חיבורי Google: יומן, Meet ו-Sheets

מה אפשר לחבר ל-Google, ומה צריך בשביל זה:

מה	צריך חיבור ל-Google?	איפה
הוספת פגישה או משימה ליומן Google בלחיצה	לא	בחלון הפגישה ובחלון המשימה (סעיף 1)
סנכרון אוטומטי של הפגישות (ואם רוצים גם המשימות) עם יומן Google	כן	הגדרות → חיבורים למערכות → יומן גוגל (סעיפים 2-6)
קישור Google Meet וזימון ללקוח ביומן שלו	כן, סנכרון יומן פעיל	בחלון הפגישה (סעיף 7)
כל ליד חדש נכתב לגיליון Google Sheets	לא, דרך טריגר	סעיף 9
קוד מ-Google Authenticator בכניסה	לא	אימות דו-שלבי

1. הוספת פגישה ליומן Google בלחיצה

עובד בכל חשבון, בלי שום חיבור.

1. פתחו את כרטיס הליד ועברו ללשונית פגישות.
2. לחצו על הפגישה. נפתח חלון הפגישה.
3. לחצו הוספה ליומן.

4. יומן Google נפתח בלשונית חדשה, עם אירוע מוכן: שם הפגישה, שם הליד והטלפון, המועד, ובפרטים גם האימייל של הליד. לחצו שמירה ב-Google.

אותו קישור נמצא גם באייקון היומן הקטן בפינת כל כרטיס פגישה, בעמודת היומן בטבלת הפגישות, ובחלון המשימה (הוספה ליומן גוגל).

זו העתקה חד-פעמית. שינוי מועד או ביטול ב-Taskey לא יעדכנו את האירוע ב-Google. רוצים שהיומן יתעדכן לבד? עברו לסנכרון היומן בסעיף הבא.

עובדים עם Outlook? בחשבון שמוגדר לעבוד עם Outlook, אותו כפתור פותח את יומן Outlook במקום את Google.

2. סנכרון יומן Google: מה הוא עושה

אחרי שמחברים חשבון Google, היומן מתעדכן לבד:

• פגישה חדשה ב-Taskey נוצרת כאירוע ביומן, עם שם הפגישה, שם הליד והטלפון. בתיאור: תיאור הפגישה, ואחריו לקוח, טלפון ואימייל.
• שינוי מועד או פרטים ב-Taskey מעדכן את האירוע. מחיקת פגישה מוחקת אותו.
• שינוי שעה, כותרת או תיאור ב-Google מתעדכן בפגישה ב-Taskey. גם קישור Meet ומשתתפים שהוספתם ב-Google מופיעים בחלון הפגישה.
• מחיקה או ביטול של האירוע ב-Google לא מוחקים את הפגישה ב-Taskey. הפגישה נשארת, ובלוג של הליד נרשמת שורה שהאירוע נמחק ביומן Google. אם הפגישה באמת בוטלה, בטלו אותה גם ב-Taskey.
• אירוע שנוצר ישירות ב-Google נכנס ל-Taskey לפי ההגדרה אירועים שנוצרו בגוגל (סעיף 4): כפגישה בלי ליד, או רק לתצוגה ביומן של Taskey.
• לכל אירוע מתווספות תזכורות. ברירת המחדל: 30 דקות ו-5 דקות לפני (סעיף 5).

משימות עולות ליומן רק אם מפעילים את סנכרון משימות ליומן (סעיף 5):

• משימה חדשה עולה ליומן כאירוע שמתחיל ב-✓. משימה שנוצרה לפני ההפעלה עולה כשעורכים את הכותרת, התיאור או המועד שלה.
• סימון משימה כהושלמה, או מחיקתה, מסירים אותה מהיומן.
• שינוי ב-Google מעדכן את המשימה. מחיקת האירוע ב-Google מסמנת את המשימה כהושלמה.

מה שמגיע מ-Google עובד רק כשכיוון הסנכרון מאפשר עדכונים מ-Google (סעיף 4).

3. הפעלה: חיבור החשבון

1. לחצו הגדרות בסרגל העליון, ובחרו חיבורים למערכות.
2. בקבוצה שיווק נמצא הכרטיס יומן גוגל. כל עוד מופיעות עליו התוויות בטא ולפתיחה יש לפנות לתמיכה, החיבור עוד לא נפתח בחשבון שלכם. פנו לתמיכה ונפתח אותו.

3. אחרי שהחיבור נפתח, הכרטיס ירוק וכתוב עליו פעיל. לחצו הגדרות בכרטיס.

4. נפתח המסך הגדרות יומן גוגל, בלשונית יומן ראשי. לחצו חיבור לחשבון גוגל.

5. נפתח חלון שמראה את מסך ההרשאות של Google. שם צריך לסמן ✓ בתיבה של היומן, כי Google לא מסמן אותה בעצמו. לחצו הבנתי, המשך לגוגל.

6. בחלון של Google בחרו את החשבון, סמנו ✓ בתיבה של היומן, ולחצו המשך.
7. החלון נסגר, ובמסך ההגדרות מופיע יומן הגוגל חובר בהצלחה.

בלי הסימון ✓ החיבור לא נשמר. שכחתם לסמן? Taskey יציג הודעה שהחיבור חסר הרשאה ליומן. לחצו שוב חיבור לחשבון גוגל וסמנו את התיבה.

איזה חשבון לחבר? ביומן הראשי נכנסות הפגישות של כל המשתמשים. חברו חשבון Google של העסק (למשל יומן המשרד), לא חשבון פרטי.

החיבור נוצר דו-כיווני ופעיל, ומסנכרן ליומן הראשי של החשבון. זה מתאים לרוב העסקים, ואין צורך לשנות דבר. פגישות חדשות מסונכרנות מעכשיו לבד.

מי רואה את ההגדרות? רק מנהל החשבון, המשתמש הראשי של החשבון. שאר המשתמשים רואים את הכרטיס נעול ולא נכנסים להגדרות, אבל הפגישות שלהם מסתנכרנות.

4. היומן הראשי: מצב החיבור והפקדים

בלשונית יומן ראשי מופיעים החשבון המחובר, מצב החיבור והפקדים:

פקד	מה עושה
העברת פגישות קיימות	העברה חד-פעמית של מה שכבר קיים, מהיום והלאה. לפני שהיא רצה נפתח חלון שמסביר מה יקרה. ב-Taskey → Google: הפגישות העתידיות שעוד לא ביומן Google יועתקו אליו, עד 200 בלחיצה. ב-Google → Taskey: האירועים העתידיים ביומן Google ייובאו, בלי כפילויות. רוצים להתחיל נקי? אל תלחצו, ורק פגישות חדשות יסונכרנו.
ניתוק	מנתק את החשבון (סעיף 8).
כיוון סנכרון	דו-כיווני (Taskey ↔ Google): שינוי בכל צד מתעדכן בצד השני. יוצא בלבד (Taskey → Google): רק מה שנקבע ב-Taskey עולה ליומן. נכנס בלבד (Google → Taskey): רק אירועים מהיומן נכנסים למערכת.
אירועים שנוצרו בגוגל	יצירת פגישה ב-Taskey (ברירת המחדל): אירוע חדש מ-Google נכנס כפגישה בלי ליד. תצוגה ביומן בלבד (לא פגישה): האירוע מוצג באפור ביומן הפגישות של Taskey, עם הכיתוב יומן גוגל (תצוגה בלבד), ולא נספר כפגישה. לחיצה עליו נותנת להפוך לפגישה ב-Taskey או פתיחה בגוגל. מתאים כשביומן יש גם אירועים פרטיים.
יומן יעד	לאיזה יומן עולות הפגישות. ברירת המחדל, primary, היא היומן הראשי של החשבון. בחיבור דו-כיווני השאירו primary, כי הקליטה של עדכונים מ-Google נפתחת על היומן הראשי.
פעיל	מושבת עוצר את הסנכרון של החיבור בלי לנתק אותו.

מצב החיבור מופיע מתחת לכתובת החשבון:

מצב	מה זה אומר
פעיל (ירוק)	הסנכרון עובד לפי כיוון הסנכרון.
ממתין לסנכרון (כתום)	הקליטה של עדכונים מ-Google ממתינה לחידוש. המערכת מחדשת אותה לבד כל שעה.
מושבת (אפור)	הסנכרון של החיבור הושבת בלי לנתק אותו. החזירו את פעיל לפעיל.
שגיאה בסנכרון האחרון / לא עובד · נדרש חיבור מחדש (אדום)	מתחת לחיבור מופיע הסבר. אם מופיע הכפתור חיבור מחדש, לחצו עליו והתחברו שוב ל-Google.

5. לשונית הגדרות

• הפעלת סנכרון יומן גוגל: המתג הראשי של הסנכרון.
• סנכרון משימות ליומן: הדליקו אם רוצים שגם המשימות יעלו ליומן (סעיף 2).

לא מכבים את המתג הראשי כדי לעצור לזמן קצר. כיבוי הפעלת סנכרון יומן גוגל עוצר את הסנכרון, וגם נועל שוב את כרטיס יומן גוגל (בטא, לפתיחה יש לפנות לתמיכה). מסך ההגדרות כבר לא נפתח, ורק התמיכה יכולה להפעיל אותו מחדש. רוצים לעצור לזמן קצר? העבירו את פעיל למושבת בלשונית יומן ראשי.

Google Meet וזימון ללקוח:

מתג	מה עושה
צור לינק Google Meet אוטומטית	כל פגישה חדשה מקבלת קישור Meet, שמצורף לאירוע ביומן ונכנס גם לתזכורות ולזימון ללקוח. כבוי: קישור נוצר רק כשמסמנים אותו בפגישה.
הזמן את הליד לפגישה אוטומטית	בפגישות שנוצרות בלי חלון בחירה (API, בוט וואטסאפ, חלון שינוי סטטוס), המייל של הליד נוסף כמשתתף, ו-Google שולח לו זימון. בפגישה שקובעים ידנית בוחרים את זה בחלון הפגישה.

תזכורות באירוע: בחרו אילו תזכורות יתווספו לכל פגישה ומשימה שמסונכרנות ליומן: כמה דקות, שעות או ימים לפני, וכהתראה בטלפון או כמייל. עד 5 תזכורות. לחצו שמירת תזכורות. השינוי חל רק על אירועים חדשים.

פגישות שנוספו ישירות ביומן גוגל: אצל מי הן יופיעו במערכת? בחרו את הנציג שאליו ייכנסו פגישות שנקבעו ישירות ב-Google. לא בחרתם? הן יופיעו אצל מי שחיבר את היומן. בחשבון עם משתמש אחד הכרטיס לא מופיע.

6. יומן לכל נציג

כברירת מחדל כל הפגישות נכנסות ליומן הראשי. אפשר גם לתת לנציג לסנכרן ליומן Google שלו:

1. עברו ללשונית יומנים אישיים, והדליקו יומן גוגל נפרד לכל נציג.
2. הלשונית מתרעננת, ונוספים הכרטיסים יומנים אישיים של נציגים וחיבור יומן אישי לנציג.
3. לחצו חיבור יומן אישי והתחברו ל-Google כמו בסעיף 3.

הפגישות של נציג עם יומן אישי עולות ליומן שלו. הפגישות של כל השאר ממשיכות ליומן הראשי. ליומן אישי יש אותם פקדים כמו ליומן הראשי (סעיף 4).

יומן אישי לנציג אחר הכפתור מחבר את חשבון Google של מי שלחץ עליו, ורק מנהל החשבון נכנס למסך הזה. לחיבור היומן של נציג אחר פנו לתמיכה. בחלון של Google יתחברו לחשבון Google של אותו נציג.

7. אחרי החיבור: בתוך הפגישות

בלשונית פגישות של הליד:

• התגית מסונכרן מסמנת פגישה שכבר נמצאת ביומן Google.
• כפתור Google עם החצים שולח את הפגישה ליומן, או מעדכן אותה שם. שימושי לפגישה שנקבעה לפני החיבור. הכפתור מופיע למי שיש לו הרשאת עריכה בפגישות.

בקביעת פגישה חדשה נוספות שתי תיבות:

• שלח זימון ללקוח ליומן גוגל: מסומנת כשיש לליד מייל. Google שולח ללקוח זימון. אין מייל לליד? הקלידו אחד, והוא יישמר גם בכרטיס הליד.
• צור לינק Google Meet לפגישה: מסומנת מראש אם הדלקתם צור לינק Google Meet אוטומטית (סעיף 5).

בחלון של פגישה קיימת:

• אין עדיין קישור Meet? לחצו צור לינק Google Meet.

• יש קישור? הוא מופיע בחלון, ולידו כפתור להעתקה. זה הקישור שנשלח גם בתזכורות.
• באזור משתתפים ביומן גוגל רואים מי מוזמן לאירוע. הזמנת הלקוח מוסיפה את המייל של הליד. כדי להזמין עוד אנשים, הקלידו אימיילים (כמה, מופרדים בפסיק) ולחצו הוספה ושליחת זימון. ה-✕ ליד משתתף מסיר אותו, ו-Google שולח לו הודעת ביטול.

גם לינק קביעת הפגישה נעזר בחיבור:

• שעות שתפוסות ביומן Google המחובר לא מוצעות ללקוחות.
• בכל סוג פגישה אפשר לסמן Google Meet, וכל פגישה שנקבעת דרך הלינק תקבל קישור Meet אוטומטי.

8. ניתוק

1. הגדרות → חיבורים למערכות → יומן גוגל → הגדרות.
2. בלשונית יומן ראשי (או יומנים אישיים) לחצו ניתוק, ואשרו.

הסנכרון נעצר. אירועים שכבר נוצרו ביומן Google נשארים שם. אפשר גם להסיר את הגישה של Taskey מתוך הגדרות האבטחה של חשבון Google.

9. לידים ל-Google Sheets

רוצים שכל ליד חדש, או כל שינוי סטטוס, ייכתב לגיליון? יש שתי דרכים:

• חיבור ישיר (מומלץ): טריגר עם פעולת Webhook שולח את הליד לסקריפט קטן בגיליון. חינם, בלי כלי חיצוני. המדריך המלא: חיבור לידים ל-Google Sheets.
• דרך Make.com: כשרוצים לחבר גם מערכות נוספות או לבנות תהליך מורכב. ראו חיבור Make.com.

שימושים נפוצים: גיבוי אוטומטי, דוחות ב-Sheets, ושיתוף נתונים עם רואה החשבון או יועץ.

10. פתרון בעיות

תופעה	מה עושים
על כרטיס יומן גוגל כתוב לפתיחה יש לפנות לתמיכה	ודאו שנכנסתם כמנהל החשבון הראשי. רק הוא רואה את הכרטיס פתוח. עדיין נעול? החיבור לא נפתח בחשבון, או שהמתג הפעלת סנכרון יומן גוגל כובה. פנו לתמיכה.
אחרי החיבור מופיעה הודעה שחסרה הרשאה ליומן	בחלון של Google לא סומנה התיבה של היומן. התחברו שוב וסמנו ✓ (סעיף 3).
פגישות לא עולות ליומן	ודאו שמצב החיבור לא מושבת, ושכיוון הסנכרון לא נכנס בלבד. פגישה שנקבעה לפני החיבור: לחצו על כפתור הסנכרון בכרטיס הפגישה (סעיף 7), או העברת פגישות קיימות לכל הפגישות העתידיות.
אירועים מ-Google לא נכנסים ל-Taskey	כיוון הסנכרון צריך להיות דו-כיווני או נכנס בלבד. אירוע חדש נכנס כפגישה בלי ליד, אצל הנציג שבחרתם בסעיף 5. בתצוגה ביומן בלבד הוא מופיע רק ביומן הפגישות ולא ברשימת הפגישות.
מחקתי אירוע ב-Google והפגישה עדיין ב-Taskey	זה מכוון: מחיקה ב-Google לא מבטלת פגישה ב-Taskey. בטלו או מחקו אותה ב-Taskey.
האירועים נכנסים ליומן הלא נכון	הפגישות עולות ליומן שביומן יעד, ברירת המחדל היא היומן הראשי של החשבון המחובר. חיברתם חשבון Google לא נכון? לחצו ניתוק וחברו את החשבון הנכון.
מצב החיבור אדום	קראו את ההסבר מתחת לחיבור. החיבור נכשל, למשל אחרי החלפת סיסמה ב-Google או הסרת הגישה? לחצו חיבור מחדש.

שאלות נפוצות

אפשר להיכנס ל-Taskey עם חשבון Google? לא. הכניסה היא עם שם משתמש וסיסמה. להגנה נוספת הפעילו אימות דו-שלבי, גם עם Google Authenticator.

מה Google רואה? רק את מה שמסונכרן ליומן. בפגישה: שם הפגישה, התיאור שלה, המועד, שם הליד, הטלפון והאימייל, וגם המשתתפים שהזמנתם. סיכום הפגישה לא נשלח. במשימה: רק הכותרת והתיאור של המשימה. לינק קביעת הפגישה בודק ביומן המחובר אילו שעות תפוסות. שאר הנתונים ב-Taskey לא עוברים ל-Google.

הלקוח יקבל זימון לבד? רק אם סימנתם שלח זימון ללקוח ליומן גוגל בפגישה, לחצתם הזמנת הלקוח בחלון הפגישה, או הדלקתם הזמן את הליד לפגישה אוטומטית לפגישות שנוצרות אוטומטית. בכל המקרים צריך מייל לליד.

אפשר לסנכרן גם ל-Outlook? סנכרון אוטומטי קיים רק מול Google. בחשבון שמוגדר לעבוד עם Outlook, הכפתור הוספה ליומן מוסיף פגישה בודדת ליומן Outlook.