חתימה דיגיטלית על מסמכים
הלקוח חותם על חוזה, טופס או אישור מהנייד, בקישור אישי. ממלא את השדות, חותם באצבע, וה-PDF החתום עם דף תיעוד נשמר בלשונית חתימות בכרטיס הליד.
הלקוח חותם על חוזה, טופס הצטרפות או אישור בלי להדפיס ובלי לסרוק. הוא פותח קישור אישי, ממלא את השדות וחותם באצבע. ה-PDF החתום נשמר בכרטיס הליד, בלשונית חתימות.
מה עושה צוות Taskey ומה נשאר לכם
- צוות Taskey: מפעיל את המודול בחשבון, בונה את טפסי החתימה ויוצר את קישורי החתימה.
- אתם: מעבירים ללקוח את הקישור שהצוות שולח לכם, ועוקבים בכרטיס הליד מי חתם, מי עוד לא ומי סירב.
רוצים להתחיל? פנו לתמיכה.
1. איך זה עובד
| שלב | מי | איפה |
|---|---|---|
| בניית טופס: קובץ PDF ושדות למילוי | צוות Taskey | - |
| קישור חתימה אישי לליד | צוות Taskey | הצוות שולח לכם את הקישור |
| שליחת הקישור ללקוח | אתם | בוואטסאפ או במייל |
| מילוי וחתימה | הלקוח | בדפדפן, בנייד או במחשב |
| מעקב והורדת ה-PDF החתום | אתם | כרטיס הליד, לשונית חתימות |
2. הקמת טופס חתימה
שלחו לתמיכה:
- את המסמך כקובץ PDF (עד 12MB).
- אילו שדות צריך, ואיפה כל שדה נמצא במסמך.
אלה סוגי השדות שאפשר לשים על המסמך:
| שדה | מה הלקוח עושה |
|---|---|
| חתימה | חותם באצבע או בעכבר, בחלון חתימה |
| ראשי תיבות | חתימה קצרה, באותו חלון |
| תיבת סימון | מקיש כדי לסמן וי, למשל "קראתי ואני מאשר/ת" |
| תאריך אוטומטי | כלום: התאריך של יום החתימה נכנס לבד |
| שדה טקסט | מקליד טקסט חופשי, למשל שם מלא או ת.ז. |
טופס אחד לכל הלקוחות בונים את הטופס פעם אחת. לכל ליד נוצר קישור משלו, וכל חתימה נשמרת בכרטיס של אותו ליד.
3. לשונית חתימות בכרטיס הליד
פתחו את כרטיס הליד ולחצו על הלשונית חתימות. המספר על הלשונית הוא מספר המסמכים שנשלחו לליד לחתימה (כולל הצעות מחיר חתומות).
- שלח לחתימה דיגיטלית (V2): כאן צוות Taskey בוחר טופס ויוצר קישור חתימה אישי ללקוח. הקישור תקף 7 ימים.
- היסטוריית חתימות V2: כל המסמכים שנשלחו לליד, עם הסטטוס, מתי נשלח כל מסמך ומתי נחתם.
יצירת הקישור עוברת דרך צוות Taskey כרגע רק צוות Taskey יכול ליצור קישור חתימה. משתמשי החשבון שלוחצים צור קישור חתימה מקבלים הודעת שגיאה.
צריכים להחתים לקוח? פנו לתמיכה עם שם הליד ושם הטופס. צוות Taskey ישלח לכם את הקישור, ואתם מעבירים אותו ללקוח. בכרטיס הליד תראו שורה בסטטוס ממתין, בלי הקישור עצמו.
הסטטוסים בטבלה:
| סטטוס | מה זה אומר |
|---|---|
| ממתין | הקישור נוצר, והלקוח עוד לא חתם |
| נחתם | הלקוח חתם. הורד פותח את ה-PDF החתום |
| סירוב | הלקוח לחץ סירוב חתימה. הסיבה מופיעה בתגובות של הליד |
עוד בלשונית
- קישור שפג תוקפו נשאר ממתין בטבלה, אבל הלקוח כבר לא יכול לחתום בו. פנו לתמיכה לקישור חדש.
- בראש הלשונית מופיעות הצעות מחיר שהלקוח חתם עליהן, ומתחת לכותרת הסטורית חתימות חתימות מהגרסה הקודמת של הכלי, אם יש. כשאין, האזור הזה ריק, כמו בצילום. על הצעות מחיר במדריך הצעות מחיר.
4. מה הלקוח רואה
הלקוח פותח את הקישור בדפדפן, בלי התחברות ובלי אפליקציה. בראש המסך מופיעים שם המסמך ושם העסק שלכם, ומתחת המסמך עצמו, עם השדות למילוי מסומנים בצבע.
- שדה טקסט: מקישים עליו, מקלידים ולוחצים אישור.
- תיבת סימון: הקשה אחת מסמנת וי.
- חתימה וראשי תיבות: נפתח חלון חתימה. חותמים באצבע ולוחצים אישור. נקה מוחק ומתחילים מחדש.
- התאריך האוטומטי כבר מלא בתאריך של היום.
- בתחתית המסך יש מונה, למשל 5 / 5 שדות מולאו. הכפתור סיים וחתום נפתח רק כשכל השדות מלאים.
- הלקוח לוחץ סיים וחתום. המסמך נשמר ומופיעה ההודעה המסמך נחתם בהצלחה!
מעכשיו הסטטוס בכרטיס הליד הוא נחתם. מי שפותח שוב את הקישור רואה הודעה שהמסמך כבר נחתם. אחרי 7 ימים מופיעה במקומה הודעה שתוקף הקישור פג.
סירוב לחתום
- הלקוח לוחץ סירוב חתימה, כותב סיבה (לא חובה) ולוחץ אישור סירוב.
- בכרטיס הליד הסטטוס משתנה לסירוב, ובתגובות של הליד נוספת הערה של מערכת עם שם הטופס והסיבה.
- בקישור הזה כבר אי אפשר לחתום. כדי לנסות שוב, פנו לתמיכה לקישור חדש.
5. ה-PDF החתום ודף התיעוד
הורד בלשונית חתימות פותח את ה-PDF החתום: המסמך המקורי עם כל מה שהלקוח מילא, כולל החתימה עצמה. בסוף המסמך נוסף עמוד תיעוד (Audit Trail), ובו:
- שם המסמך, ותאריך ושעת החתימה
- כתובת ה-IP והדפדפן שממנו נחתם
- טביעת אצבע דיגיטלית (SHA-256) של המסמך החתום, לפני שנוסף לו דף התיעוד
- כל השדות, ומה מולא בכל אחד
שאלות נפוצות
ש: הלקוח צריך אפליקציה או הרשמה כדי לחתום? ת: לא. הקישור נפתח בדפדפן, בנייד או במחשב.
ש: כמה זמן הקישור תקף? ת: 7 ימים. אחרי זה הלקוח רואה הודעה שתוקף הקישור פג. פנו לתמיכה לקישור חדש.
ש: איפה הקישור עצמו? בכרטיס הליד אני רואה רק ממתין. ת: הקישור לא מופיע בכרטיס הליד. צוות Taskey שולח לכם אותו. לא מוצאים אותו? פנו לתמיכה.
ש: אפשר להחתים כמה לקוחות על אותו טופס? ת: כן. לכל ליד נוצר קישור משלו, וכל חתימה נשמרת בכרטיס של הליד.
ש: איך יודעים שהמסמך לא שונה אחרי החתימה? ת: בדף התיעוד שבסוף ה-PDF רשומים זמן החתימה, כתובת ה-IP, הדפדפן וטביעת אצבע דיגיטלית של המסמך החתום. גם המערכת שומרת בצד שלה טביעת אצבע של הקובץ החתום. צריכים לבדוק קובץ מסוים? פנו לתמיכה.