הודעה בתיאום פגישה ללקוח

הנציג קובע פגישה, והלקוח מקבל מיד וואטסאפ עם הפרטים. בלי להקליד, בלי לשכוח. כך תיראה ההודעה שמורן תקבל כשתיקבע לה פגישה ליום שלישי ב-10:00:

היי מורן,
בהמשך לשיחתנו, נקבעה לך פגישה
ביום שלישי בתאריך 29.09 בשעה 10:00

* אם אין באפשרותך להגיע לפגישה שנקבעה לך, יש להודיע לנו לפחות 24 שעות מראש

בונים את זה פעם אחת, בשלושה חלקים: תבנית עם פרטי הפגישה, טריגר שרץ כשנוצרת פגישה, ופעולה ששולחת את התבנית ללקוח.

מה צריך לפני שמתחילים וואטסאפ מחובר למערכת (חיבור ושימוש במודול וואטסאפ), ובתפקיד שלכם ההרשאות תבניות הודעות וטריגרים (בקבוצה "תוכן ואוטומציות", ראו צוותים, תפקידים והרשאות).

1. תבנית עם פרטי הפגישה

1. פתחו הגדרות ← תבנית הודעות ולחצו על העיפרון ליד התבנית שתשלח ללקוח. אין עדיין תבנית? לחצו הוספת תבנית, תנו לה כותרת ולחצו הוספת תבנית חדשה. התבנית נשמרת עם כותרת בלבד, אז לחצו על העיפרון שלה כדי לכתוב את הנוסח. עוד על תבניות: תבניות הודעות.
2. בכרטיס פרמטרים זמינים לחצו על הלשונית פגישה, ואז העתקה ליד הפרמטר שאתם צריכים.

3. בכרטיס תבנית ההודעה הדביקו כל פרמטר במקום שבו הפרט צריך להופיע, ולחצו עידכון.

מה נכנס במקום כל פרמטר:

• [[leads_meetings.start_date_day]]: היום בשבוע, בלי המילה "יום". למשל: שלישי
• [[leads_meetings.start_date]]: התאריך, יום וחודש בלי שנה. למשל: 29.09
• [[leads_meetings.start_time]]: שעת ההתחלה. למשל: 10:00
• [[leads_meetings.end_time]]: שעת הסיום. למשל: 10:30
• [[leads_meetings.user_id]]: השם הפרטי של הנציג שהפגישה משויכת אליו. למשל: מיכל
• [[leads_meetings.created_by]]: השם הפרטי של מי שקבע את הפגישה. למשל: דנה

היום מגיע בלי המילה "יום", לכן כתבו בנוסח "ביום [[leads_meetings.start_date_day]]". אפשר לשלב גם את פרמטרי הליד, כמו [[lead.name]].

בטריגר על ליד, פרמטרי הפגישה לא מתמלאים שלחתם את התבנית מטריגר על שינוי סטטוס של ליד, גם אם הסטטוס הוא "נקבעה פגישה", או מכרטיס הליד? הלקוח יקבל את הפרמטרים כמו שהם, עם הסוגריים. בנו את הטריגר על הטבלה פגישות, כמו בסעיף הבא.

2. טריגר שרץ כשנוצרת פגישה

1. פתחו הגדרות ← טריגרים, ולחצו הוספת טריגר חדש.

2. בשלב סוג ההפעלה בחרו הוספה ("כשנוצרת רשומה חדשה"), ולחצו המשך.

3. בשלב הגדרות בחרו את הטבלה פגישות. אין שדה לבחור: הטריגר ירוץ על כל פגישה חדשה. לחצו המשך.

4. בשלב שם וסיכום תנו שם ברור, למשל "אישור פגישה ללקוח בוואטסאפ". בסיכום צריך להופיע הוספה ופגישות. לחצו שמור טריגר.

3. פעולה ששולחת את התבנית ללקוח

1. הטריגר החדש מופיע בדף בקבוצה פגישות, עם "אין פעולות מוגדרות...". לחצו על + בכרטיס שלו.

2. בשלב סוג פעולה בחרו שליחת וואטסאפ.

3. בשלב הגדרות הפעולה השאירו את סוג נמען על ליד, ובשדה תבנית הודעה בחרו את התבנית מסעיף 1. הנוסח שלה מופיע מתחת לשדה, לבדיקה.

4. לחצו שמור שינויים.

הטריגר מוכן. בכרטיס שלו מופיעה עכשיו הפעולה, עם אייקון וואטסאפ ושם התבנית:

את התיבה תזמון עתידי לא מסמנים, וההודעה יוצאת ברגע שהפגישה נקבעת. תזמון נספר מרגע קביעת הפגישה, לא ממועד הפגישה. תזכורת לפני הפגישה בונים אחרת, ראו שאלות נפוצות.

עוד שני דברים שאפשר להוסיף לאותו טריגר

• הודעה לנציג: פעולת וואטסאפ נוספת עם סוג נמען משתמש מטפל. היא נשלחת לנציג שהפגישה משויכת אליו, לטלפון שרשום לו במסך המשתמשים.
• נוסח לפי סוג הפגישה: בשלב תנאים של הפעולה בחרו את השדה סוג פגישה [פגישה]. כך פגישת זום מקבלת תבנית אחת ופגישה במשרד תבנית אחרת.

4. מתי הלקוח מקבל את ההודעה

הטריגר רץ פעם אחת, כשהפגישה נוצרת. זה תלוי באיפה קבעו אותה:

איפה נקבעה הפגישה	הלקוח מקבל הודעה?
כרטיס הליד, בלשונית הפגישות	כן
חלון קביעת פגישה שנפתח בשינוי סטטוס	כן
לינק קביעת פגישה, כשהלקוח קובע לבד	כן
מסך פגישות (הכפתור + פגישה) או התפריט פגישות ← פגישה חדשה	לא, כרגע
הפיכת המשימה לפגישה, בחלון של משימה	לא, כרגע
API (למשל מ-Make), האפליקציה בנייד, או פגישה שנקבעה ישירות ביומן Google	לא

פגישה חדשה ממסך הפגישות או מהתפריט לא שולחת הודעה כרגע פגישה שנוצרת בכפתור + פגישה במסך הפגישות או מהתפריט פגישות ← פגישה חדשה לא מפעילה את הטריגר. קבעו פגישות מכרטיס הליד או מחלון שינוי הסטטוס, והלקוח יקבל את ההודעה.

שכל פגישה תיקבע דרך החלון הגדירו את הסטטוס "נקבעה פגישה" כחובה להוסיף פגישה. אז כשנציג מעביר ליד לסטטוס הזה, נפתח לו חלון קביעת פגישה עם התאריך והשעה. איך מגדירים: חלונות קופצים בשינוי סטטוס.

• לא לשלוח פעמיים. יש לכם גם טריגר על הסטטוס "נקבעה פגישה" ששולח הודעה ללקוח? כשקובעים פגישה מחלון שינוי הסטטוס, שני הטריגרים רצים. השאירו את ההודעה ללקוח רק בטריגר על הפגישות. כך גם בלינק קביעת פגישה: אם בהגדרות שלו דלוק שליחת הודעות ללקוח, הלקוח מקבל גם את האישור של הלינק.
• לליד צריך טלפון. ליד בלי טלפון לא מקבל הודעה.
• איך בודקים: קבעו פגישה לליד בדיקה עם הטלפון שלכם. בכרטיס הליד, בטאב טריגרים, תופיע שורה עם סימון "פגישה #". מה כל שורה אומרת: טריגרים ואוטומציות.

5. בלי טריגר: הודעה מוכנה להעתקה

כשקובעים פגישה בחלון קביעת פגישה של שינוי סטטוס, נפתח אחרי השמירה החלון הפגישה נקבעה!. יש בו שני נוסחים מוכנים, עם הפרטים של הליד והפגישה:

• סיכום של נציג, עם הכפתור העתק סיכום נציג.
• סיכום הודעה ללקוח, עם הכפתור העתק הודעה ללקוח. מדביקים בצ'אט עם הלקוח ושולחים בעצמכם.

את שני הנוסחים עורכים בפגישות ← הגדרות, בלשונית הוספה בשינוי סטטוס ליד. המשתנים כאן בסוגריים מסולסלים, למשל {lead_name}, {meeting_date}, {meeting_time} ו-{agent_name}. שורה עם משתנה ריק לא מוצגת.

6. ציר פגישות: כל הפגישות בהודעה אחת לקבוצת הצוות

רוצים לשלוח לקבוצת הוואטסאפ של הצוות את כל הפגישות של מחר, בהודעה אחת מסודרת?

1. במסך פגישות סננו את מה שצריך: היום, מחר, נציג מסוים.
2. לחצו על אייקון הלוח העתק ציר פגישות לוואטסאפ בסרגל של המסך, ליד אייקון הסינון (המשפך). האייקון מופיע גם בטלפון.

3. בחלון ציר פגישות להעתקה מופיעות כל הפגישות לפי הסינון, מקובצות לפי יום וממוספרות. לחצו העתק טקסט והדביקו בקבוצה.

עיצוב ההודעה

בפגישות ← הגדרות, בלשונית ציר פגישות, עורכים שלושה חלקים:

חלק	מה הוא
פתיח	טקסט קבוע בראש ההודעה, פעם אחת. אפשר להשאיר ריק
נוסח כל פגישה	חוזר על עצמו לכל פגישה בציר
סגיר	טקסט קבוע בסוף ההודעה, פעם אחת. אפשר להשאיר ריק

לחיצה על משתנה במפת משתנים מעתיקה אותו. יש משתנים לשם הלקוח, לטלפון, לעיר ולכתובת, לכותרת, לסוג, לסטטוס, לתאריך ולשעה של הפגישה, לנציג המטפל, למקור ההגעה ולקמפיין, ולסכום הרכישות. שורה שיש בה משתנה ריק לא תוצג.

מי יכול לערוך את הגדרות הפגישות פותח מי שיש לו בתפקיד את ההרשאה עריכה בקבוצה תפקידים (רק מנהל החשבון יכול להעניק אותה). את הכפתור העתק ציר פגישות לוואטסאפ רואה כל מי שרואה את מסך הפגישות.

שאלות נפוצות

הלקוח קיבל [[leads_meetings.start_date]] במקום תאריך. למה? התבנית נשלחה מטריגר על ליד (למשל על הסטטוס "נקבעה פגישה") או מכרטיס הליד. פרמטרי פגישה מתמלאים רק בהודעה שנשלחת על פגישה מסוימת: בטריגר על הטבלה פגישות, בטריגר מתוזמן שמושך פגישות, או בתזכורת שהוספתם לפגישה עצמה.

שיניתי את מועד הפגישה. הלקוח יקבל הודעה חדשה? לא. הטריגר רץ פעם אחת, כשהפגישה נוצרת. עדכנו את הלקוח בעצמכם. אפשר גם לבנות טריגר שינוי על פגישות, על הסטטוס של הפגישה: כשהפגישה עוברת לסטטוס כמו "תיאום מחדש" או "בוטל", הלקוח מקבל הודעה מתאימה.

אפשר לשלוח תזכורת יום לפני הפגישה? כן, בטריגר מתוזמן שרץ כל ערב על הפגישות של מחר. כל השלבים: תזכורת וואטסאפ אוטומטית יום לפני פגישה. בתפריט הגדרות יש גם את המסך תזכורות לפני פגישה, שמקים בשבילכם טריגר כזה: תזכורת יום לפני, או בקשה לאשר הגעה.

מאיזה מספר יוצאת ההודעה? מהוואטסאפ של הנציג שהפגישה משויכת אליו, אם משויך לו מכשיר. אין לו מכשיר? בחשבון עם כמה מספרים ההודעה יוצאת מהמספר שהלקוח התכתב איתו לאחרונה, ואם אין כזה, מהמספר הראשי של העסק.

בחשבון עם כמה מספרים יש בפעולה גם השדה חשבון WhatsApp. חשבון 1 (ראשי), שנבחר מראש, עובד כמו שתואר למעלה. חשבון 2 ומעלה שולחים תמיד מאותו מספר. לפי המכשיר המשוייך לנציג שולח מהמכשיר של מי שקבע את הפגישה, לא של הנציג שהפגישה משויכת אליו. פירוט: מאיזה מספר במדריך הטריגרים.