סטטוסים, פייפליין וחלונות קופצים
איך יוצרים ועורכים סטטוסים, מחייבים את הנציג בהערה, בתאריך חזרה או בסיבה כשהוא משנה סטטוס, סוגרים עסקה עם רכישה ישר מהסטטוס, ורואים את הלידים כלוח פייפליין.
כל ליד נמצא בסטטוס שמראה איפה הוא בתהליך: ליד חדש, אין מענה, נקבעה פגישה, נסגר... המדריך מסביר איך בונים את רשימת הסטטוסים, איך מחייבים את הנציג לתעד כשהוא משנה סטטוס, ואיך רואים את כל התהליך בלוח פייפליין.
1. איפה מגדירים סטטוסים
- עברו עם העכבר על לידים בסרגל העליון.
- בקבוצה הגדרות לחצו עריכת סטטוסים.
נפתח המסך הגדרות לידים, בלשונית סטטוסים. באותו תפריט, הגדרות פותח את אותו מסך בלשונית הראשונה. כל מה שקשור לסטטוסים נמצא בלשוניות האלה:
| לשונית | מה יש בה |
|---|---|
| סטטוסים | רשימת הסטטוסים: יצירה, שם, צבע, מי יכול לשנות |
| הגדרות סטטוסים | סדר הסטטוסים, והסטטוס שמקבל ליד חדש, ליד מיובא וליד ממוזג (סעיף 4) |
| פייפליין | השלבים שמוצגים בלוח הפייפליין |
| חוקי שינוי סטטוס | חלונות קופצים בשינוי סטטוס, וסיבות לליד לא רלוונטי |
| התראות חזרה לליד | חלונית התראה כשמגיע הזמן לחזור לליד (סעיף 12) |
| סגירת עסקה | חלון הרכישה שנפתח כשליד עובר ל"נסגר" |
הרשאה: המסך הגדרות לידים נפתח למנהל החשבון, או לתפקיד שיש לו הרשאה לערוך תפקידים (תפקידים ← עריכה). כדי לראות את לשוניות הסטטוסים צריך גם את ההרשאה עריכת סטטוסים. מי שיש לו רק עריכת סטטוסים יראה את הקישור בתפריט, אבל המסך לא ייפתח לו. ראו צוותים, תפקידים והרשאות.
2. רשימת הסטטוסים
| עמודה | מה עושים בה |
|---|---|
| שם | לחיצה על השם משנה אותו |
| פעיל | סטטוס לא פעיל יורד מרשימות הבחירה. לידים שכבר נמצאים בו נשארים בו |
| צבע | לחיצה על הצבע מחליפה אותו. זה הצבע של הסטטוס בטבלת הלידים |
| המשכי טיפול | כן המשך טיפול: ליד בסטטוס הזה נכנס לרשימת המשכי טיפול כשמגיע תאריך החזרה שלו. לא המשך טיפול: הוא לא ייכנס לשם, למשל "נסגר". הקישור שמתחת לערך מחליף אותו. בחשבון עם יותר מ-5 משתמשים מופיעה כאן רשימת תפקידים, עם הקישורים לבחור את כל התפקידים ולהסיר את כל התפקידים, ואפשר לבחור לאילו תפקידים הסטטוס נחשב המשך טיפול |
| תפקיד שיכול לשנות לסטטוס | מי יכול להעביר ליד לסטטוס הזה. כל התפקידים אומר שכולם יכולים. ערך ריק (Empty) אומר שאף תפקיד לא יכול לבחור את הסטטוס ידנית. בצילום זה ייבוא ליד, הסטטוס שליד מקבל כשמייבאים אותו מקובץ |
| אייקון ההעתקה | משכפל את הסטטוס |
| אייקון הברק | מופיע כשמודול הטריגרים פעיל. טריגר שרץ כשליד עובר לסטטוס הזה. ברק צהוב: אין טריגר, ולחיצה יוצרת אותו. ברק ירוק עם מספר: יש טריגר, והמספר הוא כמות הפעולות שלו |
סטטוס לא מוחקים, מכבים. לחצו על המתג בעמודה פעיל. הסטטוס עובר לתחתית הרשימה ונצבע באדום, ואפשר להחזיר אותו בכל רגע.
סדר הסטטוסים קודם הפעילו סדר מותאם אישית בלשונית הגדרות סטטוסים ורעננו את הדף. עכשיו אפשר לגרור שורה בחצים שבתחילתה, והסדר הזה יקבע את סדר הסטטוסים ברשימות הבחירה. בלי ההגדרה הרשימות ממוינות לפי צבע ואז לפי שם, והגרירה לא עובדת.
3. הוספת סטטוס
- לחצו הוספת סטטוס שליד הכותרת לידים - עריכת סטטוסים.
- מלאו שם סטטוס, בחרו צבע, ובשדה המשך טיפול בחרו כן או לא (ההסבר בטבלה למעלה).
- לחצו שמירת סטטוס.
סטטוס חדש פתוח לכל התפקידים. אפשר להגביל אותו אחר כך בעמודה תפקיד שיכול לשנות לסטטוס.
רשימה קצרה עובדת טוב יותר. כל סטטוס צריך לענות על השאלה "מה הצעד הבא עם הליד הזה?". למשל: ליד חדש ← אין מענה ← המשך טיפול ← נקבעה פגישה ← נשלחה הצעת מחיר ← נסגר, ולצד זה "לא נסגר" ללידים שירדו.
4. הגדרות סטטוסים: ברירות מחדל וסדר
בלשונית הגדרות סטטוסים:
- סדר מותאם אישית: מאפשר לגרור שורות ברשימת הסטטוסים (אחרי רענון), ורשימות הבחירה מציגות את הסטטוסים לפי הסדר שגררתם.
- סטטוס ליד מקובץ: הסטטוס שמקבל ליד שמיובא מקובץ.
- סטטוס ליד ממוזג: הסטטוס שמקבל הליד הראשי כשממזגים לידים כפולים בכפתור מיזוג של כולם (פרטים בהמשך הסעיף).
- סטטוס ליד חדש: הסטטוס שמקבל כל ליד חדש.
- שינוי לליד חדש בשיוך: כשמשייכים ליד לנציג, הוא חוזר אוטומטית לסטטוס ליד חדש.
סטטוס ליד ממוזג: מתי הוא משתנה
כשאותו לקוח נכנס כמה פעמים עם אותו טלפון, אפשר לאחד את הלידים: בתפריט לידים, תחת כלים, לחצו מיזוג רשומות. במסך יש שתי דרכים למזג:
| דרך | הסטטוס של הליד הראשי |
|---|---|
| מיזוג בכרטיס של טלפון אחד, אחרי שבוחרים ליד ראשי | לא משתנה. הליד שבחרתם שומר על הסטטוס שלו |
| מיזוג של כולם בראש המסך | משתנה לסטטוס ליד ממוזג. אם השדה ריק, הסטטוס לא משתנה |
בחרו כאן סטטוס שאומר לנציג "תבדוק את הליד הזה שוב", למשל המשך טיפול, כדי שלידים שאוחדו יחזרו לטיפול. כל השלבים של המיזוג: מיזוג לידים כפולים.
5. חלונות קופצים בשינוי סטטוס
אפשר לחייב את הנציג לתעד לפני שהסטטוס משתנה. כשהוא בוחר סטטוס שמוגדר כאן, נפתח חלון, והסטטוס משתנה רק אחרי שהוא ממלא אותו.
| אפשרות | מה נפתח לנציג | בדוגמה בצילום |
|---|---|---|
| תגובה + תאריך חזרה + משימה | חלון שיחת פולואפ: תאריך חזרה והערה, ונפתחת לו משימה לאותו מועד | המשך טיפול |
| חובה להוסיף הערה | חלון עם הערה שחובה למלא | לא הופיע לפגישה, נשלחה הצעת מחיר |
| חובה להוסיף פגישה | חלון קביעת פגישה | נקבעה פגישה |
יש עוד שני חלונות: בחירת סיבה לליד שירד, שמוגדרת באותה לשונית בכרטיס אחר (סעיף 6), וחלון סגירת עסקה, שמוגדר בלשונית סגירת עסקה (סעיף 7).
הגדרה
- פתחו את הלשונית חוקי שינוי סטטוס. הכרטיס הראשון הוא חלון קופץ בשינוי סטטוס.
- לחצו על השדה של האפשרות הרצויה. נפתחת רשימת הסטטוסים.
- סמנו את הסטטוסים ולחצו על כפתור ה-V הכחול. ההגדרה נשמרת מיד.
איך זה נראה לנציג
שיחת פולואפ (תגובה + תאריך חזרה + משימה):
- תאריך חזרה לליד: ברירת המחדל היא בעוד שעה. בוחרים מתי לחזור ללקוח.
- הערה: חובה. מה היה בשיחה.
- בשמירה הסטטוס משתנה, ההערה נכנסת לכרטיס הליד, תאריך החזרה מתעדכן ונפתחת משימה לנציג לאותו מועד.
- לא לצור משימה אוטומטית: שומר את ההערה ואת הסטטוס בלי משימה, ובלי לעדכן את תאריך החזרה.
- הוסף ליומן גוגל: פותח ביומן Google שלכם אירוע מוכן לאותו מועד.
חובה להוסיף הערה: שדה הערה אחד, והסטטוס משתנה בשמירה.
חובה להוסיף פגישה: נפתח חלון קביעת פגישה, עם הנציג, התאריך, השעות הפנויות ביומן שלו וסוג הפגישה. קביעת פגישה שומרת את הפגישה ומשנה את הסטטוס. אם אין צורך בפגישה, שינוי סטטוס ללא קביעת פגישה משנה רק את הסטטוס. עוד על פגישות: ניהול פגישות.
מתי החלונות לא נפתחים החלונות נפתחים כששינוי הסטטוס נעשה בטבלת הלידים או בכרטיס הליד. בשינוי סטטוס לכמה לידים יחד (סעיף 8), ובגרירת כרטיס בפייפליין (סעיף 9), הסטטוס משתנה מיד, בלי חלון.
6. ליד שירד: בחירת סיבה
לסטטוסים של לידים שירדו, כמו "לא נסגר" או "לא רלוונטי", אפשר לחייב בחירת סיבה. נפתח החלון נא לכתוב למה הליד לא רלוונטי:
- בחירת סיבה: חובה, מתוך הרשימה שלכם.
- הערה חופשית: לא חובה.
הסיבה נשמרת בשדה סיבת עזיבה של הליד, ומופיעה גם בתגובה שנכנסת לכרטיס. מי שיש לו הרשאה לערוך סטטוסים רואה בחלון גם קישור עריכת סיבות סטטוס לא רלוונטי.
הגדרת הסיבות
בלשונית חוקי שינוי סטטוס, בכרטיס סטטוס לא רלוונטי:
- חובה לבחור סיבה: הסטטוסים שפותחים את החלון.
- הסתרת תאריך חזרה: בטבלת הלידים לא יוצג תאריך חזרה ללידים בסטטוסים האלה. מתאים ללידים שלא חוזרים אליהם.
מתחת לכרטיס נמצאת טבלת הסיבות: המתג פעיל מכבה או מדליק סיבה, החצים משנים את הסדר, והכפתור הוספה סיבות לליד לא רלוונטי מוסיף סיבה.
רוצים לראות את הסיבות בטבלה? בלשונית עמודות טבלה הפעילו עמודת סיבת עזיבה, ותראו בטבלה למה כל ליד ירד.
7. סגירת עסקה: רכישה ישר מהסטטוס
כשמודול הרכישות פעיל וליד עובר ל"נסגר", נפתח חלון נסגר - פרטי העסקה. ממלאים בו את הרכישה בלי לעבור למסך הרכישות:
- נציג שמכר: מסומן הנציג שמשנה את הסטטוס. אפשר לבחור נציג אחר.
- פרטי רכישה: מוצר מהמחירון, או טקסט חופשי / מוצר אחר, ואז כמות, מחיר יחידה וכולל מע"מ. הוסף פריט מוסיף עוד שורה.
- אמצעי תשלום: חובה. אם בהגדרות הרכישות הופעל לבטל סוג תשלום, השדה לא מופיע.
- מספר תשלומים: מופיע רק כשבהגדרות הרכישות, בלשונית עמודות טבלה, מופעל מספר תשלומים.
- הערות לעסקה: לא חובה.
- בתחתית מתעדכן הסיכום: סה"כ, מע"מ וסה"כ לתשלום.
הכפתורים:
| כפתור | מה קורה |
|---|---|
| סגירת עסקה | הרכישה נשמרת והליד עובר ל"נסגר" |
| עידכון לסטטוס נסגר בלבד (ללא רכישה) | רק הסטטוס משתנה, בלי רכישה |
| דלג | החלון נסגר והסטטוס לא משתנה |
| הוספת רכישה עם הנחה והערות | פותח את מסך הרכישה המלא, עם הנחות |
אחרי סגירת עסקה מופיע חלון העסקה נסגרה!: סיכום העסקה, ושתי הודעות מוכנות, סיכום של נציג וסיכום הודעה ללקוח. אפשר לערוך אותן בחלון ולהעתיק בכפתורי ההעתקה.
ההגדרות: לשונית סגירת עסקה
| הגדרה | מה היא עושה |
|---|---|
| סטטוס ברירת מחדל - ליד שנסגר | איזה סטטוס הוא "נסגר". עליו נפתח החלון, ואליו עובר ליד כשמוסיפים לו רכישה |
| ביטול חובת רכישה | מעבר ל"נסגר" לא יפתח את חלון הרכישה |
| לא לשנות סטטוס ברכישה | הוספת רכישה ממסך הרכישות לא תעביר את הליד ל"נסגר" |
| סטטוסים נוספים לחלון רכישה | עוד סטטוסים שיפתחו את אותו חלון, למשל "שולמה מקדמה" |
את נוסח שתי הודעות הסיכום עורכים בהגדרות רכישות, בלשונית הודעת סיכום עסקה. ראו רכישות.
גם בפגישות בהגדרות הפגישות, בלשונית רכישה בשינוי סטטוס פגישה, אפשר להפעיל חלון סגירת עסקה בשינוי סטטוס פגישה. אז גם פגישה שעוברת לסטטוס עם התוצאה "נסגרה עסקה" פותחת את אותו חלון.
8. שינוי סטטוס בטבלת הלידים
- בעמודה סטטוסים לחצו על הסטטוס של הליד.
- בחרו את הסטטוס החדש מהרשימה.
- אם לסטטוס מוגדר חלון קופץ, מלאו אותו ושמרו.
אותה רשימה נמצאת גם בכרטיס הליד, ליד תיבת התגובה. ברשימה מופיעים רק הסטטוסים שהתפקיד שלכם רשאי להעביר אליהם.
כמה לידים יחד
- סמנו את הלידים בתיבות שבתחילת השורות. בתחתית המסך נפתח סרגל הפעולות.
- לחצו שנה סטטוס ובחרו סטטוס. יש שם תיבת חיפוש.
- לחצו בצע.
אחרי הביצוע מופיעה לכמה שניות הודעה עם הכפתור בטל, שמחזיר את השינוי. עוד על הסרגל: פעולות רוחביות.
שינוי קבוצתי עוקף את החוקים בשינוי סטטוס לכמה לידים יחד לא נפתחים החלונות הקופצים, לא רצים טריגרים של שינוי סטטוס, וסימון הדחיפות (הכוכב) יורד מהלידים. כדי להשתמש בסרגל צריך בתפקיד את ההרשאה שיוך בלידים.
9. פייפליין: הלידים כלוח קנבן
פתחו את פייפליין בסרגל העליון, או לחצו על כפתור העמודות ליד ליד חדש בראש טבלת הלידים. הכפתור הזה מופיע במחשב, לא בטלפון, וכשהפייפליין הראשי פעיל.
- כל עמודה היא שלב, ולידה מספר הלידים שבו.
- כל כרטיס הוא ליד: שם, תאריך חזרה, טלפון, ועיגול עם שתי האותיות הראשונות בשם הנציג. לחיצה על כרטיס פותחת את כרטיס הליד.
- גוררים כרטיס לעמודה אחרת והסטטוס משתנה מיד. בגרירה לא נפתחים החלונות הקופצים, אבל טריגרים של שינוי סטטוס כן רצים.
- מי שאין לו הרשאה לראות את כל הלידים רואה בפייפליין רק את הלידים שמשויכים אליו.
הגדרת הפייפליין
- בלשונית פייפליין הפעילו את הפעלת פייפליין. בשדה שם הפייפליין אפשר לתת לו שם משלכם, שיופיע בכפתור שבסרגל ובלוח.
- בכל שלב בחרו את הסטטוס של העמודה. שלב שבו מופיע "לא נבחר סטטוס" לא יוצג בלוח. אחרי שממלאים שלבים ומרעננים את הדף, נוספים שדות לשלבים הבאים, עד 20.
- צביעת עמודות בצבע הסטטוס צובעת כל עמודה בצבע של הסטטוס שלה.
כדאי להשאיר מחוץ לפייפליין סטטוסים של לידים שירדו, כמו "לא נסגר", כדי שהלוח יציג רק לידים בתהליך.
עוד פייפליין
מתחת לפייפליין הראשי יש כרטיס פייפליין 2, והכפתור הוסף פייפליין מוסיף עוד, עד עשרה. לכל פייפליין שם, שלבים ומתג הפעלה משלו, וכל פייפליין פעיל מקבל כפתור משלו בסרגל העליון. זה שימושי כשיש שני תהליכים, למשל מכירה וקליטת לקוח.
כל הפייפליינים מציגים את אותם לידים, כל אחד לפי השלבים שלו.
10. היסטוריית שינויי הסטטוס של ליד
בכרטיס הליד לחצו על הלשונית שינוי סטטוסים. לכל שינוי רואים את שם הנציג ששינה, את סטטוס קודם, את סטטוס לאחר שינוי ואת זמן שינוי סטטוס.
עוד על הכרטיס: כרטיס ליד.
11. חיבור סטטוסים לטריגרים
טריגר עושה משהו לבד כשליד עובר לסטטוס: שולח וואטסאפ, פותח משימה, מעביר את הפרטים ל-Make ועוד.
- מרשימת הסטטוסים: לחצו על הברק הצהוב בשורת הסטטוס ואשרו. נוצר טריגר "שינוי סטטוס ליד" לסטטוס הזה, ונשאר להוסיף לו פעולות בדף הטריגרים.
- מדף הטריגרים: הוספת טריגר חדש, סוג הפעלה שינוי, ובהגדרות הטבלה לידים, השדה סטטוס והערך הרצוי.
המדריך המלא: טריגרים ואוטומציות.
12. התראת חזרה לליד
חלונית שקופצת לנציג כשמגיע הזמן לחזור לליד שלו. ההגדרה נמצאת בלשונית התראות חזרה לליד:
- בהגדרות לידים עברו ללשונית התראות חזרה לליד.
- הפעילו את הקפצת חלונית התראה.
- לחצו על השדה סטטוסים להקפצת התראה ובחרו את הסטטוסים שבהם חוזרים ללקוח, למשל המשך טיפול, אין מענה 1 ואין מענה 2. בלי סטטוסים החלונית לא קופצת לאף אחד.
- משתמש שלא צריך את החלונית? בחרו אותו בשדה ביטול התראה למשתמשים. בצילום, החלונית לא תקפוץ למיכל.
מה הנציג רואה
בכל פעם שנטען מסך במערכת נבדקים הלידים שמשויכים אליו, בסטטוסים שבחרתם, שתאריך החזרה שלהם הוא בין שעתיים אחורה ל-5 דקות קדימה. אם יש כאלה, קופצת החלונית:
- עד 10 לידים, המוקדם קודם. שעה באדום היא שעה שכבר עברה.
- לחיצה על השם פותחת את הליד בלשונית חדשה. את תאריך החזרה ואת הסטטוס אפשר לשנות ישר מהחלונית.
- להציג את כל הלידים בטבלה פותח את הלידים שלכם בסטטוסים האלה, עם תאריך חזרה עד היום.
- החלונית חוזרת בכל מעבר מסך, עד שמעדכנים לליד תאריך חזרה או סטטוס, או עד שעוברות שעתיים מתאריך החזרה. ליד שפספסתם מחכה בהמשכי טיפול.
- ליד בלי נציג לא מופיע בחלונית של אף אחד, וגם מנהל רואה בה רק את הלידים שמשויכים אליו.
עוד על המשכי טיפול ותאריך חזרה: ניהול לידים.
שאלות נפוצות
ש: מה ההבדל בין סטטוס לא פעיל למחיקה? ת: אין מחיקה. סטטוס לא פעיל לא מופיע ברשימות הבחירה, אבל לידים שכבר נמצאים בו נשארים בו, והוא עדיין מוצג להם בטבלה. אפשר להפעיל אותו שוב בכל רגע.
ש: נציג לא רואה סטטוס ברשימה. למה? ת: או שהסטטוס לא פעיל, או שהתפקיד של הנציג לא מסומן בעמודה תפקיד שיכול לשנות לסטטוס.
ש: הגדרתי חלון קופץ, והנציג שינה סטטוס בלי חלון. איך? ת: כנראה בשינוי קבוצתי מסרגל הפעולות או בגרירה בפייפליין. שם החלונות לא נפתחים.
ש: איך רואים כמה לידים יש בכל סטטוס? ת: בפייפליין, ליד השם של כל עמודה. בטבלת הלידים אפשר לסנן לפי סטטוס בכותרת העמודה סטטוסים, ראו פילטרים בטבלת הלידים.
ש: אפשר לשנות את סדר הסטטוסים? ת: כן. קודם מפעילים סדר מותאם אישית בלשונית הגדרות סטטוסים ומרעננים, ואז גוררים את השורות בחצים ברשימת הסטטוסים. בלי ההגדרה אי אפשר לגרור.
ש: החלונית "הגיע תאריך החזרה" קופצת לנציג בכל מסך. איך מפסיקים? ת: מעדכנים לליד תאריך חזרה חדש או סטטוס, ישר מהחלונית. נציג שלא צריך את החלונית בכלל: בחרו אותו בביטול התראה למשתמשים (סעיף 12).