קבוצת וואטסאפ אוטומטית ללקוח חדש

סגרתם לקוח, ועכשיו צריך לפתוח לו קבוצת וואטסאפ עם מי שילווה אותו. במקום לעשות את זה ידנית בכל פעם, טריגר יכול לעשות את זה לבד:

• הליד עובר לסטטוס "נסגר".
• המערכת פותחת קבוצה בשם הלקוח, מצרפת אותו ואת אנשי הצוות שבחרתם, ושולחת בה הודעת פתיחה.
• קישור ההצטרפות לקבוצה נרשם בכרטיס הליד.

המדריך מראה את כל הדרך: בניית הטריגר, הגדרת הפעולה, ואיפה בודקים שהקבוצה נפתחה.

1. מה צריך לפני שמתחילים

מה	למה
וואטסאפ מחובר בסריקת QR	הקבוצה נפתחת מהמספר הראשי של העסק. איך מחברים: מדריך הוואטסאפ
מודול הטריגרים פעיל	הפעולה היא חלק מהטריגרים, ראו טריגרים ואוטומציות
הרשאת טריגרים	רק מי שיש לו את ההרשאה בונה ועורך טריגרים, ראו צוותים, תפקידים והרשאות
טלפון נייד לכל איש צוות שמצטרף	המערכת מצרפת כל עובד לפי הטלפון שבפרטי המשתמש שלו, ראו מי מצטרף לקבוצה

רק על לידים. הפעולה פתיחת קבוצת וואטסאפ מופיעה רק בטריגרים של טבלת לידים, ורק בחשבון עם וואטסאפ בחיבור QR. בטריגרים של פגישות, רכישות או משימות היא לא מופיעה.

2. יוצרים טריגר על הסטטוס "נסגר"

1. פתחו את תפריט הגדרות ובחרו טריגרים.
2. לחצו הוספת טריגר חדש.
3. בשלב סוג ההפעלה בחרו שינוי ולחצו המשך.
4. בשלב הגדרות בחרו את הטבלה לידים, את השדה סטטוס ואת הערך נסגר.
5. תנו שם ברור, למשל "לקוח נסגר: קבוצת וואטסאפ ללקוח", ולחצו שמור טריגר.

הטריגר החדש מופיע בדף הטריגרים, בקבוצת לידים. עכשיו מוסיפים לו את הפעולה: לחצו על + בכרטיס שלו.

כבר יש לכם טריגר על "נסגר"? אפשר להוסיף את הפעולה גם אליו, למשל אחרי הודעת התודה. הפעולות רצות לפי הסדר שבכרטיס.

3. בוחרים את הפעולה "פתיחת קבוצת וואטסאפ"

1. בחלון הוספת פעולה, בשלב סוג פעולה, בחרו פתיחת קבוצת וואטסאפ.
2. ודאו שהמתג פעולה פעילה מסומן.
3. לחצו הבא.

4. ממלאים את הגדרות הקבוצה

בשלב הגדרות הפעולה ארבעה שדות:

שדה	מה כותבים	בדוגמה
שם הקבוצה	השם שיופיע בוואטסאפ. משתנים בסוגריים מסולסלים כפולים מתחלפים בפרטי הליד	{{FirstName}} {{LastName}} - ליווי סטודיו דמו
לצרף את הלקוח (הטלפון של הליד)	מסומן: הלקוח מצטרף לקבוצה לפי הטלפון שבכרטיס הליד	מסומן
אנשי צוות שיצורפו	סמנו את העובדים שילוו את הלקוח	דנה ואורי
הודעה ראשונה בקבוצה (אופציונלי)	הודעה שהעסק שולח בקבוצה מיד אחרי שהיא נפתחת. אפשר להשאיר ריק	היי {{FirstName}}, ברוכים הבאים...

לסיום לחצו שמור שינויים. בכרטיס הטריגר תופיע הפעולה קבוצת וואטסאפ.

המשתנים בשם ובהודעה

בשם הקבוצה ובהודעה הראשונה כותבים משתנים כך: {{FirstName}} (שם פרטי), {{LastName}} (שם משפחה), {{Phone}} (טלפון). אפשר להשתמש בכל עמודה של הליד לפי השם הטכני שלה, למשל {{City}} לעיר.

לא אותם פרמטרים כמו בתבניות. כאן כותבים {{FirstName}} בסוגריים מסולסלים. הפרמטרים של תבניות ההודעות, כמו [[lead.name]], לא מתחלפים בפעולה הזו ויישארו בהודעה כמו שהם. משתנה של עמודה שלא קיימת יוצא ריק.

שם הקבוצה יצא ריק, למשל כי לליד אין שם? המערכת קוראת לקבוצה בשם הלקוח, או "ליד #" ומספר הליד.

מי מצטרף לקבוצה

• הלקוח: לפי השדה טלפון בכרטיס הליד, כשהתיבה לצרף את הלקוח מסומנת.
• אנשי הצוות: לפי הטלפון שבפרטי המשתמש. אם מילאתם לעובד טלפון נוסף, המערכת לוקחת אותו ולא את טלפון. אז אם בשדה טלפון נוסף יש מספר של קו נייח או של מכשיר אחר, העובד לא יצורף מהנייד שלו. את הטלפונים עורכים בחלון העובד, ראו ניהול משתמשים.
• המספר הראשי של העסק הוא מי שפותח את הקבוצה, ולכן הוא חבר בה ומנהל אותה.

עובד בלי טלפון תקין פשוט לא נוסף, והקבוצה נפתחת בלעדיו. אם אף אחד מהמשתתפים לא נוסף, כי לליד אין טלפון ולא סימנתם אנשי צוות עם טלפון, הקבוצה לא נפתחת בכלל והפעולה נרשמת כנכשל.

חובה משתתף אחד לפחות. בלי הלקוח ובלי אף איש צוות, השמירה נעצרת עם ההודעה "יש לצרף לפחות משתתף אחד (הלקוח או איש צוות)".

5. מה קורה כשליד עובר ל"נסגר"

1. נציג משנה את הסטטוס של הליד לנסגר.
2. המערכת פותחת את הקבוצה מהמספר הראשי של העסק, גם אם לנציג יש מכשיר וואטסאפ משלו, ומצרפת את המשתתפים.
3. אם כתבתם הודעה ראשונה, היא נשלחת בקבוצה מהמספר הראשי.
4. בכרטיס הליד נרשמת שורה עם שם הקבוצה וקישור ההצטרפות.

כך זה נראה אצל הלקוח בוואטסאפ:

קישור ההצטרפות בכרטיס הליד

פתחו את כרטיס הליד, בטאב תגובות, ובחרו בסינון הכל. השורה "נפתחה קבוצת וואטסאפ" מראה את שם הקבוצה, ומתחתיה את הקישור.

הקישור שימושי כשמישהו לא נוסף לקבוצה, או כשרוצים לצרף אחר כך עוד איש צוות או בן משפחה של הלקוח: פשוט שולחים לו את הקישור.

6. בודקים שהקבוצה נפתחה: לוג הפעולות

בדף הטריגרים לחצו על שעון ההיסטוריה בכרטיס הטריגר, או על לוג פעולות בראש הדף. כל הפעלה היא שורה, והחץ בתחילת השורה פותח את הפרטים.

בעמודת סוג הפעולה, פתיחת קבוצה מופיעה כ-whatsapp_group.

מה רואים	מה זה אומר
הצלחה, ובתגובה chatId ו-invite_link	הקבוצה נפתחה. invite_link הוא קישור ההצטרפות
נכשל: no whatsapp device connected	אין וואטסאפ מחובר במספר הראשי. מחברים מחדש לפי מדריך הוואטסאפ ופותחים את הקבוצה ידנית ללקוח הזה
נכשל: no participants with a phone	אף משתתף לא נוסף: לליד אין טלפון תקין, ולאנשי הצוות שסימנתם אין טלפון בפרטי המשתמש
נכשל עם הודעה מוואטסאפ	וואטסאפ סירב לפתוח את הקבוצה. הסיבה מופיעה בשורה "שגיאה"
דולג	תנאי שהגדרתם לפעולה לא התקיים, ראו תנאים

"הצלחה" מתייחס לפתיחת הקבוצה בלבד. ההודעה הראשונה נשלחת אחרי שהקבוצה נפתחה, והתוצאה שלה לא נרשמת בלוג. אם היא לא יצאה, הלוג עדיין יראה הצלחה. כדי לוודא שההודעה נשלחה, הסתכלו בקבוצה עצמה בוואטסאפ של העסק.

7. כדאי לדעת

• קבוצה חדשה בכל פעם. טריגר מסוג שינוי רץ בכל פעם שהליד מקבל את הסטטוס "נסגר". ליד שיצא מ"נסגר" וחזר אליו יקבל קבוצה שנייה. כדי למנוע את זה, הוסיפו אחרי הפעולה עדכון עמודה שמסמנת שדה כמו "קבוצה נפתחה", ולפעולת הקבוצה תנאי שהשדה הזה ריק. איך: טריגרים ואוטומציות.
• רוצים שהנציג יחליט? במקום שינוי סטטוס, בנו טריגר מסוג כפתור על לידים עם אותה פעולה. כך הנציג פותח את הקבוצה בלחיצה מכרטיס הליד, רק כשצריך.
• תמיד מהמספר הראשי. גם בחשבון עם כמה מספרי וואטסאפ, או כשהודעות טריגר יוצאות מהמכשיר של הנציג, הקבוצה נפתחת מהמספר הראשי של העסק.
• צירוף רק לפי מספר. המערכת לא בודקת אם ללקוח יש וואטסאפ במספר הזה. אם הוא לא נוסף, שלחו לו את הקישור מכרטיס הליד.
• בטיחות המספר. וואטסאפ עוקב אחרי מספרים שפותחים הרבה קבוצות ומוסיפים אליהן אנשים שלא שמרו אותם. פעולה על לקוחות שנסגרו מתאימה, כי מדובר בכמה קבוצות ביום. אל תחברו אותה לסטטוס שהרבה לידים עוברים אליו, כמו "ליד חדש". עוד בנושא: וואטסאפ - סכנת חסימה ובטיחות שליחה.

שאלות נפוצות

אפשר לפתוח קבוצה גם בלי הלקוח, רק לצוות? כן. בטלו את הסימון לצרף את הלקוח וסמנו את אנשי הצוות. כך נפתחת קבוצה פנימית לכל לקוח שנסגר.

הלקוח לא נמצא בקבוצה. מה עושים? פתחו את כרטיס הליד, העתיקו את קישור ההצטרפות מהשורה "נפתחה קבוצת וואטסאפ" ושלחו לו אותו. בדקו גם שהטלפון בכרטיס הליד נכון.

עובד לא צורף לקבוצה. בדקו את הטלפון שלו בפרטי המשתמש. אם יש לו טלפון נוסף, הצירוף נעשה לפיו ולא לפי טלפון.

איך מכבים את הפעולה לזמן מה? פתחו את הפעולה מכרטיס הטריגר וכבו את המתג פעולה פעילה. הפעולה נשמרת ולא רצה עד שמדליקים אותו שוב.