שעון נוכחות

שעון הנוכחות רושם מתי כל עובד התחיל ומתי סיים לעבוד. העובד לוחץ כניסה ויציאה בסרגל העליון, והמערכת סופרת את השעות, מפרידה שעות נוספות ומזינה את דוח המשכורות.

מה	איפה
כניסה ויציאה	הכפתור כניסה / יציאה בסרגל העליון
השעות שלי	העיגול עם האות שלכם → שעון נוכחות
דוח לכל העובדים	דוחות → דוח שעון נוכחות
תיקון שעות	שדות כניסה ויציאה במסך שעון הנוכחות, לפי הרשאה
הגדרות	הגדרות → שעון נוכחות (הגדרות)

1. הפעלת המודול

את המודול מפעיל מנהל החשבון הראשי:

1. בסרגל העליון לחצו הגדרות, ובקבוצה ניהול לחצו מודולים.

2. בקבוצה פרימיום מצאו את הכרטיס שעון נוכחות והפעילו את המתג.

מרגע זה מופיע לכל המשתמשים כפתור כניסה ירוק בסרגל העליון.

הכרטיס נעול? שעון נוכחות כלול בחבילת פרימיום ומעלה. בחבילה בסיסית הכרטיס מסומן במנעול: את החבילה משנים בקישור שינוי שליד חבילה נוכחית בראש המסך (ראו החבילות). במסלול מותאם אישית, מודולים נפתחים מול התמיכה.

2. כניסה ויציאה

1. בתחילת יום העבודה לחצו כניסה, הכפתור הירוק בסרגל העליון. בפינת המסך מופיע התחברת בהצלחה.

2. הכפתור הופך לאדום: יציאה. בסוף היום לחצו עליו. מופיע התנתקת בהצלחה, והכפתור חוזר להיות כניסה.

• יצאתם באמצע היום וחזרתם? לחצו שוב כניסה. כל כניסה ויציאה נרשמת כמשמרת נפרדת באותו יום, והשעות מצטברות.
• בנייד הכפתור מוצג כסמל שעון קטן, ירוק או אדום. יש גם מסך שעון נוכחות באפליקציית טסקי. ההגבלות שהמנהל הגדיר חלות גם שם, והאפליקציה מבקשת מיקום (ראו סעיף 8).
• המנהל הפעיל מיקום? בלחיצה הדפדפן מבקש לשתף מיקום. אשרו: בלי אישור הכניסה לא נרשמת. חסמתם בטעות? ראו סעיף 3.

כשהמנהל הפעיל סיכום יציאה לחיצה על יציאה פותחת את סיכום יום ויציאה משעון נוכחות: שעת הכניסה, השעות שעבדתם היום וסיכום הפעילות שלכם (לידים, הודעות וואטסאפ, שיחות, משימות, פגישות ורכישות). כתבו במה עשית היום?, ענו על השאלות אם יש, ולחצו סיום ויציאה.

הפסקות בחשבונות שבהם צוות טסקי הפעיל כפתור הפסקה, לחיצה על יציאה שואלת מה תרצה לעשות?: יציאה להפסקה או סיום עבודה. בזמן ההפסקה מופיע כפתור חזרה מהפסקה עם טיימר, ואי אפשר לסיים את המשמרת לפני שחוזרים מההפסקה. רוצים את זה אצלכם? פנו לתמיכה.

3. לא מצליחים להחתים?

מה קורה	הסיבה	מה עושים
אין כפתור כניסה בסרגל העליון, לאף אחד	המודול לא מופעל	מנהל החשבון מפעיל אותו בהגדרות → מודולים (סעיף 1)
הכפתור מופיע במשרד ונעלם מהבית	הופעלה הגבלת IP: הכפתור מופיע רק ברשת מאושרת	מתחברים מהרשת של המשרד, או שהמנהל מוסיף את ה-IP (סעיף 8)
הכפתור מופיע במחשב ולא בנייד	הופעל להסתיר כניסה/יציאה במובייל	מחתימים מהמחשב, או שהמנהל מכבה את ההגדרה
ההודעה המשתמש חסם לצפות במיקום.	המנהל הפעיל מיקום, והדפדפן חוסם אותו	מאשרים מיקום, לפי ההוראות למטה
ההודעה המידע על המיקום לא זמין.	שירותי המיקום כבויים במכשיר	מדליקים מיקום במכשיר (למטה) ומנסים שוב
ההודעה אזל הזמן של הבקשה לקבלת המיקום.	המכשיר לא הצליח לאתר מיקום בזמן	מנסים שוב, רצוי ליד חלון או עם Wi-Fi דלוק
שגיאה - אתה כבר מחובר	כבר יש לכם כניסה פתוחה היום, למשל מלשונית אחרת	מרעננים את הדף ולוחצים יציאה
שגיאה - אתה כבר מנותק	אין כניסה פתוחה היום: יצאתם כבר מלשונית אחרת, או שהמשמרת התחילה לפני חצות	מרעננים את הדף. משמרת שעברה את חצות: מנהל משלים את היציאה ידנית (סעיף 6)
אתה בהפסקה — יש לחזור מההפסקה לפני יציאה מהמשמרת	אתם בהפסקה	לוחצים חזרה מהפסקה ואז יציאה
באפליקציה: כניסה/יציאה בשעון דורשות מיקום — יש לאפשר מיקום לאפליקציה	האפליקציה לא קיבלה את מיקום הטלפון	מאשרים מיקום לאפליקציה (למטה). המנהל יכול גם לוותר על המיקום באפליקציה (סעיף 8)
באפליקציה: שעון הנוכחות כבוי בהגדרות החשבון	מודול שעון הנוכחות לא מופעל בחשבון	מנהל החשבון מפעיל אותו בהגדרות → מודולים (סעיף 1)
באפליקציה: החתמת שעון חסומה מכתובת ה-IP הזו	הופעלה הגבלת IP, והטלפון לא ברשת מאושרת	מתחברים ל-Wi-Fi של המשרד ומנסים שוב
באפליקציה: כניסה/יציאה מהאפליקציה חסומה בהגדרות החשבון	הופעל להסתיר כניסה/יציאה במובייל	מחתימים מהמחשב, או שהמנהל מכבה את ההגדרה

מאשרים מיקום בדפדפן ובנייד

אחרי כל שינוי רעננו את הדף ולחצו שוב כניסה.

Chrome במחשב

1. לחצו על הסמל שצמוד לכתובת האתר בשורת הכתובת. בדפדפן בעברית הוא מימין לכתובת, ובאנגלית משמאל לה.
2. ליד מיקום (Location) בחרו אפשר (Allow), או הדליקו את המתג.

Firefox

1. לחצו על סמל ההרשאות שצמוד לכתובת האתר (בעברית מימין לכתובת, באנגלית משמאל).
2. ליד הרשאת המיקום לחצו על ה-X כדי לבטל את החסימה.
3. רעננו, לחצו כניסה, ובחלון שנפתח בחרו אפשר.

Windows או Mac: המיקום לא זמין גם אחרי שאישרתם בדפדפן?

• Windows: הגדרות → פרטיות ואבטחה → מיקום. הדליקו את שירותי מיקום ואת הגישה של אפליקציות למיקום.
• Mac: הגדרות המערכת → פרטיות ואבטחה → שירותי מיקום. הדליקו אותם וסמנו את הדפדפן.

iPhone

1. הגדרות → פרטיות ואבטחה → שירותי מיקום: ודאו שהמתג דלוק.
2. באותו מסך בחרו את הדפדפן (אתרי Safari או Chrome) וסמנו בזמן השימוש ביישום.
3. ב-Safari: הגדרות → Safari → מיקום → שאל או אפשר.

Android

1. החליקו מראש המסך למטה והדליקו מיקום.
2. ב-Chrome לחצו על הסמל שצמוד לכתובת האתר (בעברית מימין לכתובת, באנגלית משמאל) → הרשאות → מיקום → אפשר.
3. עדיין חסום? הגדרות הטלפון → אפליקציות → Chrome → הרשאות → מיקום → אפשר רק בזמן השימוש באפליקציה.

אפליקציית טסקי (Android)

1. החליקו מראש המסך למטה והדליקו מיקום.
2. הגדרות הטלפון → אפליקציות → האפליקציה של TASKEY → הרשאות → מיקום → אפשר רק בזמן השימוש באפליקציה.

4. השעות שלכם

1. לחצו על העיגול עם האות שלכם בסרגל העליון ובחרו שעון נוכחות.

2. נפתח החודש הנוכחי: כרטיסי סיכום (סה"כ שעות החודש, ימי עבודה, שעות 100%, שעות נוספות (125%+150%)) ושורה לכל יום.

3. לחודש אחר לחצו חודש שעבר או על החצים, או בחרו חודש ברשימה ולחצו סינון.

עמודה	מה יש בה
יום עבודה	וי כחול ביום שמוגדר כיום עבודה בחשבון
כניסה, יציאה	השעות. ביום עם שתי משמרות מופיעים שני זוגות שעות
סה"כ שעות / סה"כ	אותו זמן בשני פורמטים: 8:30 הוא 8.5
100%, 125%, 150%	השעות הרגילות והשעות הנוספות, לפי ההגדרות
חופש, מחלה	יום (או חלק מיום) חופש, יום מחלה
הערות	הערה ליום, ותשובות שאלון היציאה אם הוגדר
לוג	הרישום האחרון של היום, למשל דנה שינה שעת יציאה ל-17:30. אם הרישום האחרון הוא לחיצה על כניסה או יציאה, מופיע ללא שינוי ידני, גם אם מישהו שינה שעה מוקדם יותר באותו יום. לחיצה פותחת את כל ההיסטוריה (סעיף 6)

אין לכם הרשאת עריכה? השעות מוצגות כטקסט. טעיתם או שכחתם להחתים? בקשו ממנהל לתקן (סעיף 6).

5. דוח נוכחות לכל העובדים

למנהלים עם הרשאת צוות או כולם (סעיף 6): בסרגל העליון לחצו דוחות, ובקבוצה כספים ונוכחות לחצו דוח שעון נוכחות.

נפתח הסיכום החודשי: שורה לכל עובד.

• ימים שעברו מול ימים שדווחו: משולש אדום אומר שחסרים ימים.
• שעות במספר: סך השעות בחודש.
• הערות: מה חסר, למשל חסר 3 ימים בשעון או חסר יציאה ב-1 מהדיווחים.
• לחיצה על שם העובד פותחת את החודש שלו. All Log פותח את היומן שלו לחודש: כל כניסה, יציאה ושינוי ידני. הסמל הירוק בסוף השורה מוריד את החודש שלו לאקסל.

הלשוניות בראש המסך:

• היום, אתמול, שלשום, 7 ימים אחרונים: כל העובדים שהחתימו באותם ימים, עם השעות. כך רואים מהר מי נכנס הבוקר.

• לפי נציג: החודש של עובד אחד. בחרו עובד ברשימה ולחצו סינון. החצים ליד נציג: עוברים לעובד הקודם או הבא.

• הפסקות 7 ימים אחרונים: לכל עובד ויום, מתי יצא להפסקה לאחרונה וכמה זמן הפסקה הצטבר. יש בה נתונים רק כשכפתור ההפסקה מופעל בחשבון (ראו הפסקות בסעיף 2).

• ייצוא חודשי בראש הסיכום מוריד אקסל עם כל העובדים לחודש שנבחר. במסך של עובד אחד, ייצוא מוריד את כל החודשים שלו.

שכר בדוח מי שיש לו הרשאת צפייה בשכר רואה במסך של עובד גם שכר שעתי ועלות יומית.

6. עריכה ידנית של משמרות

מי יכול לערוך

מנהל החשבון קובע את זה בהגדרות → תפקידים והרשאות: בוחרים תפקיד, ובקבוצה נוכחות, בונוסים ומשכורות מסמנים בשורה שעון נוכחות - שעות:

• שלו - העובד מתקן את השעות של עצמו.
• צוות - מתקנים שעות של עובדי הצוות, ורואים את הדוח שלהם.
• כולם - מתקנים שעות של כל העובדים. היא מסומנת במנעול: רק מנהל החשבון הראשי יכול לתת אותה.

בשורה שעון נוכחות - הגדרות: כניסה פותחת את מסך ההגדרות, והוספת IP מאפשרת להוסיף רשת מאושרת. עוד על תפקידים: צוותים, תפקידים והרשאות.

מוסיפים יום שהעובד שכח להחתים

1. פתחו את החודש של העובד: דוחות → דוח שעון נוכחות → לפי נציג, בחרו את העובד ואת החודש ולחצו סינון. לשעות של עצמכם: העיגול עם האות שלכם → שעון נוכחות.
2. בשורה של התאריך לחצו על השדה כניסה ובחרו שעה. השינוי נשמר מיד, ומופיע שעה השתנה בהצלחה.
3. רק אחרי הכניסה, מלאו את יציאה באותה דרך.

משלימים יציאה שחסרה או מתקנים שעה

לחצו על השעה הקיימת ובחרו את הנכונה. אותו דבר ביום שיש בו רק כניסה: ממלאים את יציאה.

• יציאה מוקדמת מהכניסה נספרת כיציאה למחרת. משמרת לילה של 22:00 עד 02:00 נרשמת כ-4 שעות.
• ה-X האדום שליד שדה היציאה (מחיקת שעות) מוחק את המשמרת, אחרי אישור.
• עם הרשאת צוות או כולם אפשר לתקן גם ישר מהלשוניות היום, אתמול, שלשום ו7 ימים אחרונים בדוח: אותם שדות כניסה ויציאה, ו-X אדום בסוף השורה.

כל שינוי נרשם

בעמודה לוג מופיע הרישום האחרון של היום, למשל דנה שינה שעת יציאה ל-17:30. לחיצה עליו פותחת את כל ההיסטוריה של אותו יום: מתי שינו, מה ולאיזו שעה. כתוב ללא שינוי ידני? לחצו בכל זאת: אם אחרי התיקון העובד לחץ שוב כניסה או יציאה, התיקון מופיע רק בהיסטוריה.

7. למה אי אפשר להוסיף או לשנות משמרת

מה רואים	הסיבה	מה עושים
אין שדות בשום יום, השעות מוצגות כטקסט	אין לכם הרשאת עריכה	מבקשים ממנהל החשבון את ההרשאה (סעיף 6), או שמנהל מתקן
אין שדות בתאריך מסוים שעוד לא הגיע	אפשר להזין שעות רק להיום ולימים שעברו	ממתינים ליום עצמו
שדות אפורים שאי אפשר ללחוץ עליהם	היום מסומן כחופש או מחלה	בעמודה חופש בחרו לא יום חופש (או לא יום מחלה בעמודה מחלה), רעננו את הדף והזינו שעות
יש כבר משמרת באותו יום ואין איפה להוסיף עוד אחת	בעריכה ידנית אפשר לשנות משמרת קיימת, לא להוסיף שנייה באותו יום. משמרת נוספת נוצרת רק מכפתור הכניסה, באותו יום	מתקנים את המשמרת הקיימת ורושמים בהערות, או פונים לתמיכה
הזנתם יציאה ביום ריק והשדה התרוקן, גם אם הופיע שעה השתנה בהצלחה (או שגיאה, אין כניסה)	ביום בלי כניסה היציאה לא נשמרת	ממלאים קודם כניסה, ורק אחריה יציאה
שגיאה, שעת יציאה עתידית	ביום של היום, היציאה מאוחרת מהשעה עכשיו. אם כבר הייתה יציאה בשורה, גם היא נמחקת	מזינים אחרי שהעובד סיים, או שהוא לוחץ יציאה. יציאה שנמחקה ממלאים מחדש
אין שדות ביום שעבר, בחשבון שבו מופעל הדוח ימי עבודה לנציג (בתפריט דוחות)	בחשבון כזה אפשר להוסיף שעות רק ביום שסומן שם כיום עבודה של העובד	מסמנים את היום בדוחות → ימי עבודה לנציג וחוזרים לשעון

אין נעילה לפי גיל התאריך: אפשר לתקן גם חודשים קודמים. בוחרים את החודש ברשימה ולוחצים סינון.

צריכים עדכון שהמסך לא מאפשר? פנו לתמיכה עם הפרטים המלאים, וזה יתוקן מהר יותר:

• שם המשתמש של העובד
• התאריך
• שעת הכניסה ושעת היציאה לכל משמרת
• מה ניסיתם ומה הופיע. צילום מסך של השורה עוזר.

8. הגדרות שעון נוכחות

בסרגל העליון לחצו הגדרות → שעון נוכחות (הגדרות) (באותו תפריט של סעיף 1). נדרשת ההרשאה שעון נוכחות - הגדרות → כניסה. כל שינוי נשמר מיד.

כללי

• להסתיר כניסה/יציאה במובייל - הכפתור נעלם כשהמערכת פתוחה במסך צר (נייד או טאבלט).
• דוח תזרים מזומנים - בכל כניסה ויציאה נפתח טופס דיווח קופה. אפשר להחריג משתמשים במשתמשים ללא חובת דיווח קופה.
• שעות נוספות - במעל כמות שעות — 125% כתבו אחרי כמה שעות ביום מתחילות שעות נוספות. שדה ריק = 8 שעות. השעתיים הראשונות מעבר לזה נספרות 125%, והשאר 150%. מסך שעון הנוכחות מחלק כך את השעות תמיד. המתג להפעיל שעות נוספות מוסיף את העמודות 100%, 125% ו-150% לדוח המשכורות.
• הפסקות - הורדת הפסקה אוטומטית מורידה את כמה דקות להוריד מכל יום שבו עבדו לפחות את מספר השעות שבמאיזה כמות שעות להוריד הפסקה (שדה ריק = 6.5 שעות). בימים של 8 שעות ומעלה ההפסקה לא יורדת, אלא אם ביקשתם מהתמיכה להחיל אותה על צוות מסוים.
• הגבלת שעת כניסה - עם להגביל שעת כניסה מינימלית ושעת כניסה מינימלית (למשל 8), כניסה לפני השעה הזו נרשמת כאילו נעשתה בה. עד אז הכפתור כתום ומציג את השעה.

התראות ותזכורות

• שליחת התראות כניסה/יציאה + מספר טלפון להתראה - הודעת וואטסאפ על כל כניסה ויציאה של עובד. ביציאה מצורף גם סיכום היום. ההודעה יוצאת מהוואטסאפ שחיברתם למערכת, כך שצריך מודול וואטסאפ עם מכשיר מחובר (חיבור וואטסאפ). בלי מכשיר מחובר לא תגיע הודעה.
• שליחה מהמספר של המערכת - רלוונטי רק לשליחה לקבוצת וואטסאפ, שמוגדרת מול התמיכה. להתראה למספר טלפון אין לו השפעה.
• חובת דיווח ביציאה - מפעיל את חלון הסיכום והשאלון ביציאה (סעיף 2).
• תזכורת אם לא נעשתה כניסה - חלון לא עשית כניסה לשעון נוכחות היום קופץ למי שנכנס למערכת ולא לחץ כניסה תוך 2 דקות, עם כניסה לשעון ותזכר אותי עוד דקה. אחרי שמדליקים אפשר להגביל לשעות (להציג רק בשעות הפעילות, משעה, עד שעה) ולהחריג משתמשים שלא יקבלו תזכורת ותפקידים שלא יקבלו תזכורת.

שאלון ודיווח

כאן בונים את השאלות לחלון היציאה: כתבו את נוסח השאלה, בחרו סוג (טקסט קצר, טקסט ארוך, מספר, בחירה מרשימה, דירוג (1-5), כן / לא), סמנו שאלת חובה אם צריך ולחצו שמירה. השאלון מופיע לעובדים רק כשחובת דיווח ביציאה דלוק. התשובות נשמרות ליד היום, בעמודה הערות.

אבטחה ומיקום

• הפעלת מיקום - בכל כניסה ויציאה הדפדפן מבקש מהעובד לשתף מיקום, ובלי אישור ההחתמה בדפדפן לא נרשמת. בדוח מופיע סמל סיכה ליד השעה, ולחיצה עליו פותחת את המקום במפות Google.
• חובה להפעיל מיקום - בדפדפן אין לו השפעה נוספת: כשהפעלת מיקום דלוק, ההחתמה בדפדפן נחסמת בלי מיקום בכל מקרה.
• מיקום בכניסה/יציאה מהאפליקציה — לא חובה - כבוי (ברירת המחדל): אפליקציית טסקי לא מאפשרת כניסה ויציאה בלי מיקום הטלפון, גם כשהפעלת מיקום כבוי. דלוק: מותר להחתים מהאפליקציה גם בלי מיקום. על הדפדפן המתג לא משפיע.
• להגביל התחברות לפי IP - הכפתור מופיע רק ברשתות מאושרות. אחרי שמדליקים, רעננו את הדף: מופיעים ה-IP שלך, רשימת הכתובות המאושרות וכפתור הוספה, שמאשר את הרשת שאתם מחוברים ממנה עכשיו.

הדלקתם הגבלת IP? הוסיפו מיד את רשת המשרד ברגע שהמתג דלוק, מי שלא ברשת מאושרת לא רואה את כפתור הכניסה, וכל עוד הרשימה ריקה זה כולל את כולם. מיד אחרי שמדליקים, כשאתם ברשת המשרד, רעננו את הדף ולחצו הוספה.

ההגבלות חלות גם על האפליקציה כניסה ויציאה מאפליקציית טסקי נבדקות לפי אותן הגדרות: הגבלת IP (הטלפון צריך להיות ברשת מאושרת), להסתיר כניסה/יציאה במובייל (חוסם את ההחתמה מהאפליקציה), שעת כניסה מינימלית והפסקה פתוחה. את המיקום באפליקציה קובע המתג מיקום בכניסה/יציאה מהאפליקציה — לא חובה. בגרסאות ישנות של האפליקציה, שלא שולחות מיקום, אין חובת מיקום: עדכנו את האפליקציה.

9. חיבור למשכורות ובונוסים

השעות משעון הנוכחות מזינות את דוח המשכורות (שכר לפי שעות בפועל, כולל שעות נוספות) ואת דוח הבונוסים. שני הדוחות הם חלק ממודול נפרד, דו"ח משכורות ובונוסים. הכל במדריך דוחות בונוסים ומשכורות.

שאלות נפוצות

שכחתי ללחוץ יציאה אתמול. מה עכשיו? היום הכפתור שוב מציג כניסה, ואפשר להחתים כרגיל. המשמרת של אתמול נשארת בלי יציאה, ובסיכום החודשי מופיע חסר יציאה. מי שיש לו הרשאה משלים את שעת היציאה (סעיף 6).

שכחתי להחתים כניסה. אפשר להוסיף בדיעבד? כן. עם הרשאת שלו מוסיפים לבד, ואם לא, מנהל מוסיף. אם באותו יום כבר יש משמרת, ראו סעיף 7.

אפשר להחתים מהנייד? כן, מהדפדפן בנייד (סמל השעון בסרגל העליון), אלא אם המנהל הסתיר את הכפתור במובייל. יש גם מסך שעון נוכחות באפליקציית טסקי. גם שם חלות ההגבלות של סעיף 8 (IP, הסתרה במובייל, שעת כניסה מינימלית), והאפליקציה דורשת מיקום אלא אם המנהל הדליק מיקום בכניסה/יציאה מהאפליקציה — לא חובה.

יש לנו עובדים שרק מדווחים שעות ולא עובדים בלידים. צריך לשלם עליהם? בכרטיס המשתמש סמנו משתמש לשעון נוכחות / לתיוג בלבד: הוא לא נספר במכסת המשתמשים בתשלום, ומי שמתחבר איתו מדווח רק כניסה, יציאה והפסקה ורואה את השעות שלו. אם יש לחשבון שלכם עלות למשתמש כזה, היא מוצגת ליד הסימון. את הסימון עושה מי שיש לו בתפקיד את ההרשאה עריכת תפקיד. עוד בניהול משתמשים.

איך רואים מאיפה עובד החתים? כשהפעלת מיקום דלוק, סמל סיכה ליד שעת הכניסה או היציאה בדוח פותח את המקום במפות Google. החתמה מהאפליקציה מקבלת סיכה כשהאפליקציה שלחה מיקום. יום שנוסף ידנית נרשם בלי סיכה.