חיבורי Google: יומן, Meet ו-Sheets

מה אפשר לחבר ל-Google, ומה צריך בשביל זה:

מה	צריך חיבור ל-Google?	איפה
הוספת פגישה או משימה ליומן Google בלחיצה	לא	בחלון הפגישה ובחלון המשימה (סעיף 1)
סנכרון אוטומטי של הפגישות (ואם רוצים גם המשימות) עם יומן Google	כן	הגדרות → חיבורים למערכות → Google (סעיפים 2-5)
קישור Google Meet לפגישה	כן, סנכרון יומן פעיל	בחלון הפגישה (סעיף 6)
כל ליד חדש נכתב לגיליון Google Sheets	לא, דרך טריגר	סעיף 8
קוד מ-Google Authenticator בכניסה	לא	אימות דו-שלבי

1. הוספת פגישה ליומן Google בלחיצה

עובד בכל חשבון, בלי שום חיבור.

1. פתחו את כרטיס הליד ועברו ללשונית פגישות.
2. לחצו על הפגישה. נפתח חלון הפגישה.
3. לחצו הוספה ליומן.

4. יומן Google נפתח בלשונית חדשה, עם אירוע מוכן: שם הפגישה, שם הליד והטלפון, המועד, ובפרטים גם האימייל של הליד. לחצו שמירה ב-Google.

אותו קישור נמצא גם באייקון היומן הקטן בפינת כל כרטיס פגישה, בעמודת היומן בטבלת הפגישות, ובחלון המשימה (הוספה ליומן גוגל).

זו העתקה חד-פעמית. שינוי מועד או ביטול ב-Taskey לא יעדכנו את האירוע ב-Google. רוצים שהיומן יתעדכן לבד? עברו לסנכרון היומן בסעיף הבא.

עובדים עם Outlook? בחשבון שמוגדר לעבוד עם Outlook, אותו כפתור פותח את יומן Outlook במקום את Google.

2. סנכרון יומן Google: מה הוא עושה

אחרי שמחברים חשבון Google, היומן מתעדכן לבד:

• פגישה חדשה ב-Taskey נוצרת כאירוע ביומן. בשם האירוע מופיעים שם הפגישה, שם הליד והטלפון. בתיאור: תיאור הפגישה, ואחריו לקוח, טלפון ואימייל.
• שינוי מועד או פרטים ב-Taskey מעדכן את האירוע. מחיקת פגישה מוחקת אותו.
• אירוע שנוצר ישירות ב-Google נכנס ל-Taskey כפגישה בלי ליד. בחיבור המשותף הוא משויך למשתמש שבחרתם במשתמש ברירת מחדל לפגישות נכנסות (לא בחרתם? למי שחיבר את היומן). ביומן אישי הוא משויך לבעל היומן.
• שינוי שעה, כותרת או תיאור ב-Google מתעדכן בפגישה ב-Taskey. ביטול או מחיקה ב-Google מוחקים את הפגישה גם ב-Taskey.

משימות עולות ליומן רק אם מפעילים את סנכרון משימות ליומן:

• משימה חדשה עולה ליומן כאירוע שמתחיל ב-✓. משימה שנוצרה לפני ההפעלה עולה כשעורכים את הכותרת, התיאור או המועד שלה.
• סימון משימה כהושלמה, או מחיקתה, מסירים אותה מהיומן.
• שינוי ב-Google מעדכן את המשימה. מחיקת האירוע ב-Google מסמנת את המשימה כהושלמה.
• אירועים רגילים מ-Google לא הופכים למשימות.

מה שמגיע מ-Google עובד רק כשכיוון הסנכרון מאפשר עדכונים מ-Google (סעיף 4).

3. הפעלה: פותחים את כרטיס Google

1. לחצו הגדרות בסרגל העליון, ובחרו חיבורים למערכות.
2. בקבוצה שיווק נמצא הכרטיס Google. כל עוד מופיעות עליו התוויות בטא ולפתיחה יש לפנות לתמיכה, החיבור עוד לא נפתח בחשבון שלכם. פנו לתמיכה ונפתח אותו.

3. אחרי שהחיבור נפתח, הכרטיס ירוק, כתוב עליו פעיל, ולחיצה עליו פותחת את ההגדרות.

מי רואה את ההגדרות? מנהל החשבון, המשתמש הראשי של החשבון. שאר המשתמשים רואים את הכרטיס נעול ולא נכנסים להגדרות, אבל הפגישות שלהם מסתנכרנות.

4. חיבור היומן המשותף

במסך הגדרות יומן גוגל:

1. ודאו שהמתג הפעלת סנכרון יומן גוגל דלוק.

לא מכבים את המתג הזה כדי לעצור לזמן קצר. כיבוי המתג עוצר את הסנכרון, וגם נועל שוב את כרטיס Google (בטא, לפתיחה יש לפנות לתמיכה). מסך ההגדרות כבר לא נפתח, ורק התמיכה יכולה להפעיל אותו מחדש.

2. רוצים שגם המשימות יעלו ליומן? הדליקו סנכרון משימות ליומן.
3. בחרו משתמש ברירת מחדל לפגישות נכנסות: אליו ישויכו פגישות שנקבעו ישירות ביומן Google.

4. בכרטיס חיבור משותף (כל המשתמשים) לחצו חיבור יומן משותף לחשבון גוגל.

5. בחלון של Google בחרו את החשבון ואשרו גישה ליומן. בסיום תחזרו ל-Taskey, לטבלת הפגישות.

איזה חשבון לחבר? ביומן המשותף נכנסות הפגישות של כל המשתמשים. חברו חשבון Google של העסק (למשל יומן המשרד), לא חשבון פרטי.

החיבור נוצר דו-כיווני ופעיל, ומסנכרן ליומן הראשי של החשבון. זה מתאים לרוב העסקים, ואין צורך לשנות דבר.

כשחוזרים למסך ההגדרות, בכרטיס חיבור משותף מופיעים החשבון המחובר ומצב החיבור:

מצב	מה זה אומר
פעיל (ירוק)	הסנכרון עובד לפי כיוון הסנכרון.
ממתין לסנכרון (כתום)	הקליטה של עדכונים מ-Google ממתינה לחידוש. המערכת מחדשת אותה לבד כל שעה. בחיבור יוצא בלבד זה לא משפיע על הסנכרון.
מושבת (אפור)	הסנכרון של החיבור הושבת בלי לנתק אותו. בחיבור המשותף פנו לתמיכה כדי להחזיר אותו לפעיל.
שורה אדומה סטטוס אחרון: watch renewed	חידוש אוטומטי של הקליטה מ-Google. תקין, אין צורך לעשות כלום.

שאר הפקדים בכרטיס:

פקד	מה עושה
כיוון סנכרון	דו-כיווני (Taskey ↔ Google): שינוי בכל צד מתעדכן בצד השני. יוצא בלבד (Taskey → Google): רק מה שנקבע ב-Taskey עולה ליומן. נכנס בלבד (Google → Taskey): רק אירועים מהיומן נכנסים למערכת.
יומן יעד	לאיזה יומן עולות הפגישות. ברירת המחדל, primary, היא היומן הראשי של החשבון. בחיבור דו-כיווני השאירו primary, כי הקליטה של עדכונים מ-Google נפתחת על היומן הראשי.
פעיל	מושבת עוצר את הסנכרון של החיבור בלי לנתק אותו.
סנכרן עכשיו	החיבור מסנכרן רק שינויים מרגע החיבור. הכפתור שולח ליומן את הפגישות העתידיות שעוד לא עלו, ומכניס ל-Taskey אירועים קרובים מ-Google שעוד לא נמצאים בו. משימות הוא לא שולח.
ניתוק	מנתק את החשבון (סעיף 7).

בחיבור המשותף, שינויים עוברים כרגע דרך התמיכה. כיוון סנכרון, יומן יעד, פעיל וסנכרן עכשיו עובדים כרגע רק בחיבור האישי שלכם (סעיף 5). בחיבור המשותף ניסיון לשנות יציג שמירה נכשלה, וסנכרן עכשיו יציג סנכרון נכשל. צריכים שינוי כזה? פנו לתמיכה. ניתוק עובד תמיד. פגישה בודדת שנקבעה לפני החיבור אפשר לשלוח ליומן בעצמכם, מכרטיס הפגישה (סעיף 6).

5. יומן לכל משתמש

כברירת מחדל יש יומן אחד משותף לכולם. אפשר גם לתת לכל משתמש לסנכרן ליומן Google שלו:

1. בכרטיס מודל החיבור הדליקו יומן לכל משתמש.
2. נוסף הכרטיס חיבורים אישיים (לפי משתמש). לחצו חיבור יומן אישי כדי לחבר את היומן שלכם.

הפגישות של משתמש עם יומן אישי עולות ליומן שלו. הפגישות של כל השאר ממשיכות ליומן המשותף.

בחיבור האישי שלכם אפשר לשנות בעצמכם את כיוון סנכרון, יומן יעד ופעיל, וללחוץ סנכרן עכשיו. הפקדים זהים לאלה של החיבור המשותף (סעיף 4).

יומן אישי לנציג אחר הכפתור מחבר את היומן של מי שלחץ עליו. לחיבור היומן של נציג אחר, ולשינויים בחיבור שלו, פנו לתמיכה. בחלון של Google יתחברו לחשבון Google של אותו נציג.

6. אחרי החיבור: בתוך הפגישות

בכרטיס הפגישה, בלשונית פגישות של הליד:

• התגית מסונכרן מסמנת פגישה שכבר נמצאת ביומן Google.
• כפתור Google עם החצים שולח את הפגישה ליומן, או מעדכן אותה שם. שימושי לפגישה שנקבעה לפני החיבור. הכפתור מופיע למי שיש לו הרשאה לערוך פגישות.

בחלון הפגישה נוסף הכפתור צור לינק Google Meet. הוא יוצר קישור לשיחת וידאו ומצרף אותו לאירוע ביומן. אחרי שנוצר, מופיעים פתח Google Meet וכפתור להעתקת הקישור.

גם לינק קביעת הפגישה נעזר בחיבור:

• שעות שתפוסות ביומן Google המחובר לא מוצעות ללקוחות.
• בכל סוג פגישה אפשר לסמן Google Meet, וכל פגישה שנקבעת דרך הלינק תקבל קישור Meet אוטומטי.

7. ניתוק

1. הגדרות → חיבורים למערכות → Google.
2. בכרטיס החיבור לחצו ניתוק, ואשרו.

הסנכרון נעצר. אירועים שכבר נוצרו ביומן Google נשארים שם. אפשר גם להסיר את הגישה של Taskey מתוך הגדרות האבטחה של חשבון Google.

8. לידים ל-Google Sheets

רוצים שכל ליד חדש, או כל שינוי סטטוס, ייכתב לגיליון? יש שתי דרכים:

• חיבור ישיר (מומלץ): טריגר עם פעולת Webhook שולח את הליד לסקריפט קטן בגיליון. חינם, בלי כלי חיצוני. המדריך המלא: חיבור לידים ל-Google Sheets.
• דרך Make.com: כשרוצים לחבר גם מערכות נוספות או לבנות תהליך מורכב. ראו חיבור Make.com.

שימושים נפוצים: גיבוי אוטומטי, דוחות ב-Sheets, ושיתוף נתונים עם רואה החשבון או יועץ.

9. פתרון בעיות

תופעה	מה עושים
על כרטיס Google כתוב לפתיחה יש לפנות לתמיכה	ודאו שנכנסתם כמנהל החשבון הראשי. רק הוא רואה את הכרטיס פתוח. עדיין נעול? החיבור לא נפתח בחשבון, או שהמתג הפעלת סנכרון יומן גוגל כובה. פנו לתמיכה.
פגישות לא עולות ליומן	ודאו שמצב החיבור לא מושבת. פגישה שנקבעה לפני החיבור: לחצו על כפתור הסנכרון בכרטיס הפגישה (סעיף 6). צריכים לשלוח את כל הפגישות הקודמות בבת אחת, או שכיוון הסנכרון שונה לנכנס בלבד? בחיבור המשותף פנו לתמיכה. ביומן אישי: סנכרן עכשיו וכיוון סנכרון בכרטיס החיבור.
אירועים מ-Google לא נכנסים ל-Taskey	אירוע חדש מ-Google נכנס כפגישה בלי ליד, אצל משתמש ברירת מחדל לפגישות נכנסות. חפשו אותו שם. כיוון הסנכרון צריך להיות דו-כיווני או נכנס בלבד. בחיבור המשותף, שינוי כיוון עובר דרך התמיכה.
האירועים נכנסים ליומן הלא נכון	הפגישות עולות ליומן שמוגדר ביומן יעד. ברירת המחדל היא היומן הראשי של החשבון המחובר. חיברתם חשבון Google לא נכון? לחצו ניתוק וחברו את החשבון הנכון. לשינוי היומן בחיבור המשותף פנו לתמיכה.
מתחת לחיבור מופיעה שורה אדומה סטטוס אחרון	watch renewed: חידוש אוטומטי תקין, לא צריך לעשות כלום. השורה נעלמת בסנכרון המוצלח הבא. הטקסט מתחיל ב-error או ב-renew error? החיבור נכשל, למשל אחרי החלפת סיסמה ב-Google או הסרת הגישה. לחצו ניתוק וחברו מחדש.

שאלות נפוצות

אפשר להיכנס ל-Taskey עם חשבון Google? לא. הכניסה היא עם שם משתמש וסיסמה. להגנה נוספת הפעילו אימות דו-שלבי, גם עם Google Authenticator.

מה Google רואה? רק את מה שמסונכרן ליומן. בפגישה: שם הפגישה, התיאור שלה, המועד, שם הליד, הטלפון והאימייל. סיכום הפגישה לא נשלח. במשימה: רק הכותרת והתיאור של המשימה. לינק קביעת הפגישה בודק ביומן המחובר אילו שעות תפוסות. שאר הנתונים ב-Taskey לא עוברים ל-Google.

אפשר לסנכרן גם ל-Outlook? סנכרון אוטומטי קיים רק מול Google. בחשבון שמוגדר לעבוד עם Outlook, הכפתור הוספה ליומן מוסיף פגישה בודדת ליומן Outlook.