תהליכי עבודה חוזרים: משימות וטריגרים מתוזמנים

חלק מהעבודה חוזר על עצמו: דוח לצוות בכל יום ראשון, בדיקת חיובים בתחילת החודש, חזרה בכל בוקר ללידים שלא ענו. את כל אלה מגדירים בטסקי פעם אחת. מאותו רגע המערכת פותחת את המשימה או שולחת את ההודעה בזמן, בלי שמישהו יצטרך לזכור.

יש שלוש דרכים:

הכלי	מתי הוא רץ	מתאים ל
טריגר מתוזמן (לפי שעון)	כל יום, כל שבוע, כל חודש או כל X ימים, בשעה שבוחרים	משימה קבועה לצוות: דוח שבועי, סגירת חודש
משיכת רשימה	לפי אותו לוח זמנים, על כל הרשומות שעונות על סינון	פעולה על כל ליד, פגישה או ריטיינר ברשימה: משימת חזרה, תזכורת בוואטסאפ
משימה חוזרת בטופס משימה	בימים שמסמנים בשבוע	תזכורת שבועית פשוטה, בלי הגדרות

טריגר מתוזמן או טריגר רגיל? טריגר רגיל רץ כשמשהו קורה: ליד חדש נכנס, סטטוס השתנה. טריגר מתוזמן רץ לפי השעון. על טריגרים רגילים: טריגרים ואוטומציות.

1. איפה נמצאים הטריגרים המתוזמנים

פתחו את תפריט הגדרות ובחרו טריגרים מתוזמנים. אפשר להגיע גם מדף הטריגרים, בכפתור טריגרים מתוזמנים.

מי רואה את הדף מי שיש לו הרשאת טריגרים בתפקיד, כשמודול הטריגרים פעיל. ראו צוותים, תפקידים והרשאות.

הכפתורים בראש הדף:

כפתור	מה הוא עושה
טריגר מתוזמן חדש	פותח את אשף היצירה
היסטוריית ריצות	מה כל טריגר עשה ומתי: משימות שנפתחו, הודעות שיצאו, ריצות ריקות
תזכורות לפני פגישה	מסך מוכן לתזכורות וואטסאפ לפני פגישה
כל הטריגרים	חזרה לדף הטריגרים הרגיל

מתחת לכותרת יש חיפוש לפי שם, כפתורי סינון לפי סוג (לידים, פגישות, פעולה מתוזמנת ועוד) ומתג בין תצוגת כרטיסים לתצוגת רשימה. כל טריגר מוצג ככרטיס:

• מתי: התדירות והשעה. אם בחרתם התנהגות מיוחדת בשבת, היא מופיעה כאן.
• מה: מה הטריגר מושך, למשל משיכת פגישות עם הסינונים "לא הושלמו" ו"מחר". טריגר בלי רשימה מוצג כפעולה מתוזמנת לפי לוח זמנים.
• ואז: הפעולות. לחיצה על פעולה פותחת אותה לעריכה, והכפתור + מוסיף פעולה.
• ריצה הבאה: מתי הטריגר ירוץ בפעם הבאה. אחרי הריצות הראשונות מופיע לידה מונה של פעולות שהצליחו ושנכשלו.
• השעון פותח את היסטוריית הריצות של הטריגר הזה, וגלגל השיניים עורך אותו.

בתצוגת רשימה כל טריגר הוא שורה: מה נמשך, מתי, מתי הריצה הבאה, ומה הוא עושה.

2. בונים משימה שבועית: דוח לצוות בכל יום ראשון

הדוגמה: בכל יום ראשון ב-09:00 נפתחת למנהל הצוות משימה "הכנת דוח לידים שבועי", עם שלוש תתי משימות.

קודם תבנית משימה המשימה שהטריגר פותח נבנית מתבנית משימה: כותרת, תיאור, תתי משימות, והנציג בשדה שיוך לנציג. את התבניות מנהלים בתפריט משימות, בפריט תבניות משימות. אפשר גם ליצור תבנית מהירה בתוך הטריגר עצמו (שלב 8), אבל אז צריך להוסיף לה נציג.

1. בדף הטריגרים המתוזמנים לחצו טריגר מתוזמן חדש.

2. בשלב סוג ההפעלה בחרו מתוזמן (לפי שעון) ולחצו המשך.

3. בשלב הגדרות בחרו:

- תדירות: שבועי. - ימים בשבוע: ראשון. אפשר לסמן כמה ימים. - שעת הרצה: 09 בשעה, 00 בדקה. - התנהגות בשבת: השאירו רגיל. הדוח יוצא ביום ראשון, שהוא יום עבודה. על האפשרויות האחרות: סעיף 4.

4. לחצו המשך. בשלב שם וסיכום כתבו שם, למשל "דוח לידים שבועי לצוות", ולחצו שמור טריגר.

5. אחרי השמירה המערכת חוזרת לדף טריגרים ואוטומציות. לחצו שם טריגרים מתוזמנים. הכרטיס החדש כבר שם, עם "אין פעולות מוגדרות". בריצה הבאה כבר מופיע יום ראשון הקרוב ב-09:00.
6. בכרטיס לחצו +.

7. בחלון הוספת פעולה בחרו הוספת משימה.

8. בתבנית משימה בחרו את התבנית. מתחת מופיעה תצוגה מקדימה: הכותרת, התיאור ותתי המשימות. אין עדיין תבנית? לחצו צור תבנית מהירה, כתבו כותרת ותיאור ולחצו שמור תבנית.

לתבנית מהירה אין נציג תבנית מהירה נשמרת בלי נציג, ומשימה שטריגר מתוזמן פותח ממנה לא תשויך לאף אחד. פתחו את התבנית בקישור לעריכת תבניות משימות שבחלון (או בתפריט משימות, בפריט תבניות משימות) ובחרו נציג בשיוך לנציג.

9. לחצו שמור שינויים. הכפתור מתחלף לנשמר בהצלחה. סגרו את החלון ורעננו את הדף: הפעולה מופיעה בכרטיס.

משימה בלי ליד טריגר מתוזמן בלי רשימה לא קשור לאף ליד. המשימה נפתחת כמשימה כללית, אצל הנציג שבתבנית. כדי לפעול על לידים או פגישות, השתמשו במשיכת רשימה.

3. משיכת רשימה: פעולה על כל ליד ברשימה

משיכת רשימה רצה לפי לוח זמנים, אבל קודם היא מושכת רשימה, למשל כל הלידים בסטטוס "אין מענה 1", ואז מריצה את הפעולות על כל רשומה בנפרד.

הדוגמה: בכל יום ב-10:00 כל ליד בסטטוס "אין מענה 1" מקבל משימה "לחזור ללקוח שלא ענה".

1. לחצו טריגר מתוזמן חדש, בחרו משיכת רשימה ולחצו המשך.
2. בהגדרות התזמון בחרו תדירות יומי ושעת הרצה 10:00.
3. מתחת להגדרות התזמון בחרו מה למשוך: טבלה למשיכה לידים, וסטטוס ליד "אין מענה 1".

4. לחצו המשך, תנו שם ולחצו שמור טריגר.
5. חזרו לדף הטריגרים המתוזמנים, לחצו + בכרטיס, בחרו הוספת משימה ואת התבנית "לחזור ללקוח שלא ענה", ולחצו שמור שינויים.

כל ליד ברשימה מקבל משימה משלו, מקושרת לליד. המשימות נפתחות לנציג שבחרתם בתבנית, בשדה שיוך לנציג, כולן לאותו נציג ולא לנציג של כל ליד. בתבנית בלי נציג המשימות נפתחות בלי נציג.

מה אפשר לסנן:

שדה	מה הוא עושה
טבלה למשיכה	לידים, פגישות, משימות, פרוייקטים, ריטיינרים או רכישות
סטטוס ליד, מקור	ללידים. מקור ריק = כל המקורות
סטטוס פגישה, השלמה	לפגישות. "לא הושלמו" מדלג על פגישות שכבר סומנו כהושלמו
סינון לפי תאריך	ללידים ולפגישות: היום, מחר, אתמול, השבוע, השבוע הבא, 7 ימים אחרונים, החודש, החודש הבא, 30 ימים אחרונים או עתידי. בלידים לפי תאריך היצירה, בפגישות לפי תאריך הפגישה
סינון מתקדם (תנאים)	תנאים על כל שדה ברשומה. תנאים באותה קבוצה: וגם. בין קבוצות: או. במשימות, בפרוייקטים, בריטיינרים וברכישות זה הסינון העיקרי
סינון תאריך יחסי (לפי היום)	רשומות שבהן תאריך מסוים חל בדיוק מספר ימים, שבועות או חודשים לפני היום או אחריו. למשל לידים שנוצרו לפני 3 ימים בדיוק, או ריטיינרים שהחיוב הבא שלהם בעוד 8 ימים

ליד שנשאר ברשימה נכנס אליה שוב משיכת רשימה בודקת את הסינון מחדש בכל ריצה. ליד שנשאר בסטטוס "אין מענה 1" יקבל משימה חדשה בכל יום. רוצים משימה אחת לכל ליד? הוסיפו סינון תאריך יחסי (למשל תאריך יצירה, 3 ימים, אחרי (עברו מאז)), או השתמשו בטריגר רגיל על שינוי הסטטוס, שרץ פעם אחת לכל שינוי.

4. אפשרויות התזמון

תדירות	מתי הטריגר רץ
יומי	כל יום
שבועי	בימים שסימנתם. בלי יום מסומן הטריגר לא ירוץ
חודשי	ביום קבוע בחודש, 1 עד 31. יום שלא קיים בחודש, כמו 31 בפברואר, הופך ליום האחרון של החודש
כל X ימים	X ימים אחרי הריצה הקודמת. בפעם הראשונה הוא רץ בשעת ההרצה הקרובה

שעת הרצה: שעה ודקה. דקה 00 מריצה את הטריגר בתחילת השעה. דקה אחרת מריצה אותו בדקה המדויקת, אבל רק במערכות שיש בהן מכשיר וואטסאפ שחובר דרך טסקי. בלי מכשיר כזה טריגר עם דקה מדויקת לא ירוץ, ולכן בחרו דקה 00.

בכרטיס, מתי מציג תמיד שעה עגולה: טריגר של 09:30 מופיע שם כ-09:00. את השעה המדויקת רואים בריצה הבאה.

התנהגות בשבת: הריצות בדקה 00 לא פועלות בשבת, ולכן ריצה כזו שנופלת בשבת מדלגת. למשל, תזכורת של "ערב לפני" לפגישות של יום ראשון. ריצה בדקה מדויקת כן פועלת בשבת. כאן בוחרים מה לעשות:

אפשרות	מה קורה
רגיל — מדלג בשבת (ברירת מחדל)	בדקה 00 הריצה של שבת לא מתבצעת. בדקה מדויקת הטריגר רץ גם בשבת
להקדים ליום העבודה הקודם (מכסה את כל ימי המנוחה)	הטריגר רץ בשעת ההרצה בימי העבודה, ואף פעם לא ביום מנוחה. הריצה של שבת מתבצעת ביום העבודה שלפניה, והסינון לפי תאריך מכסה גם את ימי המנוחה. תזכורת ל"מחר" שיוצאת ביום שישי תכסה את הפגישות של שבת וגם של יום ראשון
לדחות ליום העבודה הבא בבוקר	כל ריצה של הטריגר, גם בימי עבודה רגילים, יוצאת בשעה שבוחרים בשעת הדחייה (ביום העבודה הבא) (8 כברירת מחדל), ושעת הרצה לא משמשת. התדירות לא משתנה: טריגר שבועי נשאר שבועי. ריצה שנופלת ביום מנוחה עוברת ליום העבודה הבא, והריצה של אותו יום מכסה גם אותה. מתאים לטריגר של בוקר

בשתי האפשרויות האחרונות בוחרים גם ימי מנוחה (סוף שבוע): שבת בלבד, או שישי (מהצהריים) ושבת. שישי נחשב יום מנוחה מהשעה 14:00.

לא לשלוח ללקוחות בשבת טריגר ששולח וואטסאפ ללקוחות בדקה מדויקת, במצב רגיל, ישלח גם בשבת. כדי למנוע את זה בחרו להקדים או לדחות, שלא רצים ביום מנוחה, או השתמשו בדקה 00.

לדחות משנה את השעה בכל יום בחרתם לדחות? טריגר יומי של 18:00 ירוץ בכל יום עבודה ב-08:00 (או בשעת הדחייה שבחרתם). בכרטיס, מתי ממשיך להראות 18:00, וריצה הבאה מראה את השעה שבה הוא באמת ירוץ.

פעם אחת ביום טריגר מתוזמן רץ לכל היותר פעם אחת ביום. שיניתם את השעה אחרי שהוא כבר רץ היום? הריצה הבאה תהיה מחר.

5. מה טריגר מתוזמן יכול לעשות

בחלון הוספת פעולה אפשר לבחור הוספת משימה, הוספת פרוייקט (כשמודול הפרויקטים פעיל), Webhook, שליחת וואטסאפ, שליחת מייל או עדכון עמודה.

• בטריגר מתוזמן אין רשומה, ולכן מתאימות לו פעולות כלליות: משימה או פרויקט לצוות, או Webhook.
• במשיכת רשימה כל פעולה רצה על כל רשומה בנפרד. משימה נפתחת על הליד של הרשומה, והודעת וואטסאפ יכולה לצאת ללקוח של כל רשומה. דוגמה מלאה: תזכורת וואטסאפ אוטומטית יום לפני פגישה.
• תנאים: לכל פעולה יש שלב תנאים. הפעולה רצה רק על רשומות שעומדות בהם.
• פעולה פעילה: מתג בראש חלון הפעולה. כשהוא כבוי, הפעולה נשמרת ולא רצה.

פירוט על כל סוג פעולה, על נמעני הוואטסאפ ועל התנאים: טריגרים ואוטומציות.

6. עריכה, עצירה ומחיקה

• לשנות תזמון או סינון: גלגל השיניים בכרטיס פותח את עריכת טריגר, באותם שלושה שלבים. לחצו הבא עד שלב הגדרות, שנו ולחצו שמור שינויים.
• לעצור לזמן מה: לחצו על הפעולה בכרטיס, כבו את פעולה פעילה ולחצו שמור שינויים. בכרטיס פעולה כבויה נראית בדיוק כמו פעולה פעילה. כדי לבדוק את המצב, פתחו אותה. כיביתם את כל הפעולות? הטריגר ממשיך לרוץ בזמן בלי לעשות דבר, והריצה נרשמת בהיסטוריה כריצה ריקה.
• למחוק: בחלון עריכת טריגר לחצו מחיקת טריגר. מחקתם בטעות? אייקון הפח בדף הטריגרים פותח את פח המחזור, ושם משחזרים.

7. בודקים שהטריגר רץ

1. ריצה הבאה בכרטיס מראה מתי הטריגר ירוץ. מופיע "—"? התזמון לא שלם, למשל שבועי בלי יום מסומן. במצב רגיל עם דקה 00, ריצה הבאה יכולה להראות שבת, למשל ביום שישי בערב בטריגר יומי. הריצה של שבת לא תתבצע, והטריגר ירוץ שוב ביום ראשון.
2. אחרי הריצה לחצו על השעון בכרטיס. נפתחת היסטוריית הריצות של הטריגר: כל פעולה שרצה, עם הצלחה, נכשל או דולג. היסטוריית ריצות בראש הדף מציגה את כל הטריגרים יחד.
3. ריצה ריקה אומרת שהטריגר רץ ולא היה מה לעשות: הרשימה יצאה ריקה, או שאין לו פעולה פעילה.
4. המשימות שנפתחו מופיעות בדף המשימות, אצל הנציג שבתבנית.

רוצים לראות תוצאה כבר היום? קבעו את שעת ההרצה לשעה העגולה הקרובה, וחזרו להיסטוריה אחריה. אחר כך החזירו את השעה שרציתם. זכרו שהטריגר רץ פעם אחת ביום.

8. משימה חוזרת מתוך טופס משימה

לתזכורת שבועית פשוטה לא צריך טריגר:

1. פתחו משימה חדשה: מתפריט משימות, או מטאב המשימות בכרטיס ליד.
2. מלאו כותרת ובחרו נציג, כרגיל.
3. לחצו משימה חוזרת וסמנו את הימים.
4. לחצו הוספת משימה.

המשימה נפתחת מיד, ושוב בכל יום שסימנתם, בשלוש לפנות בוקר, עם אותה כותרת ואותו נציג. בשבת היא לא נפתחת.

איפה רואים ועוצרים משימה חוזרת

כל המשימות החוזרות שנוצרו מטופס משימה, עם ליד או בלי, מרוכזות בדף משימות חוזרות. אין אליו פריט בתפריט. כדי להגיע אליו, הוסיפו בשורת הכתובת index.php?cat=tasks_settings אחרי כתובת המערכת. למשל:

https://yourname.taskey.co.il/index.php?cat=tasks_settings

• כל שורה היא משימה חוזרת: הימים, הכותרת, התיאור, ליד משוייך (0 = בלי ליד) ונציג מטפל.
• לעצור: לחצו על המתג פעיל. הוא מתחלף ללא פעיל, השורה נצבעת באדום, והמשימה מפסיקה להיפתח. לחיצה נוספת מחזירה אותה.
• לערוך: העיפרון שליד המתג פותח את המשימה.

מי רואה את הדף מי שיש לו בתפקיד את ההרשאות ניהול הגדרות (בקבוצה ניהול משימות) ועריכת סטטוסים. ראו צוותים, תפקידים והרשאות.

משימה חוזרת שנוצרה מכרטיס ליד מופיעה גם בטאב המשימות של הליד, בטבלה משימות חוזרות, ושם אפשר למחוק אותה.

גם בפעולת הוספת משימה של טריגר רגיל יש משימה חוזרת. בוחרים ימים, ובפעם הראשונה שהטריגר רץ על ליד נוצר טריגר מתוזמן בשם "משימה חוזרת: " ושם התבנית. הוא פותח את המשימה לאותו ליד בכל יום שבחרתם, בשלוש לפנות בוקר. לכל ליד נוצר טריגר משלו, וכולם מופיעים בדף הטריגרים המתוזמנים. משם גם עוצרים אותם.

מתי לעבור לטריגר מתוזמן צריכים משימה חודשית, כל X ימים, בשעה אחרת או עם תתי משימות? בנו טריגר מתוזמן. הטריגרים המתוזמנים גם מרוכזים בדף אחד שנמצא בתפריט הגדרות.

רעיונות לתהליכים חוזרים

מה רוצים	סוג	הגדרות	פעולה
דוח שבועי לצוות	מתוזמן	שבועי, ראשון, 09:00	הוספת משימה
בדיקת חיובים בתחילת החודש	מתוזמן	חודשי, יום 1, 09:00	הוספת משימה
חזרה ללידים שלא ענו	משיכת רשימה: לידים	יומי, 10:00, סטטוס "אין מענה"	הוספת משימה לכל ליד
ליד חדש שלא טופל שלושה ימים	משיכת רשימה: לידים	יומי, סטטוס "ליד חדש", סינון תאריך יחסי: תאריך יצירה, 3 ימים, אחרי (עברו מאז)	הוספת משימה
תזכורת לפגישות של מחר	משיכת רשימה: פגישות	יומי, 18:00, לא הושלמו, מחר, שבת: להקדים	שליחת וואטסאפ לליד
הכנה לחיוב של ריטיינר	משיכת רשימה: ריטיינרים	יומי, סינון תאריך יחסי: תאריך חיוב הבא, 8 ימים, לפני (נותרו עד)	הוספת משימה

תזכורות לפני פגישה אפשר להקים גם במסך המוכן תזכורות לפני פגישה. הטריגרים שהוא יוצר מופיעים בדף הטריגרים המתוזמנים עם התווית "נוצר ממסך תזכורות", ואותם עורכים במסך התזכורות. על ריטיינרים: ריטיינרים.

שאלות נפוצות

הטריגר לא רץ בשעה שקבעתי. מה בודקים? את ריצה הבאה בכרטיס. אחר כך את השבת: במצב רגיל, ריצה בדקה 00 שנופלת בשבת מדלגת. בחרתם לדחות? הטריגר רץ בשעת הדחייה ולא בשעת ההרצה. זכרו שטריגר רץ פעם אחת ביום, ובלי פעולה פעילה הריצה נרשמת כריצה ריקה. בחרתם דקה מדויקת? היא פועלת רק במערכות עם מכשיר וואטסאפ שחובר דרך טסקי. בלי מכשיר כזה בחרו דקה 00.

אחרי השמירה הטריגר נעלם. איפה הוא? השמירה מחזירה לדף טריגרים ואוטומציות, שבו הטריגרים המתוזמנים לא מוצגים. לחצו שם טריגרים מתוזמנים.

מה ההבדל בין טריגר מתוזמן לטריגר רגיל? טריגר רגיל רץ פעם אחת לכל אירוע, למשל כשליד עובר לסטטוס "נסגר". טריגר מתוזמן רץ לפי השעון, ומשיכת רשימה רצה בכל פעם על כל מה שעונה על הסינון באותו רגע.

למי נפתחת המשימה? לנציג שנבחר בתבנית המשימה, בשדה שיוך לנציג, גם במשיכת רשימה (ולא לנציג של כל ליד). תבנית בלי נציג, למשל תבנית מהירה שלא ערכתם, פותחת משימה בלי נציג. כדי לשנות, ערכו את התבנית בתפריט משימות, בפריט תבניות משימות.

יצרתי משימה חוזרת מתפריט המשימות. איך עוצרים אותה? בדף משימות חוזרות, במתג פעיל. ראו איפה רואים ועוצרים משימה חוזרת.

אפשר לשלוח וואטסאפ ללקוחות מטריגר מתוזמן? כן, במשיכת רשימה: כל רשומה ברשימה מקבלת את ההודעה. דוגמה מלאה: תזכורת וואטסאפ אוטומטית יום לפני פגישה.