חיבור Voicenter: חיוג בלחיצה ותיעוד שיחות

Voicenter היא מרכזיית טלפוניה בענן. מחברים אותה פעם אחת, ומאותו רגע השיחות עם הלקוחות נכנסות ל-TASKEY לבד.

מה מקבלים:

• חיוג בלחיצה - לחיצה על האוזניות ליד הטלפון, והמרכזייה מחייגת בשבילכם.
• כל השיחות בכרטיס הליד - נכנסות, יוצאות וחיוגים מהמערכת, עם משך והקלטה.
• תיעוד אוטומטי - כל שיחה נרשמת בתגובות של הליד.
• ליד חדש משיחה נכנסת - מספר לא מוכר מתקשר? אפשר לפתוח לו ליד אוטומטית.
• היסטוריית שיחות ודוח שיחות לכל החברה.

1. לפני שמתחילים

• חשבון פעיל ב-Voicenter, עם שלוחה לכל נציג.
• החיבור כלול בחבילת פלטינום (ראו מחירים). מנהל החשבון מפעיל אותו בהגדרות → מודולים, בכרטיס חיבור למרכזיית Voicenter. מנעול על הכרטיס? החיבור לא כלול בחבילה שלכם, ואפשר לפנות לתמיכה.
• את ההגדרות עושה מנהל החשבון.

2. פתיחת מסך ההגדרות

1. לחצו הגדרות ובחרו חיבורים למערכות.

2. בקבוצה מרכזייה לחצו על הכרטיס ווייסנטר. אחרי ההפעלה כתוב עליו פעיל.

נפתח המסך הגדרות ווייסנטר.

3. בקשת User Code מ-Voicenter

במסך ההגדרות, מתחת לכרטיס יצירת ליד אוטומטית, יש שני כרטיסים שמכינים לכם את הפנייה ל-Voicenter:

• Webhook URL - הכתובת שאליה Voicenter שולחים את פרטי השיחה בסוף כל שיחה.
• נוסח מייל לתמיכה - מייל מוכן, כבר עם הכתובת של החשבון שלכם.

כתובת ה-Webhook אישית לחשבון שלכם, במבנה הזה:

https://<שם-החשבון>.taskey.co.il/webapi/CallLogVoicenter.php

1. העתיקו את הנוסח מהכרטיס נוסח מייל לתמיכה.
2. שלחו אותו לתמיכה של Voicenter.

המייל מבקש מ-Voicenter שלושה דברים:

• User Code - הקוד שמחבר את TASKEY לחשבון המרכזייה שלכם.
• הרשאה לכתובת ה-IP של TASKEY למשוך שיחות. הכתובת כתובה בנוסח המייל.
• שליחת פרטי השיחה ל-Webhook בסיום כל שיחה.

למה צריך גם IP וגם Webhook? ה-Webhook מביא כל שיחה מיד כשהיא מסתיימת. ה-IP מאפשר ל-TASKEY למשוך שיחות בעצמו: בכפתור רענון בכרטיס הליד, ובסנכרון לילי שמשלים שיחות שלא הגיעו ב-Webhook (בעיקר שיחות שלא נענו). בלי הרשאת IP, Voicenter חוסמים את המשיכה.

4. הזנת ה-User Code והפעלה

1. בכרטיס הגדרות חיבור הדביקו את הקוד בשדה User Code. אין כפתור שמירה - הקוד נשמר מיד.
2. הפעילו את שיחות ואת פירוט שיחות. בלי שניהם לא יופיעו הלשונית שיחות בכרטיס הליד והכפתור שיחות בסרגל העליון.
3. רוצים שהלשונית שיחות בכרטיס הליד תוצג רק לחלק מהתפקידים? הפעילו גם פירוט שיחות עם הרשאות.

מתג	מה הוא עושה
שיחות	מפעיל את מודול השיחות במערכת.
פירוט שיחות	מציג את השיחות מ-Voicenter בכרטיס הליד ובהיסטוריית השיחות. כדי ש-TASKEY יוכל גם למשוך שיחות, צריך הרשאת IP מ-Voicenter (סעיף 3). שלחו להם את הכתובת שבנוסח המייל: בהסבר שמתחת למתג מופיעה כרגע כתובת ישנה.
פירוט שיחות עם הרשאות	הלשונית שיחות בכרטיס הליד מוצגת רק לתפקידים שקיבלו את ההרשאה יומן שיחות (קבוצת הגדרות ומערכת, שורת Voicenter). ראו תפקידים והרשאות.

המתג פירוט שיחות עם הרשאות משפיע רק על הלשונית בכרטיס הליד. היסטוריית השיחות (הכפתור שיחות בסרגל העליון) מוצגת לכל המשתמשים, עם כל השיחות של החברה.

ה-User Code הוא מפתח לחשבון המרכזייה שלכם. אל תשלחו אותו בקבוצות ואל תצלמו אותו. בצילום המסך כאן הוא מוסתר.

5. משיכת שלוחות ושיוך לנציגים

אחרי שהחיבור מופעל, בתחתית המסך מופיע הכרטיס שלוחות ונציגים.

1. לחצו רענן מווייסנטר. המערכת מושכת את כל השלוחות מחשבון Voicenter.
2. בכל שלוחה לחצו בחר נציג ובחרו את המשתמש שעובד עליה. השיוך נשמר מיד, והשורה נצבעת בירוק.

• לא הופיע ברענון האחרון (שורה אדומה) - השלוחה כבר לא חוזרת מ-Voicenter: נמחקה או שונתה אצלם. בדקו מולם, ולחצו שוב רענן מווייסנטר.
• משתמש שנמחק מ-TASKEY מאבד את השלוחה אוטומטית. שייכו אותה לנציג אחר.
• הוספתם שלוחה ב-Voicenter? לחצו שוב רענן מווייסנטר.

6. חיוג בלחיצה

1. פתחו כרטיס ליד. ליד מספר הטלפון מופיע אייקון אוזניות אדומות.
2. לחצו עליו. המרכזייה מצלצלת קודם לשלוחה שלכם (טלפון שתומך במענה אוטומטי עונה לבד), ואז מחייגת ללקוח.
3. האייקון מתחלף: פרצוף מחייך - הבקשה נשלחה. פרצוף עצוב - החיוג נכשל. השלוחה לא צלצלה, גם עם פרצוף מחייך? ראו פתרון תקלות.

• האוזניות מופיעות רק למשתמש שיש לו שלוחה משויכת (סעיף 5).
• בטבלת הלידים החיוג נמצא בעמודה Click2Call. היא מוצגת כשהמתג Click2Call — חיוג מהיר פועל (הגדרות → הגדרות כלליות, כרטיס כפתורי התקשרות). אפשר גם להוסיף אותה בניהול עמודות.
• בנייד אין אוזניות. מופיע אייקון טלפון רגיל, שמחייג מהמכשיר עצמו.

7. השיחות בכרטיס הליד

בכרטיס הליד לחצו על הלשונית שיחות. המספר על הלשונית סופר את השיחות שנענו.

עמודה	מה רואים
סוג	חץ נכנסת / יוצאת ומשך השיחה. c2c = חיוג בלחיצה מהמערכת.
תאריך	מתי התקיימה השיחה.
מתקשר	המספר. מעבר עם העכבר מציג את השלוחה ואת הנציג שמשויך אליה.
הקלטה	המשולש הירוק פותח את ההקלטה בחלון חדש.

• שיחות שלא נענו מוסתרות כברירת מחדל. לחצו הצג הכל כדי לראות אותן.
• רענון מושך מ-Voicenter עכשיו את השיחות של המספר הזה.
• כל השיחות פותח את היסטוריית השיחות, מסוננת על הליד.
• למטה: סה"כ משך שיחות עם הליד.

כל שיחה שמגיעה ב-Webhook ומזוהה לליד נרשמת גם בתגובות, מאת מערכת: שיחה נכנסת או שיחה יוצאת, המספר, המשך וקישור להקלטה. רואים את זה בתמונה של סעיף 6. את התיעוד מכבים במתג תיעוד השיחה בכרטיס הליד (סעיף 8).

8. ליד חדש משיחה נכנסת

הכרטיס יצירת ליד אוטומטית במסך ההגדרות:

הגדרה	מה היא עושה
יצירת ליד משיחה נכנסת	מספר שלא קיים במערכת מתקשר? נפתח לו ליד חדש אוטומטית. כבוי כברירת מחדל.
מקור הגעה	המקור שיירשם בליד החדש. ברירת המחדל: שיחה נכנסת.
המספרים שלכם	הקווים של העסק, מופרדים בפסיק. בהיסטוריית השיחות הם מוצגים כ"הקו שלכם", כדי שיהיה ברור מי הלקוח.
תיעוד השיחה בכרטיס הליד	רושם כל שיחה בתגובות של הליד. פעיל כברירת מחדל.

ליד אוטומטי ותיעוד בתגובות עובדים על שיחות שמגיעות ב-Webhook. שיחות שנמשכו בסנכרון הלילי נכנסות רק לרשימת השיחות.

9. היסטוריית שיחות ודוח שיחות

הכפתור שיחות בסרגל העליון פותח את היסטוריית שיחות: כל השיחות של החברה במקום אחד. כל המשתמשים רואים את המסך הזה, גם כשהמתג פירוט שיחות עם הרשאות פועל.

• למעלה: סהכ שיחות, נכנסות, יוצאות, מוחמצות וסהכ דקות.
• אפשר לסנן לפי סוג שיחה, שלוחה ותאריך, ולחפש.
• שייך ליד מופיע בשיחה שלא נמצא לה ליד. הלחיצה מחפשת ליד לפי מספר הטלפון ומחברת אליו את השיחה. אין ליד כזה? הוסיפו ליד עם המספר, ולחצו שוב.

דוח שיחות - מנהל החשבון מוצא אותו בדוחות, בקבוצה דוחות שיווק. הדוח מסכם לפי שלוחה: סה"כ שיחות, זמן שיחה, יוצאות, נכנסות ומספר הלקוחות.

10. פתרון תקלות

מה רואים	למה זה קורה	מה עושים
על הכרטיס ווייסנטר כתוב לא פעיל, ואין הכרטיס שלוחות ונציגים	החיבור עוד לא הופעל בחשבון	הגדרות → מודולים, הכרטיס חיבור למרכזיית Voicenter (סעיף 1).
אחרי רענן מווייסנטר מופיעה לרגע ההודעה לא הוגדר User Code	השדה User Code ריק	הדביקו את הקוד ולחצו שוב רענן מווייסנטר.
ההודעה תגובה לא תקינה מווייסנטר, או ש-Voicenter מחזירים שגיאת 404	בדרך כלל ה-User Code לא תקין: הועתק חלקית, עם רווח, או שכבר לא פעיל אצלם	פנו ל-Voicenter וקבלו User Code חדש (בנוסח המייל מסעיף 3), הדביקו אותו ולחצו שוב רענן מווייסנטר.
ההודעה שגיאת חיבור לווייסנטר	תקלת תקשורת רגעית מול Voicenter	נסו שוב בעוד כמה דקות.
הודעה שהרענון הצליח אבל לא הוחזרו שלוחות	בחשבון Voicenter שמאחורי הקוד אין שלוחות	ודאו מול Voicenter שהקוד שייך לחשבון הנכון ושיש בו שלוחות.
אין אוזניות ליד הטלפון	לא שויכה לכם שלוחה, או שאתם בנייד	שייכו לעצמכם שלוחה בכרטיס שלוחות ונציגים (סעיף 5).
פרצוף עצוב אחרי הלחיצה, או שהשלוחה לא צלצלה (גם אם הופיע פרצוף מחייך)	Voicenter לא הצליחו לחייג	בדקו שהשלוחה שמשויכת אליכם מחוברת (הטלפון או התוכנה דלוקים), ושה-User Code תקין.
שיחות לא נכנסות אחרי שהן מסתיימות	Voicenter עוד לא הגדירו את ה-Webhook, או הגדירו כתובת שגויה. כתובת עם טעות יכולה להחזיר להם שגיאת 404	שלחו להם שוב את הכתובת מהכרטיס Webhook URL, בדיוק כמו שהיא, מההתחלה (https) ועד הסוף (CallLogVoicenter.php).
רענון בלשונית השיחות לא מביא כלום, ושיחות שלא נענו חסרות גם למחרת	אין הרשאת IP ב-Voicenter	בקשו מ-Voicenter להתיר את כתובת ה-IP שבנוסח המייל (ולא את הכתובת שבהסבר מתחת למתג פירוט שיחות).
שיחות שלא נענו לא מופיעות בכרטיס הליד	הן מוסתרות כברירת מחדל	לחצו הצג הכל בלשונית שיחות.
שיחה מופיעה בהיסטוריה עם שייך ליד	המספר לא נמצא אצל אף ליד	לחצו שייך ליד, או הוסיפו ליד עם המספר ולחצו שוב.
לנציג אין הלשונית שיחות בכרטיס הליד	אחד המתגים שיחות / פירוט שיחות כבוי, או שפירוט שיחות עם הרשאות פועל ולתפקיד שלו אין יומן שיחות	הפעילו את המתגים (סעיף 4), או תנו לתפקיד את ההרשאה יומן שיחות.

פונים לתמיכה של Voicenter? הנוסח המוכן בכרטיס נוסח מייל לתמיכה כולל את כל מה שהם צריכים: בקשת User Code, כתובת ה-IP להרשאה וכתובת ה-Webhook של החשבון שלכם.

שאלות נפוצות

ש: כמה עולה החיבור? ת: החיבור למרכזיות כלול בחבילת פלטינום - ראו מחירים. על השירות של Voicenter עצמו משלמים ל-Voicenter.

ש: אפשר לחבר מרכזייה אחרת? ת: בקבוצה מרכזייה במסך חיבורים למערכות יש גם פייקול, ופירוט שיחות API לכל מרכזייה שיודעת לשלוח את פרטי השיחה לכתובת Webhook.

ש: שיניתי את ה-User Code. צריך לעשות משהו נוסף? ת: לחצו רענן מווייסנטר ובדקו שהשלוחות חזרו ושהשיוך לנציגים נשמר.

ש: למה נציג אחר לא רואה את האוזניות, ואני כן? ת: האוזניות מופיעות רק למי שיש לו שלוחה משויכת. שייכו לו שלוחה בכרטיס שלוחות ונציגים.