קבוצות, מפגשים ונוכחות משתתפים (מודול מכללה)

מעבירים קורס, סדנה, מחזור או חוג? מודול מכללה מנהל את הקבוצות שלכם ואת הנוכחות בהן. לכל קבוצה יש רשימת משתתפים (לידים מהמערכת) ורשימת מפגשים, ובטבלת נוכחות אחת מסמנים מי הגיע לכל מפגש. המערכת מחשבת לבד את אחוז ההגעה של כל משתתף ושל כל מפגש.

מה	איפה
הפעלת המודול	הגדרות → מודולים → הכרטיס מכללה
שם המודול ועמודות נוספות	הכפתור הגדרות בכרטיס המודול, או הגדרות במסך הקבוצות
רשימת הקבוצות וקבוצה חדשה	קבוצות בסרגל העליון
מפגשים, משתתפים וטבלת הנוכחות של קבוצה	קבוצות → הכפתור נוכחות בשורת הקבוצה
שיוך ליד קיים לקבוצה	כרטיס הליד → הלשונית קבוצות
כל המפגשים של כל הקבוצות	מפגשים בסרגל העליון

1. הפעלת המודול

המודול חינמי וכלול בכל החבילות. את המודולים מפעיל מנהל החשבון:

1. בסרגל העליון לחצו הגדרות, ובקבוצה ניהול לחצו מודולים.
2. בקבוצה בסיס מצאו את הכרטיס מכללה והפעילו את המתג.

מרגע זה מופיעים בסרגל העליון שני כפתורים חדשים: קבוצות ומפגשים, ובכרטיס של כל ליד נוספת הלשונית קבוצות.

עוד על מסך המודולים: מסך המודולים.

2. ההגדרות: שם המודול ועמודות נוספות

לחצו הגדרות בכרטיס המודול (או הגדרות בראש מסך הקבוצות). נפתח המסך הגדרות קבוצות:

הגדרה	מה היא עושה
שם המודול	השם שמופיע בכרטיס המודול ובדף ההרשאות במקום "מכללה", למשל "סדנאות" או "האקדמיה". הכפתורים בסרגל העליון נשארים קבוצות ומפגשים
להראות משימות	מוסיף לטבלת הנוכחות את העמודות סטטוס תלמיד וכמה לקוחות גייס?, וליד כל מפגש עמודת משימות שמסמנים בה מי ביצע את המשימה של המפגש. ברשימת הקבוצות נוספת העמודה אחוז הצלחה
להראות הכנסות	מוסיף לטבלת הנוכחות את העמודה כמה כסף הכניס?, וברשימת הקבוצות את סהכ הכנסה (סכום העמודה הזאת לכל משתתפי הקבוצה)
עמודות נוספות בנוכחות	בוחרים שדות מכרטיס הליד (למשל עיר או טלפון) שיוצגו כעמודות בדף הנוכחות של מפגש בודד (סעיף 6)

הסכומים מוזנים ידנית כמה לקוחות גייס? וכמה כסף הכניס? הם מספרים שאתם מקלידים ליד כל משתתף. הם לא נמשכים מהרכישות שבמערכת.

הסטטוסים של סטטוס תלמיד נערכים בכפתור עריכת סטטוס בראש מסך הקבוצות.

3. פותחים קבוצה

1. בסרגל העליון לחצו קבוצות.
2. לחצו קבוצה חדשה.

3. מלאו את הטופס:

שדה	מה כותבים
שם קבוצה	חובה. למשל "סדנת שיווק דיגיטלי - מחזור אוקטובר"
בחירת מדריך	העובד האחראי על הקבוצה. ברירת המחדל היא אתם
סוג	קבוצה, מחזור או סדנא. הסוג מופיע בכותרת דף הקבוצה
קיבולת מקומות	כמה משתתפים נכנסים. 0 = ללא הגבלה. כשממלאים מספר, בדף הקבוצה מופיע פס תפוסה (למשל 5/12)

4. לחצו הוספת קבוצה.

הקבוצה מופיעה ברשימה. בכל שורה רואים כמה משתתפים יש בה, כמה מפגשים כבר התקיימו מתוך כולם, אחוז הגעה כללי, תאריך המפגש הראשון והאחרון ומי אחראי. את שם הקבוצה אפשר לשנות בלחיצה עליו, והמתג פעיל מכבה קבוצה שהסתיימה. העיגול בתחילת השורה מסמן קבוצה כהושלם.

מי רואה איזו קבוצה רשימת הקבוצות מציגה רק קבוצות שאתם האחראי שלהן. כדי לראות את כל הקבוצות, תנו לתפקיד בדף ההרשאות, בכרטיס נוכחות, בונוסים ומשכורות, בשורה נוכחות קבוצות, את צפייה כולם (או צפייה צוות לקבוצות של הצוות). גם מנהל החשבון צריך את ההרשאה הזאת כדי לראות קבוצות של עובדים אחרים. איך עורכים הרשאות: הרשאות.

השורה נוכחות קבוצות מופיעה בדף ההרשאות רק כשהמודול רכישות פעיל (מודול חינמי בקבוצה בסיס במסך המודולים). לא מוצאים אותה? הפעילו קודם את רכישות.

כדי להיכנס למסך הקבוצות בכלל צריך את ההרשאה צפייה בכל הנוכחות והקבוצות בכרטיס נוכחות מכללה בדף ההרשאות (אם שיניתם את שם המודול, הכרטיס נקרא נוכחות + השם שבחרתם). מנהל החשבון מקבל אותה אוטומטית.

4. מוסיפים מפגשים

1. ברשימת הקבוצות לחצו נוכחות בשורה של הקבוצה. נפתח דף הקבוצה.
2. לחצו הוספת מפגש.

3. מלאו את תאריך ושעה ואת תאור המפגש. התאור הוא שדה חובה.
4. קורס שחוזר כל שבוע? במספר מפגשים כתבו כמה מפגשים יש בסך הכול, ובתדירות בחרו שבועי (או יומי). המערכת יוצרת את כל המפגשים בבת אחת, החל מהתאריך שבחרתם. מפגש בודד: השאירו 1 וחד פעמי.
5. לחצו שמירת מפגש.

כל המפגשים מקבלים את אותו תאור רוצים "מפגש 1", "מפגש 2"? שנו את התאור של כל מפגש ברשימת המפגשים (סעיף 7), בלחיצה על התאור.

אפשר להוסיף מפגש גם מהכפתור מפגש חדש בראש מסך הקבוצות. שם בוחרים קודם את הקבוצה.

5. מוסיפים משתתפים

משתתף בקבוצה הוא ליד במערכת. יש שתי דרכים להוסיף:

ליד שכבר קיים במערכת: מכרטיס הליד

1. פתחו את כרטיס הליד ולחצו על הלשונית קבוצות.
2. בבחירת קבוצה בחרו את הקבוצה.
3. לחצו הוספת קבוצה.

הקבוצה מופיעה ברשימה בלשונית, והליד מופיע בדף הקבוצה. אותו ליד יכול להיות בכמה קבוצות. ה-X האדום ליד שם הקבוצה בלשונית מוציא את הליד מהקבוצה (צריך את ההרשאה שיוך של לידים).

תיבת החיפוש בדף הקבוצה לא עובדת כרגע בדף הקבוצה יש תיבה חפש ליד קיים לפי שם / טלפון / אימייל, אבל כרגע היא לא מציגה תוצאות. וגם ה-X ליד משתתף ברשימת משתתפים לא מוציא אותו מהקבוצה. בינתיים הוסיפו והוציאו משתתפים מהלשונית קבוצות בכרטיס הליד.

משתתפים חדשים: לפי רשימת שמות

אין להם עדיין ליד? אפשר ליצור אותם ישירות מדף הקבוצה:

1. בדף הקבוצה לחצו + הוספת חניכים חדשים לפי רשימת שמות.
2. כתבו שם אחד בכל שורה.
3. לחצו הוספה.

לכל שם נוצר ליד חדש, והוא משויך מיד לקבוצה. הליד משויך לאחראי של הקבוצה, ובמקור ההגעה שלו נרשם שם העובד שהוסיף אותו. השם כולו נשמר בשדה השם הפרטי, בלי טלפון ובלי אימייל. השלימו אותם בכרטיס הליד.

הקיבולת לא חוסמת כשהקבוצה מלאה, פס התפוסה הופך לאדום. אבל המערכת לא מונעת להוסיף עוד משתתפים.

6. מסמנים נוכחות

בטבלת הנוכחות של הקבוצה

בתחתית דף הקבוצה נמצאת טבלת נוכחות: שורה לכל משתתף, ועמודה לכל מפגש לפי סדר התאריכים.

1. בעמודה של המפגש, לחצו על העיגול בשורה של מי שהגיע. הסימון נשמר מיד, בלי כפתור שמירה.
2. סימנתם בטעות? לחצו שוב על העיגול כדי לבטל.

• אחוז הגעה כללי ליד כל משתתף: בכמה מהמפגשים שכבר התקיימו הוא היה (3/3 = הגיע לכולם). מפגשים עתידיים לא נספרים.
• השורה העליונה: כמה הגיעו לכל מפגש מתוך כל המשתתפים, ובעמודת האחוזים: אחוז ההגעה של כל הקבוצה.
• מפגש שהתאריך שלו עבר מסומן ברקע ירוק.
• לחיצה על שם משתתף פותחת את כרטיס הליד שלו.

כל סימון נרשם גם בכרטיס הליד, בתגובות. למשל: "נוכח במפגש מפגש שבועי בקבוצה סדנת שיווק דיגיטלי - מחזור אוקטובר". ביטול נרשם כ"בוטל נוכחות במפגש...".

בדף של מפגש אחד

נוח לסמן נוכחות בזמן המפגש עצמו, על המסך של מפגש אחד: ברשימת המפגשים (סעיף 7) לחצו נוכחות בשורה של המפגש.

• המתג הגיע / לא הגיע בשורה של כל משתתף שומר את הנוכחות של המפגש הזה. זה אותו סימון כמו בטבלת הקבוצה.
• רצף הגעה: בירוק, לכמה מהמפגשים האחרונים המשתתף הגיע ברצף. באדום, כמה מפגשים אחרונים ברצף הוא החסיר. פעולה אחרונה באדום = החסיר את המפגש האחרון. כדאי להתקשר אליו.
• מספר משתתפים ידנית: מספר שאפשר להקליד בעצמכם, למשל כשהגיעו גם אורחים שאינם ברשימה.
• העמודות שבחרתם בעמודות נוספות בנוכחות (סעיף 2) מופיעות כאן, ואפשר לערוך אותן ישירות בטבלה.
• הקישור ליד שם הקבוצה בכותרת מחזיר לדף הקבוצה.

תיבת הסיכום בתחתית הדף לא שומרת בתחתית הדף יש תיבה דיווח נוכחות וסיכום פעולה והכפתור שמירה ושליחה לדיווח בוואטסאפ. כרגע הכפתור לא שומר את הסיכום ולא שולח אותו. כתבו את הסיכום בתגובה בכרטיס הליד או במסמך משלכם.

7. רשימת כל המפגשים

בסרגל העליון לחצו מפגשים. כאן רואים את המפגשים של כל הקבוצות, מהחדש לישן:

עמודה	מה יש בה
קבוצות	לאיזו קבוצה שייך המפגש. אפשר להעביר מפגש לקבוצה אחרת בלחיצה על השם
תאריך	לחיצה פותחת שינוי תאריך ושעה
פעיל	מפגש שבוטל: כבו את המתג. מפגש לא פעיל לא מופיע בטבלת הנוכחות ולא נספר באחוזים
תאור	לחיצה על התאור משנה אותו
מספר משתתפים	כמה הגיעו מתוך משתתפי הקבוצה. לחיצה על המספר פותחת את דף המפגש
נוכחות	פותח את דף הנוכחות של המפגש (סעיף 6)
X אדום	מוחק את המפגש

רשימת המפגשים ריקה? כרגע הרשימה מציגה מפגשים רק למי שיש לו צפייה כולם או צפייה צוות בשורה נוכחות קבוצות (כרטיס נוכחות, בונוסים ומשכורות בדף ההרשאות). בלי אחת מהן הרשימה יוצאת ריקה, גם למנהל החשבון. תנו לתפקיד את צפייה כולם, או היכנסו לנוכחות דרך קבוצות → נוכחות. לא מוצאים את השורה נוכחות קבוצות? היא מופיעה רק כשהמודול רכישות פעיל.

שאלות נפוצות

אפשר לשנות את השם "מכללה"? כן, בשם המודול בהגדרות (סעיף 2). השם משתנה בכרטיס המודול ובדף ההרשאות. הכפתורים בסרגל נשארים קבוצות ומפגשים.

מישהו הצטרף באמצע הקורס. האחוז שלו יהיה נמוך? כן. אחוז ההגעה מחושב מכל המפגשים שכבר התקיימו בקבוצה, גם אלה שהיו לפני שהצטרף.

איך רואים באיזו קבוצה ליד נמצא? בכרטיס הליד, בלשונית קבוצות. המספר ליד שם הלשונית הוא מספר הקבוצות שלו.

המודול מחבר את הקבוצה לתשלומים? לא. כמה כסף הכניס? הוא מספר ידני (סעיף 2). את התשלום עצמו רושמים כרכישה בכרטיס הליד, כרגיל.

מדריכים קשורים

• מסך המודולים
• הרשאות
• כרטיס הליד
• פגישות