התראות: ליד חדש, נציגים, פעמון ואפליקציה
מי מקבל הודעה כשנכנס ליד חדש ולאן - וואטסאפ או מייל לחברה, וואטסאפ לנציג שהליד שויך אליו, קבוצת וואטסאפ, טלגרם ו-Push באפליקציה. איך מגדירים ומעדכנים מספר, מה מראים הפעמון והיומן בסרגל העליון, ומה בודקים כשהתראה לא מגיעה.
נכנס ליד? המערכת יכולה להודיע על כך מיד: בוואטסאפ או במייל לחברה, בוואטסאפ לנציג שקיבל את הליד, ובאפליקציה לכל הצוות. בתוך המערכת, הפעמון בסרגל העליון מראה מה חדש: בתפריט הישן עדכונים במשימות, ובתפריט החדש גם לידים חדשים, תזכורות חזרה ללידים והודעות וואטסאפ.
המדריך מראה איפה מגדירים כל התראה, איך מעדכנים מספר, ומה בודקים כשהתראה לא מגיעה.
1. אילו התראות יש
| התראה | מתי נשלחת | למי | איפה מגדירים |
|---|---|---|---|
| ליד חדש | ליד נכנס מטופס, מדף נחיתה, מ-Make, מכל חיבור API או מחיבור פייסבוק הישיר | וואטסאפ או מייל למספר או לכתובת של החברה | סעיף 2 |
| ליד חדש לנציג | הליד שויך לנציג כבר כשנכנס | וואטסאפ לטלפון שבפרופיל של הנציג | סעיף 4 |
| קבוצת וואטסאפ | כל ליד חדש | כל מי שחבר בקבוצה | סעיף 6, דרך התמיכה |
| טלגרם | ליד חדש מטופס, מדף נחיתה, מ-Make, מ-API או מחיבור פייסבוק הישיר | צ'אט או קבוצה בטלגרם | סעיף 7, דרך התמיכה |
| Push באפליקציה | ליד חדש מטופס, מ-Make, מ-API, מחיבור פייסבוק הישיר או שהוספתם ידנית | כל מי שמחובר לאפליקציה | סעיף 8 |
| פעמון | בתפריט הישן: עדכון במשימה שלכם. בתפריט החדש: אותן התראות שמגיעות לאפליקציה | בסרגל העליון של המערכת | סעיף 9 |
| תזכורת משימות יומית | כל בוקר | וואטסאפ לטלפון שבפרופיל, מהמספר המחובר של העסק | הגדרות משימות → לשונית התראות |
2. התראה על ליד חדש: ערוץ ומספר (למנהלים)
- בסרגל העליון פתחו את הגדרות, ובקבוצה API ולוגים לחצו ליד חדש — קליטה והתראות. הפריט השני שמסומן בתמונה, Whatsapp הגדרות, משמש בסעיף 3.
- בלשונית הגדרות התראה בחרו ערוץ: וואטסאפ, אימייל או ללא התראה. הדף נטען מחדש עם השדה המתאים.
- בשדה מספר טלפון לקבלת התראה על ליד הזינו מספר נייד אחד. השמירה אוטומטית, וליד השדה מופיע נשמר. בחרתם אימייל? הזינו כתובת, או כמה כתובות מופרדות בפסיק.
ערוץ אחד בלבד בחירה באימייל או בללא התראה מכבה את כל התראות הוואטסאפ על ליד חדש, גם את ההתראות לנציגים ולקבוצה. רוצים וואטסאפ וגם מייל? פנו לתמיכה.
על אילו לידים נשלחת ההתראה
- ליד שנכנס מטופס, מדף נחיתה, מ-Make, מחיבור API או מחיבור פייסבוק הישיר (דף דפי פייסבוק במערכת), ברגע שהוא נכנס. לידים ישנים שמשכתם מפייסבוק בכפתור או בזמן החיבור לא שולחים התראה.
- ליד שהוספתם ידנית במערכת לא שולח וואטסאפ או מייל. הוא שולח רק Push באפליקציה.
- לידים מייבוא אקסל לא שולחים שום התראה.
- ליד שכבר קיים במערכת ונכנס שוב: התראת הוואטסאפ נשלחת למספר של החברה ולקבוצה, לא לנציג. בהודעה כתוב (קיים במערכת). אם הוא נכנס שוב מאותו מקור בתוך 15 דקות, לא נשלחת התראה נוספת.
ההתראות נשלחות ממספר הוואטסאפ של טסקי, והמספר הזה עשוי להשתנות מדי פעם. חיברתם למערכת מודול וואטסאפ משלכם? ההתראות יוצאות ממנו. אפשר לשנות את זה בסעיף 3.
3. נוסח ההודעה ואפשרויות שליחה
פתחו את הגדרות → Whatsapp הגדרות, ועברו ללשונית התראות על ליד חדש.
בראש הלשונית מופיע המתג לאפשר שליחת לידים חדשים לוואטסאפ. זה אותו מתג כמו בחירת וואטסאפ בסעיף 2: כיבוי שלו מפסיק את כל התראות הוואטסאפ על ליד חדש.
בשדה נוסח ההודעה על ליד חדש בחרו כמה פרטים ייכנסו להודעה. מתחת לשדה מופיעה תצוגה מקדימה עם נתוני דוגמה, והיא מתחלפת לפי הבחירה.
| נוסח | מה נשלח |
|---|---|
| מלא (ברירת מחדל) | פרטי הליד, מקור, קהל ומודעה, פרטים נוספים כמו אימייל, עיר ושדות מותאמים, ולינק לעדכון סטטוס |
| מצומצם | אותם פרטים, בלי כותרות ביניים וקווי הפרדה |
| מינימלי | שם, טלפון, מקור הגעה ולינק לעדכון סטטוס |
מתחת לתצוגה המקדימה יש שני מתגים של אפשרויות שליחה:
- לשלוח את ההתראות תמיד מהמספר של טסקי ולא דרך מודול וואטסאפ: מתאים למי שחיבר מודול וואטסאפ משלו. בלי המתג, כשהמכשיר שלכם מנותק, גם ההתראות לא יוצאות.
- לשלוח תמיד התראה גם אם הליד נכנס כמה פעמים ברצף: שולח התראה גם על ליד שנכנס שוב מאותו מקור בתוך 15 דקות, למשל טופס שנשלח פעמיים.
גל של לידים = הודעה אחת נכנסו הרבה לידים בבת אחת, למשל מ-Make או מקמפיין? אחרי 5 התראות בתוך דקה המערכת מאחדת את השאר להודעה אחת לכל נמען: "נכנסו 8 לידים חדשים", עם שם, טלפון ומקור של כל ליד. כך המספר השולח לא נחסם כספאם, ואף ליד לא הולך לאיבוד.
4. התראה לנציג על ליד שקיבל
נציג יכול לקבל בוואטסאפ לנייד שלו כל ליד שמשויך אליו, באותו נוסח שנבחר בסעיף 3. ההודעה נשלחת כשכל שלושת התנאים מתקיימים:
- התראות הוואטסאפ דלוקות: בסעיף 2 נבחר הערוץ וואטסאפ. רוצים שרק הנציגים יקבלו, בלי המנהל? בחרו וואטסאפ והשאירו את שדה המספר ריק.
- הליד משויך לנציג כבר ברגע שהוא נכנס: דרך שיוך נציגים אוטומטי, או כשהטופס או החיבור שולחים את הנציג יחד עם הליד. את השיוך האוטומטי מגדירים בלשונית שיוך נציגים באותו דף: מדליקים את להפעיל שיוך נציגים באופן אוטומטי, ולכל נציג בוחרים מקורות הגעה או קמפיינים.
- בפרופיל של הנציג רשום טלפון נייד, בשדה טלפון נייד. לשם נשלחת ההתראה. איך מעדכנים אותו? בסעיף הבא.
שיוך ידני אחרי שהליד נכנס לא שולח את ההתראה הזו. רוצים שהנציג יקבל הודעה גם אז? אפשר לבנות טריגר על שינוי השדה נציג, עם פעולת וואטסאפ למשתמש מטפל. ראו טריגרים ואוטומציות.
5. מעדכנים מספר להתראות
| של מי המספר | איפה מעדכנים |
|---|---|
| המספר של החברה | ליד חדש — קליטה והתראות → הגדרות התראה (סעיף 2) |
| הנציג, בעצמו | העיגול עם האות שלכם בסרגל העליון → פרופיל → פרטי משתמש → טלפון נייד → שמור שינויים |
| מנהל, לנציג | הגדרות → משתמשים → כפתור העיפרון בשורה של הנציג. נפתח אותו טופס פרטי משתמש |
השדה טלפון נייד מקבל 10 ספרות שמתחילות ב-05, למשל 0501234567, בלי מקפים, רווחים או 972. מספר בפורמט אחר לא נשמר: הטופס מסמן את השדה ולא נשלח.
רעננתם והמספר הישן חזר?
- בדף המשתמשים ערכתם בחלון שנפתח בלחיצה על השם? שם שינוי הטלפון של משתמש אחר נראה שמור, אבל לא נשמר. ערכו דרך כפתור העיפרון.
- בשדה של החברה לא הופיע "נשמר", או הופיעה הודעה אדומה כמו "השמירה נכשלה"? התנתקו, התחברו שוב ונסו שוב.
- עדיין לא נשמר? כתבו לתמיכה את המספר הנכון. הצוות יכול לעדכן אותו בשבילכם.
צריכים יותר ממספר אחד לחברה? מספר שני ושלישי מוסיפים דרך התמיכה, בחבילות פרימיום ומעלה.
6. קבוצת וואטסאפ מול התראה אישית, ומה קורה עם שני מספרים
| התראה אישית | קבוצת וואטסאפ | |
|---|---|---|
| מי מקבל | כל מספר שהוגדר: המספר של החברה, והנציג שהליד שויך אליו | כל מי שחבר בקבוצה |
| איך זה נראה | הודעה פרטית לכל נמען | הודעה אחת בקבוצה, כולם רואים אותה |
| מי מגדיר | אתם: בסעיף 2 ובפרופיל | צוות התמיכה פותח את הקבוצה |
| מתאים ל | נציג שצריך רק את הלידים שלו | צוות שכולם רוצים לראות כל ליד |
קבוצה: כתבו לתמיכה. הצוות פותח קבוצת וואטסאפ להתראות ליד חדש ומצרף אליה את מספרי ההתראות של החברה כמנהלי הקבוצה. משם אתם מוסיפים את מי שצריך, כמו בכל קבוצת וואטסאפ. גם הקבוצה מקבלת התראות רק כשהערוץ בסעיף 2 הוא וואטסאפ.
שני מספרים באותו שדה = אף אחד לא מקבל בכל שדה טלפון להתראות רושמים מספר אחד בלבד, גם בשדה של החברה וגם בטלפון של משתמש. שני מספרים באותו שדה, למשל "050-1234567, 052-7654321", הופכים למספר אחד שגוי, וההתראה לא מגיעה לאף אחד מהם. צריכים כמה נמענים? פנו לתמיכה להוספת מספר נוסף או לפתיחת קבוצה.
רשמתם מספר שני בשדה טלפון נוסף? הוא לא מקבל התראות. ההתראה לנציג יוצאת רק למספר שבשדה טלפון נייד בפרופיל. בחלון המשתמש, בדף המשתמשים, אותו שדה נקרא טלפון.
כל ליד מגיע אליכם פעמיים? כנראה אתם גם חברים בקבוצה וגם רשומים כנמען אישי. אותו מספר שרשום גם כמספר החברה וגם בפרופיל של הנציג מקבל הודעה אחת בלבד, אבל קבוצה והודעה אישית הן שתי הודעות נפרדות. צאו מהקבוצה, או בקשו מהתמיכה להסיר את המספר האישי.
7. התראה בטלגרם
עובדים בטלגרם? אפשר לקבל בו הודעה על כל ליד חדש, לצ'אט פרטי או לקבוצה. את החיבור מגדיר צוות התמיכה.
- בטלגרם, פתחו בוט חדש דרך @BotFather ושמרו את הטוקן שהוא נותן.
- לחצו Start בשיחה עם הבוט. רוצים שההתראות יגיעו לקבוצה? הוסיפו את הבוט כחבר בקבוצה.
- כתבו לתמיכה. הצוות מחבר את הבוט ומגדיר לאיזה צ'אט או קבוצה תישלח ההתראה. אפשר כמה צ'אטים.
בהודעה מופיעים שם, טלפון, אימייל, מקור הגעה, קמפיין, עיר ולינק לליד במערכת.
ערוץ נפרד הטלגרם נשלח בלי קשר לערוץ שמסומן בסעיף 2, גם כשמסומן אימייל או ללא התראה. הוא נשלח על לידים מטופס, מדף נחיתה, מ-Make, מ-API ומחיבור פייסבוק הישיר, לא על ליד שהוספתם ידנית.
שיניתם את הערוץ בסעיף 2? כל בחירה מחדש של וואטסאפ, אימייל או ללא התראה מכבה את התראת הטלגרם, ובמסך שלכם לא רואים את זה. בקשו מהתמיכה להדליק אותה מחדש.
8. התראות Push באפליקציה
כל מי שמחובר לאפליקציית TASKEY מקבל Push "ליד חדש!" עם שם וטלפון על כל ליד שנכנס מטופס, מ-Make, מ-API או מחיבור פייסבוק הישיר, ועל כל ליד שהוספתם ידנית, גם אם הליד לא שויך אליו. לידים מייבוא אקסל לא שולחים Push.
כל משתמש בוחר לעצמו מה יקפיץ התראה: באפליקציה פותחים הגדרות → ניהול התראות, ושם מדליקים או מכבים את ליד חדש נכנס, תזכורת חזרה לליד, משימות פתוחות להיום (כל בוקר ב-08:00, לא בשבת) והודעת וואטסאפ נכנסת. ההגדרות נשמרות לחשבון וחלות על כל המכשירים, וגם על הפעמון של התפריט החדש במחשב (סעיף 9): מתג כבוי = אין Push וגם אין שורה בפעמון.
Push לא מגיע לטלפון?
- באפליקציה, במסך ניהול התראות, בדקו שהמתג התראות Push במכשיר דלוק.
- בהגדרות הטלפון, ודאו שהתראות מאושרות לאפליקציית Taskey.
- בדקו שהמתג ליד חדש נכנס דלוק.
9. הפעמון, היומן ואייקון התגובות
מה הפעמון מראה תלוי בתפריט שאתם עובדים איתו. כל משתמש יכול לעבור לתפריט החדש ולחזור לישן, דרך העיגול עם האות שלכם בסרגל העליון: מעבר לתפריט החדש או חזרה לתפריט הישן. בתפריט הישן אפשר גם ללחוץ על הכפתור הכחול נסו את התפריט החדש בפינה השמאלית התחתונה של המסך.
בתפריט הישן: עדכונים במשימות
המספר האדום על הפעמון סופר משימות שיש בהן עדכונים שעוד לא קראתם. נחשב עדכון כל מה שמישהו אחר עשה במשימה שאתם אחראים עליה, פתחתם או עוקבים אחריה: משימה חדשה ששויכה אליכם, תגובה, קובץ או שינוי סטטוס.
לחיצה על הפעמון פותחת את רשימת המשימות עם עדכונים חדשים. המעטפה שבשורה של משימה מסמנת את העדכונים שלה כנקראו, והמעטפה בכותרת הטבלה מסמנת את כולם.
הפעמון מופיע כשמודול המשימות פעיל, יש לכם הרשאה לראות משימות, ויש במערכת יותר ממשתמש אחד. לא רוצים תזכורות משימות? בפרופיל הדליקו לבטל התראות של משימות לטיפול. ראו פרופיל אישי.
בתפריט החדש: מרכז התראות
בתפריט החדש הפעמון מרכז את אותן התראות שמגיעות לאפליקציה. לידו יש אייקון יומן. במערכות שבהן מרכז ההתראות עוד לא הופעל, הפעמון נשאר כמו בתפריט הישן.
- לחצו על הפעמון. המספר האדום עליו סופר התראות שעוד לא קראתם.
- נפתחת רשימת התראות, מהחדשה לישנה. התראה שלא נקראה מסומנת בנקודה כחולה.
- לחיצה על התראה מסמנת אותה כנקראה ופותחת את מה שהיא מדברת עליו: את הליד, או את דף המשימות.
- סמן הכל כנקרא מסמן את כל הרשימה בבת אחת.
| התראה | מתי | מי מקבל |
|---|---|---|
| ליד חדש! | ליד חדש נכנס (כמו ה-Push בסעיף 8) | כל מי שמחובר לאפליקציה |
| בוקר טוב! המשימות שלך להיום | כל בוקר ב-08:00 (לא בשבת), כשיש לכם משימות פתוחות להיום | מי שמחובר לאפליקציה ולא ביטל התראות משימות בפרופיל |
| זמן לחזור ל... | הגיע תאריך החזרה של ליד | הנציג של הליד ומי שהגדיר תזכורת על הליד. ליד בלי נציג: מי שרואה את כל הלידים ומחובר לאפליקציה |
| הודעת וואטסאפ: שם השולח ותחילת ההודעה | נכנסה הודעה בוואטסאפ שמחובר במכשיר | מי שמחובר לאפליקציה: מנהל החשבון, ומי שיש לו הרשאת צפייה בוואטסאפ. הודעות מקבוצות כבויות כברירת מחדל |
הודעות שנכנסות לוואטסאפ הרשמי (דרך Meta) לא מופיעות היום בפעמון ולא נשלחות כ-Push.
לא רואים לידים חדשים בפעמון? התראות על ליד חדש, על משימות להיום ועל הודעות וואטסאפ נכנסות לפעמון רק למי שהתחבר לאפליקציית TASKEY. התחברו לאפליקציה פעם אחת, ובדקו במסך ניהול התראות שהמתג של ההתראה דלוק.
עדכונים במשימות (תגובה, קובץ, משימה חדשה ששויכה אליכם) לא מופיעים בפעמון של התפריט החדש. מוצאים אותם בתפריט משימות → התראות, או בכפתור התראות בראש דף המשימות.
אייקון היומן פותח את היומן. המספר הירוק עליו הוא מספר הפגישות הפתוחות שלכם להיום. ראו פגישות ויומן.
אייקון התגובות
אייקון הבועות, ליד הפעמון, פותח את תגובות אחרונות: כל התגובות האחרונות בלידים שמותר לכם לראות, מהחדשה לישנה. אפשר לסנן לפי נציג ולחפש טקסט בתוך התגובות.
10. התראה לא מגיעה? בודקים לפי הסדר
- איך נכנס הליד? ליד שהוספתם ידנית לא שולח וואטסאפ או מייל, וליד מייבוא אקסל לא שולח שום התראה. בלשונית לוג וואטסאפ ו-API מופיעים גם הלידים האחרונים שנכנסו מה-API.
- איזה ערוץ נבחר? בלשונית הגדרות התראה צריך להיות מסומן וואטסאפ, לא אימייל או ללא התראה.
- המספר תקין? מספר נייד אחד בכל שדה (סעיף 6).
- התראה לנציג: הליד שויך אליו כבר כשנכנס, בפרופיל שלו רשום טלפון נייד, והליד היה חדש ולא ליד שכבר קיים במערכת (סעיף 4).
- מה כתוב בלוג? בלשונית לוג וואטסאפ ו-API הקלידו בשדה חיפוש טלפון את המספר שאמור היה לקבל, בלי ה-0 שבהתחלה (למשל 501234567), ולחצו סנן. בלוג המספרים שמורים עם 972 בהתחלה, ולכן חיפוש שמתחיל ב-05 לא מוצא שורות. הלוג מציג שליחות מהמספר של טסקי, כברירת מחדל מ-30 הימים האחרונים. איך קוראים אותו, בטבלה שמתחת לתמונה.
- בטלפון: בדקו שהשיחה של ההתראות לא מושתקת, בארכיון או חסומה. המספר השולח עשוי להשתנות, ואז ההתראות מגיעות בשיחה חדשה.
- חיברתם מודול וואטסאפ משלכם? אם הוא מנותק, ההתראות לא יוצאות. חברו אותו מחדש, או הדליקו לשלוח את ההתראות תמיד מהמספר של טסקי ולא דרך מודול וואטסאפ (סעיף 3).
- הלידים מגיעים מחיבור פייסבוק הישיר, ממסך דפי פייסבוק במערכת? ליד שנכנס משם בזמן אמת מקבל את אותן התראות ואת אותו שיוך אוטומטי כמו ליד מטופס. לידים ישנים שמשכתם בכפתור לא שולחים התראה. ליד חדש מפייסבוק נכנס ואין התראה? פנו לתמיכה.
| מה רואים בלוג | מה זה אומר |
|---|---|
| אין שורה למספר | ההתראה לא נשלחה אליו מהמספר של טסקי. חזרו לבדיקות 1-4. הכל תקין? פנו לתמיכה |
| בעמודה שליחה: PENDING | ההודעה בדרך. בדקו שוב בעוד כמה דקות. אחרי שעה בלי אישור היא מסומנת FAIL |
| בעמודה שליחה: NOT_SENT | המספר השולח לא שלח את ההודעה. זו תקלה בצד השולח, לא אצלכם. פנו לתמיכה |
| בעמודה שליחה: FAIL | המספר לא תקין או בלי וואטסאפ, או שהמספר השולח לא הצליח לשלוח. המספר תקין? פנו לתמיכה |
| בעמודה שליחה: SENT, אבל בעמודה הגעה לא מופיע SUCCESS | הטלפון כבוי או בלי קליטה, או שהמספר השולח חסום אצלכם |
עדיין לא מגיע? פנו לתמיכה. הצוות רואה מאיזה מספר יוצאות ההתראות שלכם ואם הוא מחובר.
11. התראה בנוסח שלכם
צריכים הודעה שהמנגנון המובנה לא שולח? למשל למנהל המכירות, רק על לידים מקמפיין מסוים? בנו טריגר מסוג ליד מ-API, עם פעולת וואטסאפ למשתמש מטפל או למספר ספציפי. ראו טריגרים ואוטומציות.
שאלות נפוצות
איך מפסיקים את ההתראות על ליד חדש? לכל החברה: ליד חדש — קליטה והתראות → ללא התראה. רק באפליקציה, למשתמש אחד: ניהול התראות → ליד חדש נכנס.
נכנסו הרבה לידים וקיבלתי הודעה אחת. משהו נתקע? לא. זה איחוד של גל לידים להודעה אחת (סעיף 3). כל הלידים נמצאים במערכת.
ההתראה הגיעה ממספר שאני לא מכיר. זה מספר הוואטסאפ של טסקי ששולח את ההתראות, והוא עשוי להשתנות. אל תחסמו אותו.
אפשר לקבל את ההתראה גם במייל וגם בוואטסאפ? בדף ההגדרות בוחרים ערוץ אחד. לשילוב של שניהם פנו לתמיכה.