סניפים: רכישות, מלאי ויומן פגישות לפי סניף
מפעילים סניפים פעם אחת בהגדרות הרכישות, ומאותו רגע כל רכישה, פגישה ותנועת מלאי משויכת לסניף, היומן מתחלק לפי סניפים, ואפשר לסנן ולסכם כל סניף בנפרד.
יש לכם יותר מנקודה אחת: חנות בתל אביב וחנות בחיפה, או כמה מרפאות. מתג אחד בהגדרות הרכישות מוסיף לכל המערכת את המושג סניף:
- כל רכישה נרשמת לסניף, ובטבלת הרכישות רואים ומסננים לפי סניף.
- כל פגישה משויכת לסניף, ולכל סניף שעות פעילות משלו.
- יומן הפגישות מציג סניפים במקום נציגים, כל סניף בצבע שלו.
- המלאי נספר לכל סניף בנפרד.
המדריך עובר על הכל לפי הסדר: מפעילים ומוסיפים סניפים, רוכשים, קובעים פגישות, ובסוף רואים את התמונה לכל סניף.
1. מפעילים סניפים ומוסיפים אותם
את זה עושה מנהל: צריך ניהול ב"רכישות - פעולות" במסך ההרשאות (צוותים, תפקידים והרשאות).
- בתפריט רכישות לחצו הגדרות. נפתחת הלשונית הגדרות כלליות.
- גללו לכרטיס סניפים והדליקו להפעיל סניפים ועמודת סניף ברכישות.
- אחרי ההדלקה מופיעים בכרטיס עוד שני מתגים והטבלה ניהול סניפים.
- לחצו הוספה סניפים. בטבלה נוספת שורה ריקה.
- לחצו על התא בעמודה שם וכתבו את שם הסניף.
- העבירו את פעיל לכן. סניף חדש נוצר כלא פעיל, וסניף לא פעיל לא מופיע ברשימות הבחירה.
- בצבע ביומן בחרו צבע. בצבע הזה הסניף יופיע ביומן הפגישות.
את הסדר משנים בגרירה של החצים שבצד השורה, והאיקס האדום מוחק סניף. סניף שכבר יש עליו רכישות עדיף להעביר ללא במקום למחוק, כדי שהרכישות הישנות ימשיכו להציג את שמו.
המתגים שבכרטיס:
| מתג | מה הוא עושה |
|---|---|
| להפעיל סניפים ועמודת סניף ברכישות | המתג הראשי. מוסיף שדה סניף לרכישה, לפגישה ולמלאי, עמודה בטבלאות, ואת הלשונית סניפים בהגדרות הפגישות |
| סניף חובה בהוספת רכישה | אי אפשר לשמור רכישה או לשלוח לסליקה בלי לבחור סניף |
| יומן פגישות לפי סניפים | כרגע לא משנה דבר. את תצוגת הסניפים מדליקים ביומן עצמו (סעיף 4) |
2. רכישה בסניף
במסך הרכישה החדשה, בכרטיס פרטים נוספים מתחת לסיכום ההזמנה, יש שדה סניף. בחרו את הסניף שבו נעשתה המכירה, ומלאו את שאר הרכישה כרגיל (רכישות).
- כשהופעל סניף חובה בהוספת רכישה, יש כוכבית ליד סניף. בלי סניף, הוספת רכישה וכפתורי הסליקה עוצרים עם ההודעה יש לבחור סניף.
- בסליקה באשראי דרך קארדקום, הסניף שבחרתם עובר יחד עם העסקה. הרכישה שנוצרת אחרי התשלום נרשמת לאותו סניף. ראו סליקה בקארדקום.
- שכחתם לבחור סניף? בטבלת הרכישות לחצו על התא בעמודה סניף ובחרו. גם ברכישה שכבר הופקה לה חשבונית אפשר לשנות את הסניף במסך הרכישה, כי הסניף לא מופיע בחשבונית. צריך לזה עריכה ב"רכישות - פעולות" במסך ההרשאות.
במסך הרכישה הקודם בחשבונות שעדיין עובדים עם מסך הרכישה הקודם, השדה סניף נמצא בקטע פרטי רכישה נוספים, והוא חובה תמיד כשהסניפים פעילים, גם בלי המתג סניף חובה בהוספת רכישה.
3. פגישה בסניף
שעות פעילות לכל סניף
לכל סניף אפשר לקבוע ימים ושעות משלו. מגדיר את זה מנהל, או תפקיד עם הרשאה לערוך תפקידים.
- בתפריט פגישות לחצו הגדרות ועברו ללשונית סניפים. היא מופיעה רק כשהסניפים פעילים.
- לחצו על השורה שעות פעילות של סניף כדי לפתוח אותה.
- בכל יום סמנו פעיל ובחרו שעת התחלה ושעת סיום. יום בלי סימון הוא יום חופש. השינוי נשמר מיד, בלי כפתור שמירה.
ימים שלא הגדרתם לסניף מקבלים את שעות הפעילות הכלליות מהלשונית שעות ומשך (פגישות).
עוד שני מתגים בלשונית:
| מתג | מה הוא עושה |
|---|---|
| עמודת סניף בפגישות | מוסיף עמודת סניף לטבלת הפגישות, עם סינון לפי סניף |
| הדגשת שעות פעילות הסניף בטיימליין | בטופס קביעת פגישה, שעות הסניף שנבחר נצבעות בצבע הסניף, עם שם הסניף |
קובעים פגישה לסניף
בטופס הפגישה החדשה (מכרטיס הליד, לשונית פגישות, הוספת פגישה) יש בתחתית השדה שיוך לסניף. בחרו סניף, והיומן שבטופס יעבור לשעות של הסניף: בכותרת שלו כתוב שעות סניף עם שם הסניף והשעות, והשעות הפנויות מחושבות לפיהן.
השדה לא חובה. פגישה בלי סניף נשמרת כרגיל, אבל לא תופיע ביומן בתצוגת סניפים.
4. היומן לפי סניפים
- פתחו יומן פגישות.
- בסרגל הצד הדליקו תצוגת סניפים. ההגדרה אישית: היא משנה רק את היומן שלכם.
- תחת היומנים שלי מופיעים עכשיו הסניפים במקום הנציגים. סמנו את הסניפים שתרצו לראות. כל פגישה מופיעה בצבע של הסניף שלה.
- לתצוגה של יום אחד עם עמודה לכל סניף, לחצו בסרגל הצד תצוגת עמודות סניפים. החצים בראש העמוד מעבירים יום, וחזרה ליומן מחזיר לתצוגה הרגילה. כברירת מחדל מוצגים רק סניפים שיש להם פגישות באותו יום. הצג גם סניפים ללא פגישות מציג את כולם.
שימו לב בתצוגת העמודות כרגע תצוגת העמודות מציגה גם פגישות מהיום שלפני ומהיום שאחרי היום שבחרתם, בשעה שלהן, כאילו הן באותו יום. לפני שאתם מסתמכים על יום מסוים, בדקו אותו גם בתצוגת שבוע או יום הרגילה.
5. מלאי לפי סניף
כשהסניפים פעילים, בכל כניסת מלאי בוחרים סניף (חובה), וכל מכירה יורדת מהמלאי של הסניף שנבחר ברכישה. במסך המלאי בוחרים סניף בכל הסניפים, ובחלון המלאי של מוצר רואים כמה יש בכל סניף ומגדירים מינימום לכל סניף. רכישה בלי סניף נספרת תחת ללא סניף, ולכן כדאי להדליק סניף חובה בהוספת רכישה.
כל הפרטים: מלאי ומוצרים.
6. רואים כל סניף בנפרד
| איפה | מה רואים |
|---|---|
| טבלת הרכישות | עמודת סניף. לחיצה על הכותרת פותחת סינון: סמנו סניף אחד או יותר ולחצו החל. ליד כל סניף רואים כמה רכישות יש בו. (ריקים) הן רכישות בלי סניף |
| ייצוא לאקסל | קובץ הרכישות כולל עמודת סניף |
| הזמנות והצעות מחיר | גם בטבלאות האלה יש עמודת סניף |
| טבלת הפגישות | עמודת סניף וסינון, כשהופעל עמודת סניף בפגישות (סעיף 3) |
| לוחות בקרה | באשף הקמת הלוח, במטרות סקירת מנהל ומכירות והכנסות, יש ווידג'ט הכנסות לפי סניף. ראו דוחות ולוחות בקרה |
| טריגרים | בטריגר על רכישה או על פגישה אפשר להוסיף תנאי סניף, למשל הודעה שונה ללקוחות של כל סניף. ראו טריגרים |
שאלות נפוצות
כיבינו את הסניפים. מה קורה לנתונים? שום דבר לא נמחק. השדות והעמודות פשוט נעלמים, ואם תדליקו שוב, כל רכישה ופגישה יחזרו עם הסניף שלהן.
נציג עובד בשני סניפים. צריך משתמש לכל סניף? לא. הסניף נבחר בכל רכישה ובכל פגישה, לא בהגדרות המשתמש.
סניף חדש לא מופיע ברשימה בטופס הרכישה. בדקו בהגדרות הרכישות שהסניף מסומן פעיל: כן. סניף חדש נוצר כלא פעיל.
למה פגישה לא מופיעה ביומן בתצוגת סניפים? או שלא נבחר לה סניף, או שהסניף שלה לא מסומן תחת היומנים שלי.