופירוט השירות
סוכן	הנציג שההצעה רשומה עליו
פרטי לקוח	נמשכים מכרטיס הליד
הערות נוספות	מופיע במקום המלל החופשי, כשהתבנית לא כוללת אותו

כך נראה פריט עם הנחה:

כשהכל מוכן, לחצו יצירת הצעת מחיר ואשרו. ההצעה נשמרת, ואתם עוברים לטבלת הצעות המחיר.

מאיפה מגיעים המוצרים? מהמחירון של הרכישות: שם, מחיר והערה לכל מוצר. מוסיפים ומעדכנים מוצרים בהגדרות הרכישות, ראו רכישות.

הצעה בלי רשימת מוצרים בחרו תבנית שיש בה רק מלל חופשי. הטופס יציג רק את תיבת המלל, וההצעה תורכב ממנה. הכפתור הוספת הצעת מחיר ללא פירוט מוצרים בכרטיס הליד עובד אחרת: הוא יוצר מיד הצעה ריקה, בלי טופס, ומעביר לטבלת ההצעות.

אותה הצעה שוב ושוב? פתחו הצעה קיימת (אייקון העגלה בטבלה) ולחצו שמור כתבנית בחלק הערות ופרטים נוספים. מעכשיו היא מופיעה בטופס תחת תבניות מוכנות (מילוי פריטים), ולחיצה עליה ממלאת את כל הפריטים.

הקישור גרסה ישנה שמתחת לכפתור בכרטיס הליד פותח את מסך היצירה הקודם, למי שרגיל אליו.

4. מה קורה אחרי השמירה

• ההצעה מופיעה בלשונית הצעות מחיר של הליד ובטבלת ההצעות.
• בתגובות של הליד נרשמת שורה כמו "הצעת מחיר חדשה - 5500₪".
• סטטוס הליד לא משתנה. יש לכם סטטוס כמו "נשלחה הצעת מחיר"? עדכנו אותו בעצמכם.

בכרטיס ההצעה, בלשונית של הליד, יש אייקונים:

אייקון	מה הוא עושה
הורדה (חץ למטה)	מפיק PDF של ההצעה ומוריד אותו. הקובץ נשמר גם בלשונית קבצים של הליד
PDF	פותח את קובץ ה-PDF השמור
וואטסאפ	פותח שיחת וואטסאפ עם הלקוח וקישור ל-PDF, מוכן לשליחה
עיפרון	פותח את ההצעה במסך הרכישה, כדי להפוך אותה לרכישה (סעיף 9)

אייקוני ה-PDF והוואטסאפ מופיעים אחרי שנוצר להצעה קובץ PDF, למשל בהורדה הראשונה.

5. תצוגה מקדימה והורדת PDF

רוצים לראות את ההצעה בדיוק כמו שהלקוח יראה אותה?

1. פתחו את טבלת הצעות מחיר מהסרגל העליון.
2. לחצו על שמות המוצרים בשורה של ההצעה. ההצעה נפתחת בלשונית חדשה.
3. להדפסה: הדפיסו מהדפדפן (Ctrl+P).

בראש ההצעה מופיעים כותרת התבנית ופרטי העסק, ומתחת תוכן התבנית עם טבלת המוצרים. לקובץ PDF לחצו על אייקון ההורדה, בכרטיס הליד או בטבלה. שם הקובץ בנוי מהקידומת שהגדרתם (ברירת המחדל: "הצעת מחיר"), שם הלקוח ומספר ההצעה.

6. שולחים ללקוח

• בוואטסאפ: לחצו על אייקון הוואטסאפ בכרטיס הליד או בטבלה. נפתח הוואטסאפ שלכם עם הקישור, ואתם לוחצים שם על שליחה. כשחתימה דיגיטלית פעילה, האייקון שבטבלת ההצעות שולח קישור לדף החתימה (סעיף 7).
• במייל: הורידו את ה-PDF וצרפו אותו למייל. אפשר גם לבקש מצוות Taskey להפעיל שליחה במייל מהמערכת: אחרי ההפעלה מופיע בטבלה אייקון מעטפה ליד כל הצעה שיש לה PDF, והוא פותח מסך מייל עם ההצעה מצורפת.

שליחה במייל מטריגר פעולת הטריגר שליחת הצעת מחיר במייל לא נשלחת כרגע על הצעות שנוצרות מהטופס. עד שזה יתוקן, שלחו מהטבלה או צרפו את ה-PDF בעצמכם.

7. חתימה דיגיטלית על ההצעה (חתימה ירוקה)

הלקוח פותח קישור, ממלא את הפרטים שלו, קורא את ההצעה וחותם באצבע. בלי הדפסה ובלי סריקה.

מי מפעיל צוות Taskey מפעיל את החתימה הירוקה בחשבון. היא כלולה במסלול פלטינום, ראו מחירון.

כשהחתימה פעילה:

• בטבלת ההצעות נוספות העמודות חתימה דיגיטלית (קישור לדף החתימה), תבנית הצעת מחיר וPDF חתום.
• אייקון הוואטסאפ בטבלת ההצעות שולח ללקוח את הקישור לדף החתימה, במקום קישור ל-PDF. האייקון שבכרטיס הליד ממשיך לשלוח את ה-PDF.
• החתימה נכנסת ל-PDF במקום של השדה חתימה בתבנית. בחרו תבנית שיש בה את השדה הזה, למשל תבנית שנבנתה מהתבנית המוכנה עם חתימה (סעיף 11).

מה הלקוח רואה (השלב הראשון מימין):

1. פרטי המזמין: שם, טלפון, אימייל, ת.ז. / ח.פ וכתובת, ממולאים מראש מכרטיס הליד. הלקוח מתקן אם צריך ולוחץ שמור והמשך. מה שהוא מעדכן כאן מתעדכן גם בכרטיס הליד. צוות Taskey יכול לבטל את השדות ת.ז. וכתובת. שימו לב: כרגע, כשהם מבוטלים, הת.ז. והכתובת שבכרטיס הליד נמחקות כשהלקוח לוחץ שמור והמשך.
2. צפייה מקדימה: ההצעה המלאה. הלקוח לוחץ לחתימה - לחצו כאן ובכך מאשר שקרא את המסמך.
3. חתימת המסמך: חותם במסגרת, באצבע או בעכבר, ולוחץ הקליקו כאן לאחר החתימה. נקה חתימה מוחק ומתחילים מחדש.

אחרי החתימה הלקוח רואה "המסמך נחתם בהצלחה!" ואת ההצעה החתומה. אצלכם:

• בטבלת ההצעות, בעמודה PDF חתום, מופיע אייקון ה-PDF החתום במקום לא חתום.
• בכרטיס הליד: ההצעה החתומה בלשונית חתימות, והקובץ "הצעת מחיר חתומה" בלשונית קבצים.
• קישור של הצעה שכבר נחתמה מציג ללקוח את המסמך החתום. אי אפשר לחתום עליו שוב.

רוצים להחתים לקוח על חוזה או טופס שאינו הצעת מחיר? ראו חתימה דיגיטלית על מסמכים.

8. טבלת הצעות המחיר

בסרגל העליון לחצו הצעות מחיר:

נפתחת טבלה של כל ההצעות, מהחדשה לישנה. בצד ימין של הטבלה:

• כרטיס: לחיצה על השם פותחת את כרטיס הליד.
• סטטוס כללי: הסטטוס של הליד. אפשר לשנות אותו מכאן. מנהל החשבון מפעיל ומכבה את העמודה בהגדרות, לשונית עיצוב.
• נציג מטפל, סה"כ וכולל מע"מ.
• מוצרים: לחיצה פותחת את התצוגה המקדימה.
• למעלה: חיפוש בהצעות.

בצד שמאל: העימוד, הכפתור הגדרות הצעת מחיר (למי שיש הרשאת ניהול), ובכל שורה הפעולות:

אייקון	מה הוא עושה
חתימה (עמודת חתימה דיגיטלית, כשהחתימה פעילה)	פותח את דף החתימה של הלקוח
שם התבנית (כשהחתימה פעילה)	מחליף את תבנית העיצוב של ההצעה
לא חתום או אייקון PDF (כשהחתימה פעילה)	מצב החתימה. אחרי שהלקוח חתם: ה-PDF החתום
הורדה	מפיק ומוריד PDF. כשכבר יש קובץ, מופיע במקומו אייקון PDF
וואטסאפ	שליחה ללקוח (סעיף 6)
שכפול ועריכה	טופס חדש עם כל הפריטים של ההצעה. בשמירה נוצרת הצעה חדשה עם מספר חדש, והקודמת נשארת
עגלה: הוספה כרכישה	הופך את ההצעה לרכישה (סעיף 9)
X אדום	מחיקה, למי שיש הרשאת מחיקה

סטטוס להצעה עצמה רוצים לעקוב אחרי שלבי ההצעה, למשל נשלחה, אושרה, נדחתה? מנהל החשבון מפעיל את עמודת סטטוס הצעת מחיר בהגדרות הרכישות, לשונית סטטוסים, ובונה שם את רשימת הסטטוסים. העמודה נוספת לטבלה.

9. הופכים הצעה לרכישה

הלקוח אישר? לא מקלידים שוב.

1. בטבלת ההצעות לחצו על העגלה (הוספה כרכישה) בשורה של ההצעה. מכרטיס הליד: אייקון העיפרון.
2. נפתח מסך הרכישה עם כל הפריטים, המחירים וההנחות של ההצעה.
3. בדקו את הפריטים, ובחרו אמצעי תשלום בחלק אמצעי תשלום.
4. לחצו שכפול רכישה ואשרו. נוצרת רכישה חדשה, וההצעה נשארת בטבלת ההצעות.

שכפול רכישה, לא שמירת שינויים שמירת שינויים במסך הזה מעדכנת את ההצעה עצמה ולא יוצרת רכישה. ביטול רכישה לא מיועד להצעות.

כמו בכל רכישה חדשה, הליד עובר לסטטוס שהוגדר בסטטוס ברירת מחדל - ליד שנסגר בהגדרות הלידים, אם הוגדר, וטריגרים על רכישות רצים. הכפתורים מופיעים רק למי שיש לו הרשאת עריכה ברכישות. עוד על מסך הרכישה: רכישות.

10. פרטי העסק ועיצוב ה-PDF

בטבלת ההצעות לחצו הגדרות הצעת מחיר (בצד שמאל למעלה, ראו סעיף 8). ההגדרות מחולקות ללשוניות: תבניות, כללי, עיצוב ופרטי העסק ו-PDF.

בלשונית פרטי העסק ו-PDF ממלאים שם העסק, סלוגן, ח.פ, כתובת, טלפון ואימייל. כל שדה נשמר תוך כדי הקלדה, ומופיע "נשמר" ליד השדה. למטה, קידומת שם הקובץ שיוצא קובעת איך יתחיל שם קובץ ה-PDF.

מי יכול לשנות את ההגדרות האלה השדות והמתגים בלשוניות כללי, עיצוב ופרטי העסק ו-PDF נשמרים רק אצל מנהל החשבון, או אצל מי שיש לו גם תפקידים: עריכה. אצל אחרים מופיע "אין לך הרשאה לשנות הגדרה זו", והמתגים לא נשמרים. יש לכם רק הרשאת ניהול? את פרטי העסק אפשר לעדכן בשלב 1 של האשף (סעיף 11).

שם העסק בראש ההצעה בראש ההצעה מופיעה כותרת המסמך של התבנית, ומתחתיה הסלוגן, ח.פ, כתובת, טלפון ואימייל. רוצים ששם העסק יופיע למעלה? כתבו אותו בכותרת, למשל "סטודיו דמו - הצעת מחיר" (סעיף 11). בעסק פטור ממע"מ מופיע "עוסק" במקום "ח.פ".

הלשונית עיצוב:

הגדרה	מה היא עושה
לבטל בהצעת מחיר את הכותרת	מסתיר את אזור הכותרת ופרטי העסק
לבטל בהצעת מחיר את השוליים	ההצעה מודפסת בלי שוליים
להסתיר מחיר ללא מע"מ בהצעות מחיר	מסתיר את עמודת הסכום לפני מע"מ בטבלת ההצעות
להציג עמודת 'מחיר לפני מע"מ' (ליחידה) בטבלת המוצרים	עמודה נוספת ב-PDF, כשהמחירים כוללים מע"מ
צבע טבלת פירוט מוצרים וצבע טקסט בטבלת פירוט מוצרים	הצבעים של טבלת המוצרים ב-PDF
להציג בטבלת הצעות מחיר סטטוס ליד ראשי	העמודה סטטוס כללי בטבלת ההצעות

בלשונית כללי: להסתיר הצעות מחיר מהתפריט הראשי.

11. תבניות עיצוב

תבנית קובעת את התוכן והמראה של ההצעה: כותרת, לוגו, טקסט הפתיחה, איפה טבלת המוצרים ומה בתחתית. אפשר להחזיק כמה תבניות ולבחור ביניהן בטופס.

• פעיל / לא פעיל: רק תבניות פעילות מופיעות בטופס. הפעילה הראשונה ברשימה נבחרת בטופס כברירת מחדל.
• עיפרון: עריכה עם תצוגה מקדימה.
• שרביט: עריכה באשף.
• שכפול: עותק של התבנית, עם " - העתק" בשם. העותק נוצר כבוי, כך שאפשר לערוך אותו לפני שמפעילים.
• הוספת תבנית ריקה: תבנית בשם "תבנית חדשה", כבויה, לבנייה ידנית.

האשף: תבנית בחמישה שלבים

לחצו צור תבנית באשף. ליד האשף מתעדכנת תצוגה מקדימה חיה של ההצעה.

1. פרטי העסק: בדקו את פרטי העסק, המשותפים לכל ההצעות, ולחצו הפרטים נכונים, נמשיך. שינוי כאן מעדכן את פרטי העסק של כל ההצעות, וזה עובד גם למי שיש לו רק הרשאת ניהול.
2. תבנית התחלה: בחרו נקודת פתיחה: קלאסי, מודרני, מינימליסטי, מפורט, עם חתימה, או תבנית ריקה.
3. פרטים ומיתוג: שם התבנית (פנימי, לא מופיע בהצעה), כותרת המסמך, ולוגו. העלה לוגו מעלה קובץ, או הדביקו קישור לתמונה. בלי לוגו כאן, ההצעה משתמשת בלוגו הכללי אם הוגדר.
4. גוף ההצעה: עורך טקסט עם סרגל עיצוב ושדות. ודאו שהשדה טבלת מוצרים (מודגש בצהוב) נמצא בגוף.
5. סיכום ושמירה: לחצו צור תבנית. התבנית נשמרת פעילה, ונפתח עורך התבנית לכוונון אחרון.

עורך התבנית

כל שינוי נשמר מיד, ומופיע "נשמר" ליד השדה. התצוגה המקדימה שמשמאל מתעדכנת, ופתח בכרטיסייה פותח אותה בגדול. פוטר ריק? הוסף פוטר (תחתית המסמך) מוסיף שורת תחתית.

בגוף ההצעה לחצו במקום שבו רוצים שדה, ואז על השדה מתחת לעורך:

שדה	מה ייכנס להצעה
טבלת מוצרים	הפריטים, הכמויות, ההנחות והסכומים. חובה
שם הלקוח, טלפון, אימייל, ת.ז / ח.פ, כתובת	מכרטיס הליד
מספר הצעה, תאריך	של ההצעה
הערות	המלל החופשי מהטופס. תבנית עם השדה הזה מציגה בטופס את מלל חופשי להצעה
פירוט מוצרים	טבלה נוספת עם ההערה שכתבתם לכל פריט
חתימה	המקום שבו תופיע חתימת הלקוח (סעיף 7)

12. קטלוג ועמודי תדמית בהצעה

ההצעה יכולה להיות יותר מטבלה: עמוד פתיחה עם שם העסק, "מי אנחנו", השירותים שלכם, ורק אחר כך המחיר. את כל זה בונים בגוף התבנית, עם כותרות, רשימות וצבעים מסרגל העיצוב.

רוצים תמונות, כריכה מעוצבת או קטלוג של כמה עמודים? הכפתור עורך קוד HTML (</>) בסרגל מאפשר להדביק קוד. לא מסתדרים עם קוד? פנו לתמיכה עם התמונות והטקסטים, ונעזור לבנות את התבנית.

13. תזכורת אוטומטית ללקוח

לקוח קיבל הצעה ולא חזר אליכם? טריגר יכול להזכיר לו:

1. צרו טריגר על שינוי סטטוס של ליד לסטטוס שמסמן שנשלחה הצעה, למשל "נשלחה הצעת מחיר".
2. הוסיפו פעולה מסוג שליחת וואטסאפ לליד, עם תזמון עתידי, למשל 3 ימים.
3. שמרו. מעכשיו, כשתעדכנו את הסטטוס אחרי שליחת ההצעה, התזכורת תצא בזמן.

איך בונים טריגר, צעד אחר צעד: טריגרים.

טריגר על הוספת רכישה רץ גם על הצעות טריגר על הוספה בטבלת הרכישות רץ גם כשנוצרת הצעת מחיר. יש לכם טריגר כזה ששולח ללקוח "תודה על הרכישה"? הוא יישלח גם על הצעה.

שאלות נפוצות

ש: מה ההבדל בין הצעת מחיר לרכישה? ת: הצעה היא מסמך ללקוח, לפני שסגר. היא לא מופיעה בטבלת הרכישות ולא בלשונית רכישות של הליד. רכישה נוצרת כשהופכים את ההצעה לרכישה (סעיף 9) או מוסיפים רכישה.

ש: אפשר לתקן הצעה ששלחתי? ת: כן. בטבלת ההצעות לחצו שכפול ועריכה, תקנו ושמרו. נוצרת הצעה חדשה עם מספר חדש, וההצעה הקודמת נשארת בטבלה. שלחו ללקוח את החדשה.

ש: יצירת הצעה משנה את סטטוס הליד? ת: לא. אם יש לכם סטטוס כמו "נשלחה הצעת מחיר", עדכנו אותו בכרטיס הליד.

ש: נציג לא רואה סכומים בהצעות. למה? ת: לתפקיד שלו מוגדרת הרשאת הסתרת סכום ברכישות, בלי הרשאת עריכה. מנהל משנה את זה בדף ההרשאות.

ש: יש להצעה תוקף? ת: אין תוקף אוטומטי. כתבו את התוקף בתבנית או במלל החופשי, למשל "ההצעה בתוקף ל-14 יום".