תזכורת וואטסאפ אוטומטית לפני פגישה - בלי Make

רוצים שכל לקוח יקבל בוואטסאפ תזכורת לפני הפגישה? לא צריך Make ולא צריך שום כלי חיצוני. בטסקי יש מסך ייעודי, תזכורות לפני פגישה: מדליקים מתג, בוחרים שעה וכותבים את ההודעה. מכאן המערכת שולחת לבד, כל יום.

מה מקבלים בסוף: כל ערב בשעה 18:00 (או בשעה אחרת שתבחרו) המערכת עוברת על הפגישות של מחר ושולחת לכל לקוח הודעה כמו: "שלום דנה, תזכורת לפגישתך מחר, שלישי ה-29.09 בשעה 10:00. נשמח לראותך!"

1. לפני שמתחילים

1. וואטסאפ מחובר. ההודעות יוצאות מהמספר שלכם. ראו חיבור וואטסאפ.
2. מודול הטריגרים ומודול הפגישות פעילים. אם אינכם רואים את המסך בתפריט ההגדרות, פנו לתמיכה.
3. הרשאה: מנהל החשבון, או משתמש שבתפקיד שלו מסומנת ההרשאה טריגרים (בדף ההרשאות, תחת "תוכן ואוטומציות"). ראו הרשאות.
4. הפגישות רשומות במערכת עם תאריך ושעה, ולליד יש מספר טלפון.

2. פותחים את מסך התזכורות

1. בסרגל העליון עמדו על הגדרות.
2. בעמודה "מערכת והגדרות" בחרו תזכורות לפני פגישה.

אפשר להגיע לאותו מסך גם מהגדרות פגישות (הכרטיס "תזכורות לפני פגישה" בראש העמוד) ומהכפתור תזכורות לפני פגישה בדף הטריגרים המתוזמנים.

במסך יש כמה כרטיסים:

כרטיס	מה הוא עושה
בקביעת הפגישה	הודעה מיידית כשנקבעת פגישה. היא לא מוגדרת כאן אלא בטריגר "הוספת פגישה". ראו הודעות אוטומטיות בקביעת פגישה
תזכורת יום לפני	תזכורת ללקוח, בערב שלפני הפגישה או בבוקר של יום הפגישה
אישור הגעה	הודעה שמבקשת מהלקוח לאשר הגעה בהודעה חוזרת
תזכורת קצרה לפני הפגישה	6 שעות, 30 דקות או 5 דקות לפני. מסומן בקרוב ועדיין לא זמין

3. מפעילים תזכורת יום לפני

1. בכרטיס תזכורת יום לפני הדליקו את המתג. השדות נפתחים.
2. מתי לשלוח: בערב שלפני הפגישה או בבוקר של יום הפגישה.
3. שעת שליחה: שעה עגולה, מספר בין 0 ל-23. למשל 18 לערב שלפני, או 8 לבוקר.
4. חשבון וואטסאפ: המספר הראשי, או לפי הנציג המשויך אם לכל נציג מחובר מכשיר משלו.
5. סינון סטטוס פגישה: כל הפגישות שטרם הושלמו, או סטטוס פגישה אחד בלבד (למשל "פגישה חדשה").
6. התנהגות בשבת: ראו את הסעיף הבא.
7. תבנית ההודעה: ערכו את הטקסט. לחיצה על כפתור משתנה (שם הלקוח, תאריך, יום, שעה, נציג) מוסיפה אותו במקום הסמן.
8. רוצים שגם הנציג יקבל את ההודעה? סמנו לשלוח את התזכורת גם לנציג המשויך לפגישה.
9. לחצו שמירה. בתחתית הכרטיס יופיע "נשמר · פעיל".

אישור הגעה: הכרטיס אישור הגעה עובד בדיוק כמו תזכורת יום לפני, רק שהטקסט המוכן מבקש מהלקוח לאשר הגעה בהודעה חוזרת. התשובות מגיעות לוואטסאפ שלכם. מדליקים את שני הכרטיסים באותה שעה? כל לקוח יקבל שתי הודעות. לכן בחרו אחד מהם, או קבעו לכל אחד שעה אחרת.

שימו לב: ההודעה לנציג (אם סימנתם אותה) היא אותו טקסט בדיוק שהלקוח מקבל. כיבוי המתג ולחיצה על שמירה מוחקים את התזכורת. כשתדליקו אותה שוב יופיע הטקסט המוכן של המערכת, לכן העתיקו לפני הכיבוי טקסט שכתבתם בעצמכם.

4. מה קורה בשבת

תזכורת בשעה עגולה לא נשלחת בשבת. בלי הגדרה, תזכורת "ערב לפני" לפגישות של יום ראשון לא תצא בכלל, וכך גם תזכורת "בבוקר של יום הפגישה" לפגישות שנקבעו לשבת.

בתיבה התנהגות בשבת בוחרים מה לעשות:

אפשרות	מה קורה
רגיל — מדלג בשבת	ברירת המחדל. הריצה של שבת לא מתבצעת
להקדים ליום העבודה הקודם	הריצה של שבת מוקדמת לריצה הקודמת. למשל: ביום שישי ב-18:00 יוצאות תזכורות גם לפגישות של שבת וגם לפגישות של יום ראשון
לדחות ליום העבודה הבא בבוקר	הריצה של שבת נדחית ליום העבודה הבא, בשעת הדחייה שתבחרו (ברירת המחדל 8)

בשתי האפשרויות האחרונות בוחרים גם ימי מנוחה: שבת בלבד, או שישי (מהצהריים) ושבת.

טיפ: לתזכורת "ערב לפני" מתאים בדרך כלל להקדים ליום העבודה הקודם. כך לקוח עם פגישה ביום ראשון מקבל את התזכורת ביום שישי.

5. המשתנים בהודעה

משתנה	הכפתור במסך	מה נכנס במקומו
[[lead.name]]	שם הלקוח	שם הליד
[[leads_meetings.start_date]]	תאריך	תאריך הפגישה, למשל 29.09
[[leads_meetings.start_date_day]]	יום	היום בשבוע, למשל שלישי
[[leads_meetings.start_time]]	שעה	שעת הפגישה, למשל 10:00
[[leads_meetings.user_id]]	נציג	שם הנציג שמשויך לפגישה

דוגמה:

שלום [[lead.name]],
תזכורת לפגישה שלנו מחר, יום [[leads_meetings.start_date_day]] ה-[[leads_meetings.start_date]] בשעה [[leads_meetings.start_time]].
נשמח שתאשרו הגעה. נתראה!
[[leads_meetings.user_id]]

טיפ: לפגישה פרונטלית הוסיפו כתובת או קישור Waze, ולפגישת זום את קישור הפגישה. כך הלקוח לא צריך לחפש אותם.

6. בודקים שזה עובד

כל תזכורת שנשמרה מופיעה גם בדף הגדרות ← טריגרים מתוזמנים, בקבוצה "פגישות", עם התגית נוצר ממסך תזכורות. בכרטיס רואים מתי הוא רץ, מה הוא מושך (פגישות שלא הושלמו, של מחר) ומתי ריצה הבאה.

• אחרי הריצה הראשונה לחצו על היסטוריית ריצות בראש דף הטריגרים המתוזמנים. שם רואים כל הודעה שנשלחה, וגם ריצה שלא מצאה אף פגישה.
• ההודעות שיצאו מופיעות גם בשיחת הוואטסאפ של כל ליד.
• את השעה ואת הטקסט משנים במסך תזכורות לפני פגישה, לא בכרטיס הטריגר.

בדיקה מהירה: קבעו לעצמכם פגישה למחר על ליד עם מספר הטלפון שלכם, והגדירו את שעת השליחה לשעה הקרובה. אחרי הבדיקה החזירו את השעה שרציתם.

7. מתקדם: בונים את התזכורת בעצמכם כטריגר מתוזמן

המסך שלמעלה מכסה את רוב הצרכים. צריכים משהו שהוא לא מאפשר, כמו שליחה בדקה מדויקת (18:05), סינון לפי שדה אחר של הפגישה, או תזכורת שנייה עם טקסט אחר? בנו טריגר מתוזמן משלכם:

1. הגדרות ← טריגרים מתוזמנים ← טריגר מתוזמן חדש.
2. בשלב סוג ההפעלה בחרו משיכת רשימה ולחצו המשך.

3. בשלב הגדרות מלאו:

שדה	מה לבחור
תדירות	יומי
שעת הרצה	שעה ודקה. דקה 00 = בתחילת השעה. דקה אחרת = בדקה המדויקת
התנהגות בשבת	כמו בסעיף 4
טבלה למשיכה	פגישות
סטטוס פגישה	כל הסטטוסים, או סטטוס אחד
השלמה	לא הושלמו
סינון לפי תאריך	מחר (לתזכורת בערב שלפני) או היום (לתזכורת בבוקר)

4. בשלב שם וסיכום תנו לטריגר שם ולחצו שמור טריגר.
5. בכרטיס הטריגר לחצו על + כדי להוסיף פעולה: שליחת וואטסאפ, חשבון WhatsApp (המספר הראשי, או לפי המכשיר המשוייך לנציג), סוג נמען ליד, ותבנית הודעה עם המשתנים מסעיף 5. שמרו.

דקה מדויקת ושבת: טריגר עם דקה מדויקת (למשל 18:05) רץ גם בשבת. רוצים שהתזכורת תצא גם בשבת? בחרו דקה שאינה 00. לא רוצים לשלוח בשבת? השאירו דקה 00 ובחרו התנהגות בשבת.

להסבר מלא על טריגרים ופעולות ראו את מדריך הטריגרים.

שאלות נפוצות

מה קורה אם הפגישה בוטלה? פגישה שנמחקה, או שסומנה כהושלמה, לא מקבלת תזכורת. שינוי הסטטוס ל"בוטל" לבדו לא מספיק: הפגישה עדיין לא הושלמה, ולכן התזכורת תצא. אחרי ביטול סמנו את הפגישה כהושלמה, או הדליקו בהגדרות פגישות את סגירה אוטומטית לפי תוצאת פגישה. אפשר גם לבחור ב"סינון סטטוס פגישה" רק את הסטטוס של פגישות פעילות.

מאיזה מספר יוצאת ההודעה? מהחשבון שבחרתם: המספר הראשי של העסק, או המכשיר של הנציג המשויך.

הלקוח ענה לאישור ההגעה. זה מעדכן את הפגישה? לא. התשובה מגיעה לוואטסאפ שלכם כמו כל הודעה, וסטטוס הפגישה נשאר כמו שהוא.

יש לכם עדיין תרחיש ב-Make לתזכורות? אחרי שהתזכורת מהמסך פועלת, כבו את התרחיש ב-Make. אחרת כל לקוח יקבל שתי הודעות.