ריטיינרים והוראות קבע

ריטיינר הוא הסכם עם לקוח שמשלם כל חודש סכום קבוע, למשל ניהול קמפיינים, תחזוקת אתר או מנוי. בטסקי פותחים ריטיינר על כרטיס הלקוח, ובכל מועד חיוב רושמים את התשלום (או מחייבים אשראי, אם קארדקום מחובר). המערכת זוכרת מתי החיוב הבא, מראה מי לא שילם, ומסכמת את ההכנסה החודשית הקבועה.

מה	איפה
כל הריטיינרים	ריטיינרים בסרגל העליון
ריטיינר חדש	ריטיינר חדש במסך הריטיינרים, או הלשונית ריטיינרים בכרטיס הליד
רישום או חיוב של תשלום חודשי	הסמל בעמודה חיוב חוזר
מי לא שילם	חייבים בסינון של מסך הריטיינרים
הכנסה חודשית קבועה	לוחות בקרה → דשבורד ריטיינרים
הגדרות	גלגל השיניים במסך הריטיינרים (עם הרשאת תפקידים → עריכה)
כל הלקוחות המשלמים, גם בלי ריטיינר	לקוחות בסרגל העליון (מודול נפרד, סעיף 12)

1. הפעלת המודול

את המודול מפעיל מנהל החשבון הראשי:

1. בסרגל העליון לחצו הגדרות, ובקבוצה ניהול לחצו מודולים.
2. בקבוצה פרימיום מצאו את הכרטיס ריטיינרים והפעילו את המתג.

מרגע זה מופיע בסרגל העליון הכפתור ריטיינרים, לכל מי שיש לו הרשאת צפייה בריטיינרים (סעיף 13).

הכרטיס נעול? ריטיינרים כלולים בחבילת פרימיום ומעלה (החבילות). במסלול מותאם אישית מודולים נפתחים מול התמיכה. הלשונית ריטיינרים בכרטיס הליד מופיעה כשגם מודול הרכישות פעיל.

2. מסך הריטיינרים

לחצו ריטיינרים בסרגל העליון. כל שורה היא ריטיינר: הלקוח, הנציג המטפל, השירותים, הסכום החודשי (לפני מע"מ וכולל מע"מ), סוג התשלום, תאריך הרכישה האחרונה ות.חיוב הבא.

• לחיצה על שם הלקוח פותחת את כרטיס הליד.
• שורה צהובה: מועד החיוב עבר ועוד לא נרשם תשלום. ריטיינר בהקפאה מסומן בגוון כתום בהיר, קרוב לצהוב, ובמקום תאריך החיוב כתוב בהשהייה. שורה אדומה: לקוח שעזב או חייב.
• בסרגל של המסך יש חיפוש, מעבר בין עמודים, ייצוא לאקסל וגלגל השיניים של ההגדרות.
• ללקוח יכולים להיות כמה ריטיינרים. כשמספר הלקוחות שונה ממספר הריטיינרים, הוא מופיע ליד הכותרת.

לחצו על סמל שלושת הקווים ליד הכותרת כדי לפתוח את סינון:

• כל הריטיינרים - הפעילים והחדשים. זה גם מה שנפתח כשנכנסים למסך.
• פעילים, בהקפאה, חייבים, עוזבים - לפי הסטטוס (סעיף 5). ליד כל אחד מופיע מספר הריטיינרים.
• קטגוריות וסינון מתקדם - סינון לפי קטגוריית מוצר ולפי העמודות של הטבלה.

3. פתיחת ריטיינר ללקוח

1. במסך הריטיינרים לחצו ריטיינר חדש.

2. הקלידו לפחות 2 תווים משם הלקוח, מהטלפון או מהמייל, ולחצו על הלקוח ברשימה. הלקוח לא נמצא? הוסיפו אותו קודם כליד חדש.

3. נפתח הטופס ריטיינר חדש. למעלה מופיעים שם הלקוח, הטלפון והסה"כ חודשי. בכרטיס פרטי לקוח מופיעים שדות מכרטיס הליד. מה שתשנו כאן נשמר גם בכרטיס הליד.

4. בכרטיס פרטי ריטיינר בחרו אמצעי תשלום. זה שדה חובה.
5. בתנאי סגירה כתבו מה סוכם, למשל תקופת התחייבות. זה לא חובה.
6. בפריטים בחרו מוצר שנמכר מהקטלוג. המחיר נכנס לבד מהגדרות המוצר, ואפשר לשנות אותו. שירות שלא בקטלוג? בחרו ✏️ טקסט חופשי / מוצר אחר וכתבו את שמו.
7. קבעו כמות ומחיר ליחידה, וסמנו כולל מע"מ אם המחיר כולל מע"מ. לשירות נוסף לחצו הוספת פריט. למטה מחושבים סה"כ חודשי, מע"מ וסה"כ לתשלום.

8. בתחתית הטופס לחצו הוספת ריטיינר ואשרו.

אי אפשר לשמור ריטיינר בלי אמצעי תשלום, בלי פריט אחד לפחות, או עם פריט במחיר אפס. שדה חסר מסומן באדום. שדה חובה מכרטיס הליד עוצר את השמירה? ראו שדות מותאמים אישית.

תבניות מוכנות שמרתם הצעת מחיר כתבנית (שמור כתבנית)? בטופס הריטיינר מופיע גם הכרטיס תבניות מוכנות. לחיצה על תבנית ממלאת את הפריטים שלה. עוד בנושא: הצעות מחיר.

אחרי השמירה: נציג ותאריך חיוב

המסך נפתח על הלקוח, עם הריטיינר החדש. השלימו שני דברים בשורה:

1. בעמודה נציג מטפל לחצו על + ובחרו נציג. הטופס לא קובע נציג.
2. בעמודה ת.חיוב הבא לחצו שינוי תאריך, בחרו מהרשימה או בבחירת תאריך ושעה, ולחצו שמור תאריך.

ריטיינר בלי תאריך חיוב מופיע בחייבים כל עוד לא נקבע ת.חיוב הבא, הריטיינר נחשב כמי שמועד החיוב שלו עבר: השורה צהובה והוא נספר בחייבים. אפשר גם לרשום מיד את התשלום הראשון (סעיף 4). כך נקבע גם החיוב הבא: חודש אחרי תאריך הפתיחה.

מכרטיס הליד

בכרטיס הליד פתחו את הלשונית ריטיינרים ולחצו הוספת ריטיינר. נפתח אותו טופס, בתוך הכרטיס. באותה לשונית מופיעים הריטיינרים של הלקוח, וטבלה לפי חודשים עם הרכישות שנרשמו. בצד הכרטיס מופיע סיכום: נציג, סוג תשלום, חיוב הבא, סכום ותנאי סגירה, ושינוי סטטוס להקפאה ולביטול.

4. החיוב החודשי

טסקי לא מחייבת לבד. בכל מועד חיוב רושמים את התשלום מהריטיינר, או מחייבים משם כרטיס אשראי כשקארדקום מחובר. כך נוצרת רכישה בכרטיס הלקוח, ותאריך החיוב הבא מתקדם.

1. בשורת הריטיינר לחצו על הסמל בעמודה חיוב חוזר (כשמעבירים עליו את העכבר מופיע בצע חיוב).

2. נפתח החלון יצירת רכישה חוזרת, עם הפריטים והסכומים של הריטיינר. אפשר לשנות סכום או כמות לחודש הזה בלבד. הריטיינר עצמו לא משתנה.
3. בדקו סוג תשלום, תאריך חיוב אחרון - חדש (ברירת המחדל: היום) ותאריך חיוב הבא - חדש.
4. לחצו שמור.

הרכישה נרשמת בכרטיס הלקוח, ובשורת הריטיינר מתעדכנים ת.רכישה אחרונה ות.חיוב הבא.

איך נקבע תאריך החיוב הבא? אם מועד החיוב כבר הגיע, החלון מציע חודש אחרי המועד הקודם (בריטיינר שנתי: שנה). רושמים תשלום לפני המועד? בלי יום קבוע, התאריך המוצע נשאר המועד הנוכחי, ועדכנו אותו בעצמכם לחודש הבא. עם יום קבוע, מוצע היום הקבוע בחודש שאחרי המועד.

• יום קבוע - מתחת לתאריך החיוב הבא בטבלה אפשר לקבוע יום קבוע בחודש (למי שיש הרשאת עריכת תאריכים). גם אם דחיתם פעם אחת את החיוב, החיוב הבא שיוצע יחזור ליום הזה.
• רכישה קודמת - בראש החלון מופיעות לשוניות עם התאריכים של הרכישות האחרונות של הלקוח. לחיצה ממלאת את החלון לפי אותה רכישה.

רישום תשלום מחזיר את הריטיינר לפעיל רשמתם תשלום על ריטיינר מוקפא או של לקוח שעזב? הוא חוזר לסטטוס פעיל.

חיוב אשראי דרך קארדקום

כשקארדקום מחובר (סליקה עם קארדקום), בחלון מופיע גם בחר את אופן ביצוע הרכישה:

כפתור	מה קורה
אשראי שמור עם 4 ספרות	חיוב מיידי של כרטיס שנשמר ללקוח. הכרטיס של הריטיינר מסומן ברירת מחדל לחיוב. מופיע רק כשמולא מסוף הוראת קבע לאסימונים בהגדרות קארדקום. הופעלה שם הגבל חיוב באשראי קיים? רק המשתמשים שנבחרו רואים אותו
הזן כרטיס אשראי חדש	נפתח דף הסליקה. הרכישה נרשמת אחרי הסליקה
דיווח בלבד	רושם את הרכישה בלי חיוב ובלי חשבונית

החיוב נפתח בלשונית חדשה, ושם מוצגת התוצאה.

• חיוב שעבר - הרכישה נרשמת, החשבונית מופקת בקארדקום ותאריך החיוב מתקדם.
• חיוב שנכשל - בלשונית מוצגת סיבת הסירוב. לא נוצרת רכישה ותאריך החיוב לא זז. בכרטיס הליד נרשמת שורה חיוב הוראת קבע נכשל עם הסכום, 4 הספרות האחרונות וסיבת הסירוב. אם מועד החיוב כבר עבר, הריטיינר נשאר בחייבים עד שתחייבו שוב או תרשמו תשלום.

החיוב לא יורד מעצמו בחשבון עם קארדקום ומסוף הוראת קבע לאסימונים יכולה להופיע בטבלה העמודה חיוב אוטומטי: בתצוגה של לקוח אחד, או תמיד אם הפעלתם בהגדרות להוסיף עמודת חיוב אוטומטי תמיד. רואים אותה רק מי שיש להם הרשאות עריכה וצפייה כולם. הסימון בעמודה לא מחייב את הכרטיס לבד. בכל מועד מחייבים מהחלון, כמו כאן.

הגדרות החיוב

במסך הריטיינרים לחצו על גלגל השיניים. נפתח הגדרות ריטיינרים.

גלגל השיניים מופיע רק למי שיש לו את ההרשאה תפקידים → עריכה (בקבוצה משתמשים וצוותים בדף ההרשאות), בדרך כלל מנהל החשבון. זו הרשאה נעולה: רק מנהל החשבון הראשי יכול לתת אותה.

בלשונית הגדרות כלליות:

הגדרה	מה היא עושה
לינק ברירת מחדל כולל גם ריטיינרים בהקפאה	הכפתור בסרגל העליון פותח את המסך עם המוקפאים
להציג תנאי סגירה בטבלת ריטיינרים	עמודת תנאי הסגירה, עם עריכה בלחיצה
להוסיף עמודת יום חיוב חודשי	עמודה לציון יום החיוב (1 עד 28). לתצוגה בלבד, לא משנה את תאריך החיוב
אפשרות למספר תשלומים	השדה מספר תשלומים בטופס, ועמודה בטבלה
תאריך עצירת ריטיינר	השדה תאריך עצירת ריטיינר בטופס, ועמודה בטבלה
יוזר ברירת מחדל להוספת רכישה מריטיינר	על שם מי נרשמות הרכישות מהחיוב החוזר. בלי בחירה: מי שרשם
ברירת מחדל לידים לדף בעמוד ריטיינרים	כמה שורות בכל עמוד

בלשונית עמודות ותצוגה אפשר להוסיף עמודות, בהן:

• להוסיף עמודת סוג ריטיינר (חודשי/שנתי) - בחירה לכל ריטיינר. בשנתי, החיוב הבא מתקדם בשנה.
• אישור חיוב במועד התשלום - עמודה לסימון מול הלקוח לפני החיוב. היא מתאפסת כשנרשם תשלום.
• להוסיף עמודת חיוב אוטומטי תמיד, להוסיף עמודת מנהל צוות, להוסיף עמודת נציג מכירות.

בלשונית שדות הטופס קובעים אילו שדות מכרטיס הליד מופיעים בטופס ואילו חובה (שדות מותאמים אישית).

5. סטטוסים: פעיל, בהקפאה, עוזב

סטטוס	מה זה	איך מגיעים
פעילים	הלקוח משלם ומקבל שירות	כל ריטיינר חדש נפתח כפעיל
בהקפאה	הפסקה זמנית	סמל ההשהיה + סיבת הקפאה
עוזבים	הלקוח עזב	הריבוע האדום (בטל) + סיבת עזיבה (סעיף 8)
חייבים	מועד החיוב עבר ולא נרשם תשלום, או לקוח שעזב וחייב כסף	לבד, לפי ת.חיוב הבא, או בסימן $ אצל לקוח שעזב (סעיף 6)
חדשים	ריטיינר שממתין להפעלה	בחשבון רגיל הרשימה ריקה, כי ריטיינר חדש נפתח ישר כפעיל

משנים סטטוס בעמודה סטטוס, בצד השמאלי של הטבלה:

• השהה (שני פסים) - מקפיא ריטיינר פעיל.
• הפעל (משולש ירוק) - מחזיר לפעילות ריטיינר מוקפא, של לקוח שעזב או של חייב.
• בטל (ריבוע אדום) - הלקוח עוזב.
• עזב וחייב (סימן $) - מופיע רק אצל לקוח שעזב.
• X אדום - מחיקה, למי שיש הרשאת מחיקה.

הקפאה

1. לחצו השהה בשורת הריטיינר.
2. בחלון סיבת הקפאה? כתבו את הסיבה ולחצו אישור. בלי סיבה אי אפשר להקפיא.

במקום תאריך החיוב הבא מופיע בהשהייה. ברשימה בהקפאה רואים את ת. הקפאה ואת סיבת הקפאה.

חזרה לפעילות

1. לחצו הפעל (המשולש הירוק).
2. בחלון הפעל ריטיינר בדקו את תאריך חיוב הבא - חדש ולחצו הפעל.

בכרטיס הליד נרשמת שורה הפעלת ריטיינר, וטסקי שומרת כמה זמן הריטיינר היה בהקפאה.

6. חייבים: מי לא שילם

ברשימה חייבים נמצאים ריטיינרים שמועד החיוב שלהם עבר ולא נרשם תשלום (בלי המוקפאים והעוזבים), וגם לקוחות שעזבו וסומנו עזב וחייב.

מה עושים עם כל שורה:

• הכסף התקבל - רשמו אותו בחיוב חוזר (סעיף 4). הריטיינר יוצא מהרשימה.
• האשראי לא עבר - סיבת הסירוב מוצגת בלשונית שנפתחה, ובכרטיס הליד נרשמת שורה חיוב הוראת קבע נכשל. לא נוצרת רכישה ותאריך החיוב לא זז. חייבו שוב אחרי שהלקוח מסדר את הכרטיס, או חייבו כרטיס חדש.
• סוכם על דחייה - שנו את ת.חיוב הבא לתאריך החדש.

תזכורת לפני מועד החיוב טסקי לא שולחת התראה על חיוב שלא נרשם. אפשר להקים תהליך קבוע שיוצר משימה לנציג כמה ימים לפני כל חיוב, או כל בוקר על מי שמועד החיוב שלו עבר. דוגמה מוכנה: הכנה לחיוב של ריטיינר בתהליכים חוזרים.

7. שינוי חבילה: שדרוג או הורדה

1. בשורת הריטיינר לחצו על שמות השירותים או על הסכום.
2. בחלון עריכת שירותים - ריטיינר שנו מוצר שנמכר, דמי ניהול חודשי, כמות או כולל מע"מ. להסרת שירות לחצו על הקו האדום שמתחתיו.
3. לחצו ערוך.

שירות חדש מוסיפים בחלק התחתון של החלון: מוצר, דמי ניהול חודשי, כמות, כולל מע"מ, ולוחצים הוסף.

השינוי חל מיד: החיוב הבא יוצע בסכומים החדשים, ובכרטיס הליד נרשם מה היה ומה נהיה. אין קביעת שינוי לתאריך עתידי. שנו ביום שבו השינוי מתחיל, או שנו את הסכום רק בחלון החיוב של אותו חודש.

שאר הפרטים נערכים ישירות בטבלה, בלחיצה: סוג תשלום, נציג מטפל והתאריכים (למי שיש הרשאת עריכת תאריכים).

8. ביטול ריטיינר

1. בשורת הריטיינר לחצו בטל (הריבוע האדום) ואשרו את לבטל ריטיינר?.
2. בחלון סיבת עזיבה? כתבו את הסיבה ולחצו אישור.

הריטיינר עובר לעוזבים, תאריך העזיבה נרשם להיום, ובמקום תאריך החיוב מופיע מבוטל. ברשימה עוזבים רואים את ת. עזיבה ואת סיבת עזיבה. העזיבה נספרת גם בדוחות.

• הלקוח עזב וחייב כסף? ברשימה עוזבים לחצו על סימן ה-$ (עזב וחייב). הריטיינר עובר לחייבים.
• הלקוח חזר? לחצו הפעל.
• התאריך לא נכון? לחצו על ת. עזיבה ובחרו תאריך אחר (עם הרשאת עריכת תאריכים).

לבטל, לא למחוק X האדום מוחק את הריטיינר מהמסך ומהדוחות. לקוח שעזב מבטלים, כך ההיסטוריה שלו נשמרת. מחיקה היא לריטיינר שנפתח בטעות.

9. אמצעי תשלום

אמצעי תשלום בטופס הם סוגי התשלום של הרכישות בחשבון. ברירת המחדל: מזומן, אשראי, הוק באשראי, העברה בנקאית, צ'קים, Bit ו-PayBox.

אמצעי	מה קורה בכל חודש
הוק באשראי	עם קארדקום: מחייבים מהחלון את הכרטיס השמור. בלי קארדקום: רושמים את התשלום
הוראת קבע	הבנק מעביר את הכסף, ואתם רושמים את התשלום (סעיף 10)
אשראי, מזומן, העברה בנקאית, צ'קים, Bit, PayBox	רושמים את התשלום שהתקבל

להסתרת סוג תשלום או להוספת סוג (הוראת קבע בנקאית, תשלום מראש, שוטף+30 ועוד): במסך רכישות לחצו הגדרות, ועברו ללשונית תשלומים וסליקה. כאן יש סוגי תשלום - להסיר וסוגי תשלום - להוסיף. השינוי חל על כל מסכי הרכישה בחשבון, לא רק על ריטיינרים.

את המסך הזה רואה מי שיש לו הרשאת ניהול ברכישות. עוד על סוגי תשלום: רכישות.

10. הוראות קבע בנקאיות

טסקי לא מקימה את הוראת הקבע מול הבנק. את ההרשאה הלקוח חותם בבנק שלו, כרגיל. בטסקי עוקבים שהכסף באמת נכנס בכל חודש:

1. הפעילו פעם אחת את הוראת קבע בנקאית בסוגי תשלום - להוסיף (סעיף 9).
2. בטופס הריטיינר בחרו אמצעי תשלום = הוראת קבע.

כרגע ההפעלה של הוראת קבע בנקאית מוסיפה גם את הסוג ERN. אפשר להתעלם ממנו.

3. קבעו את ת.חיוב הבא ליום שבו הבנק מעביר, ואם צריך גם יום קבוע.
4. אחרי שהכסף נכנס, רשמו אותו בחיוב חוזר עם סוג תשלום = הוראת קבע. כשקארדקום מחובר, בחרו דיווח בלבד.

לא נכנס כסף? הריטיינר יופיע בחייבים אחרי מועד החיוב.

אל תכבו את הוראת קבע כשיש ריטיינרים כאלה כשהאפשרות כבויה, בריטיינרים שכבר נפתחו בהוראת קבע יופיע בעמודה סוג תשלום קוד באנגלית במקום השם.

11. דוחות

דשבורד ריטיינרים

בסרגל העליון לחצו לוחות בקרה ובחרו דשבורד ריטיינרים. בראש הדף: לקוחות בריטיינר, ריטיינרים פעילים, סך יחידות מוצר, מוצרים שונים וסכום חודשי (לפני מע"מ), כלומר ההכנסה החודשית הקבועה. מתחת: פילוח לפי קטגוריה ופילוח לפי מוצר (טופ 10), בגרף ובטבלה. בדשבורד נספרים הריטיינרים הפעילים והחדשים בלבד.

דוח לקוחות שנתי

בסרגל העליון העבירו את העכבר על דוחות ובחרו דוח לקוחות שנתי. בוחרים השנה, שנה שעברה, 12 חודשים אחרונים או טווח חודשים, ואפשר לסנן לפי נציג וקטגוריה.

• מקסימום ריטיינרים, מקסימום לקוחות, מקסימום שווי ריטיינרים - השיא של אותו חודש. הנתון נשמר כשמישהו פותח את מסך הריטיינרים באותו חודש.
• עזבו וחדשים - כמה ריטיינרים בוטלו ונפתחו בכל חודש.

בהמשך הדוח, לכל חודש: ריטיינרים חדשים ושווים, כמה מהם עדיין פעילים, כמה בוטלו, סה"כ תוספת ריטיינרים (חדשים פחות מבוטלים), אחוז פעילים וממוצע חיי לקוח.

תשלומים מריטיינרים בטבלת הרכישות

כל תשלום שנרשם מריטיינר הוא רכישה, ומסומן כשימור. כדי לראות ולסנן את זה בטבלת הרכישות: במסך רכישות לחצו הגדרות → תשלומים וסליקה, ובכרטיס הגדרות שימור הפעילו:

• להציג עמודת שימור - שימור / לא שימור.
• להציג עמודת חיוב בזמן - חיוב בזמן אם התשלום נרשם עד יומיים אחרי מועד החיוב, אחרת חיוב באיחור.
• להוסיף בטבלה תמיד למי משוייך השימור - הנציג המטפל בריטיינר.

החיובים הצפויים מריטיינרים מופיעים גם בטבלת צפי תזרים (דוחות).

12. מסך הלקוחות

מסך לקוחות הוא רשימה אחת של הלקוחות הפעילים שלכם: מי שיש לו ריטיינר, וגם לקוחות פעילים בלי ריטיינר, למשל לקוח שמשלם לפי פרויקט. זה מודול נפרד ממודול הריטיינרים.

הפעלה

1. בסרגל העליון לחצו הגדרות, ובקבוצה ניהול לחצו מודולים.
2. בקבוצה פרימיום מצאו את הכרטיס לקוחות (לא ריטיינרים) והפעילו את המתג. הכרטיס נעול? המודול נפתח מול התמיכה.

מרגע זה מופיע בסרגל העליון הכפתור לקוחות (ליד ריטיינרים, כששני המודולים פעילים). המסך עובד גם בלי מודול הריטיינרים. בתפריט החדש הוא נמצא בקטגוריה לקוחות.

רואים אותו מי שיש להם הרשאת צפייה בקבוצה לקוחות בדף ההרשאות, או הרשאת צפייה של הריטיינרים (סעיף 13).

מה רואים במסך

עמודה	מה יש בה
תאריך יצירה	מתי נפתח הריטיינר, או מתי הלקוח נוסף
שם לקוח	לחיצה פותחת את כרטיס הליד
נציג מטפל	הנציג של הריטיינר. עם הרשאת עריכה או צפייה כולם מחליפים אותו בלחיצה. מופיע כשיש בחשבון יותר ממשתמש אחד
פעולות	מספר המשימות הפתוחות (לחיצה פותחת אותן), הוספת תגובה, ו-+ למשימה חדשה. מופיע כשמודול המשימות פעיל
קישורים	הטלפון של הלקוח
סטטוס	פעיל או חדש ללקוח עם ריטיינר, לקוח ללקוח בלי ריטיינר

• שורה צהובה: ריטיינר שמועד החיוב שלו עבר.
• כל שורה היא ריטיינר. לקוח עם שני ריטיינרים מופיע בשתי שורות.
• בפתיחה מוצגים הפעילים, החדשים והלקוחות בלי ריטיינר. מוקפאים ועוזבים מופיעים רק כשבוחרים אותם בסינון (סמל שלושת הקווים ליד הכותרת), כמו במסך הריטיינרים.

הוספת לקוח בלי ריטיינר

1. בכרטיס הליד פתחו את הלשונית ריטיינרים. כשמודול הריטיינרים כבוי, שם הלשונית הוא לקוחות. הלשונית מופיעה רק כשמודול רכישות פעיל.
2. לחצו הוספת לקוח ללא ריטיינר.

הלקוח נוסף בסטטוס לקוח, בלי סכום ובלי תאריך חיוב, ומופיע במסך הלקוחות. ללקוח שכבר יש לו ריטיינר, הכפתור נפתח בלשונית חדשה.

לקוח בלי ריטיינר מופיע כרגע גם בחייבים כי אין לו תאריך חיוב. ברשימה חייבים, גם במסך הריטיינרים וגם במסך הלקוחות, שורה בסטטוס לקוח אינה חוב. אל תרשמו לה תשלום בחיוב חוזר: זה יהפוך אותה לריטיינר פעיל.

ההבדל בין המסכים

	ריטיינרים	לקוחות
מי ברשימה	ריטיינרים בלבד	ריטיינרים פעילים וחדשים + לקוחות בלי ריטיינר
סכומים, סוג תשלום, תאריכי חיוב	כן	לא, אלא אם הוספתם עמודות בהגדרות
חיוב חוזר	כן	רק אם הוספתם את הכפתור בהגדרות (עמודות נוספות)
הקפאה וביטול	כן	לא. עושים אותם במסך הריטיינרים, כשמודול הריטיינרים פעיל
משימות ותגובות מהטבלה	לא	כן

ה-X במסך הלקוחות מוחק את הריטיינר ה-X האדום (למי שיש הרשאת מחיקה) מוחק את השורה, כלומר את הריטיינר עצמו, בדיוק כמו במסך הריטיינרים. כשמודול הריטיינרים פעיל, לקוח שעזב מבטלים במסך הריטיינרים (סעיף 8) והיסטוריית החיובים נשמרת. בלי מודול הריטיינרים, ה-X הוא הדרך היחידה להוריד שורה מהמסך.

עמודות נוספות

במסך הלקוחות לחצו על גלגל השיניים (עם הרשאת תפקידים → עריכה), ועברו ללשונית לקוחות:

• שדות נוספים לקוחות ושדות נוספים לקוחות צד שמאל - עמודות עם שדות מכרטיס הליד.
• להוסיף חיוב הבא - תאריך החיוב הבא של הריטיינר.
• להוסיף כפתור חיוב חוזר - רישום תשלום ישר מהמסך, למי שיש הרשאת עריכה (סעיף 4).
• להוסיף סכום שירותים של הריטיינר, להוסיף סכום כולל מע"מ שירותים של הריטיינר - למי שיש הרשאת דמי ניהול. להוסיף פירוט שירותים של הריטיינר - שמות השירותים.
• להוסיף עמודות לפגישות - סך הפגישות, הפגישות הפתוחות והפגישה הבאה. עובד כשמודול הפגישות פעיל.
• לבטל עמודת סטטוס - מסתיר את עמודת הסטטוס.

13. הרשאות

בדף ההרשאות, בקבוצה ריטיינרים והוראות קבע (הרשאות):

הרשאה	מה היא מאפשרת
צפייה	הכפתור ריטיינרים בסרגל, המסך והדשבורד
צפייה כולם	כל הריטיינרים. בלעדיה רואים רק ריטיינרים שאתם בהם הנציג המטפל, מנהל הצוות או נציג המכירות
עריכה	שינוי סטטוס, חיוב חוזר, עריכת שירותים, סוג תשלום, נציג וייצוא לאקסל
עריכת תאריכים	שינוי תאריך יצירה, חיוב אחרון, חיוב הבא, הקפאה ועזיבה
מחיקה	ה-X האדום
שדות נוספים	עמודות נוספות מכרטיס הליד בטבלה
דמי ניהול	הסכומים בטבלה, בכרטיס הליד ובדשבורד

הגדרות ריטיינרים (גלגל השיניים) פתוחות רק למי שיש לו את ההרשאה תפקידים → עריכה, בקבוצה משתמשים וצוותים. זו הרשאה נעולה שרק מנהל החשבון הראשי יכול לתת. דוח לקוחות שנתי דורש את ההרשאה דוח שנתי.

מסך לקוחות (סעיף 12) נפתח עם ההרשאה צפייה בקבוצה לקוחות, או עם צפייה של הריטיינרים. ההרשאות האחרות של המסך (צפייה כולם, עריכה, מחיקה, דמי ניהול) הן אלה שבקבוצה ריטיינרים והוראות קבע, והקבוצה הזו מופיעה בדף ההרשאות רק כשמודול הריטיינרים פעיל. גם במסך הלקוחות, בלי צפייה כולם רואים רק את השורות שאתם משויכים אליהן.

שאלות נפוצות

ש: מה ההבדל בין ריטיינר לרכישה? ת: הריטיינר הוא ההסכם: מה הלקוח מקבל, כמה הוא משלם ומתי החיוב הבא. כל תשלום חודשי שרושמים ממנו הוא רכישה בכרטיס הלקוח, שמסומנת כשימור.

ש: הלקוח רוצה הפסקה לחודש-חודשיים. מה עושים? ת: מקפיאים (סעיף 5). ריטיינר מוקפא לא נספר בחייבים ולא בדשבורד. כשהלקוח חוזר, לוחצים הפעל וקובעים את תאריך החיוב הבא.

ש: החיוב החודשי מפיק חשבונית? ת: כשמחייבים אשראי דרך קארדקום מחלון החיוב, כן: החשבונית מופקת בקארדקום. דיווח בלבד, ורישום תשלום בלי קארדקום, לא מפיקים חשבונית.

ש: הסכום משתנה מחודש לחודש (למשל לפי שעות). אפשר? ת: כן. בחלון יצירת רכישה חוזרת משנים את סכום או כמות לאותו חודש. הריטיינר נשאר עם הסכום הקבוע.

ש: פתחתי ריטיינר והוא מופיע בחייבים. למה? ת: עוד לא נקבע לו ת.חיוב הבא. קבעו תאריך, או רשמו את התשלום הראשון.

ש: נציג רואה רק חלק מהריטיינרים. ת: אין לו הרשאת צפייה כולם. בלעדיה הוא רואה רק ריטיינרים שהוא משויך אליהם (סעיף 13).