צוותים, תפקידים והרשאות

כל עובד במערכת מקבל תפקיד, והתפקיד קובע מה הוא רואה ומה מותר לו לעשות: אילו לידים מופיעים אצלו, אם הוא יכול למחוק, לייבא, לראות דוחות או להיכנס להגדרות. שלושה כלים עובדים יחד:

כלי	מה הוא עושה	איפה מגדירים
תפקיד	אוסף הרשאות. לכל עובד יש תפקיד אחד	הגדרות → תפקידים והרשאות
צוות	קבוצת עובדים. קובע מה רואה מי שיש לו הרשאות "צוות"	הגדרות → צוותים
הרשאה אישית	חריגה לעובד אחד: הוספה או חסימה של הרשאה, מעל מה שהתפקיד נותן	חלון העובד, לשונית הרשאות

מתי צריך את זה? כשמצטרף עובד חדש, כשעובד מחליף תפקיד, או כשרוצים לוודא שנציג רואה רק את הלידים שלו.

1. מסך התפקידים וההרשאות

בסרגל העליון לחצו הגדרות, ובחרו תפקידים והרשאות.

המסך נפתח על התפקיד שלכם. בתמונה נבחר התפקיד נציג מכירות:

• מימין, רשימת התפקידים. בכל שורה: שם התפקיד, כמה הרשאות פעילות בו מתוך כל ההרשאות (למשל 14/107 הרשאות), וכמה משתמשים משויכים אליו. למעלה התפקידים שיש בהם משתמשים, מהתפקיד עם הכי הרבה הרשאות. תפקידים בלי משתמשים יורדים לסוף הרשימה. לחיצה על תפקיד פותחת אותו.
• בראש החלק הראשי: שם התפקיד וכמה הרשאות פעילות בו, והקישור תצוגת השוואה (סעיף 5).
• מתחת: חיפוש, טאבים לפי נושא (סעיף 3) וההרשאות עצמן, מחולקות לקטגוריות.

מי רואה את המסך? מי שיש לתפקיד שלו את ההרשאה משתמשים וצוותים ← תפקידים ← עריכה. בדרך כלל זה מנהל החשבון.

2. איך קוראים את ההרשאות

כל קטגוריה (לידים, פגישות, רכישות...) מחולקת לשורות, ובכל שורה תגיות. כל תגית היא הרשאה אחת:

מה רואים	מה זה אומר
תגית מלאה בכחול	ההרשאה פעילה בתפקיד
תגית ריקה עם מסגרת	ההרשאה כבויה
מנעול קטן על התגית	הרשאה רגישה, למשל צפייה כולם או ייבוא. התגית נעולה בפני מי שאינו מנהל החשבון הראשי, ולחיצה עליה לא עושה כלום
מספר ליד שם הקטגוריה, למשל 3/18	כמה הרשאות פעילות בקטגוריה, מתוך כמה

הקטגוריות שמופיעות תלויות במודולים שפעילים אצלכם. מודול כבוי? ההרשאות שלו לא יופיעו.

3. טאבים וחיפוש

כדי לא לגלול על כל ההרשאות, בחרו טאב:

טאב	מה יש בו
הכל	כל הקטגוריות
לידים ופגישות	לידים, רשימה שחורה, פגישות
רכישות וריטיינרים	רכישות, ולפי המודולים שלכם גם ריטיינרים והוראות קבע וקטגוריות מכירה נוספות
משימות ופרוייקטים	משימות ופרויקטים. בלי מודול הפרויקטים הטאב נקרא משימות
דוחות	דוחות, דוחות כספים ומכירות, נוכחות, בונוסים ומשכורות
מערכת ומשתמשים	משתמשים וצוותים, הגדרות ומערכת

מחפשים הרשאה מסוימת? הקלידו בשדה חיפוש הרשאות. החיפוש עובר על כל הטאבים ומשאיר רק את השורות שמתאימות:

4. הפעלה וכיבוי של הרשאות

1. ברשימה מימין, לחצו על התפקיד.
2. לחצו על תגית: כבויה הופכת לפעילה, פעילה הופכת לכבויה. אין כפתור שמירה: השינוי נשמר מיד. המונים בכותרת ובקטגוריה מתעדכנים מיד, והמספר ברשימת התפקידים מימין מתעדכן כשמרעננים את הדף.

בצד שמאל של כל שורה יש שני כפתורים:

• ✓ מפעיל את כל ההרשאות בשורה. כשהוא ירוק, כל השורה פעילה.
• ✕ מכבה את כל ההרשאות בשורה. כשהוא אדום, כל השורה כבויה.

בכותרת של כל קטגוריה יש גם הכל וכלום: הפעלה או כיבוי של כל הקטגוריה.

השינוי חל על כל העובדים בתפקיד

• עובד שמחובר יקבל את ההרשאות החדשות בדף הבא שהוא פותח, או כשירענן את הדף.
• אין כפתור "בטל". לחצתם בטעות? לחצו שוב על אותה תגית.
• אל תכבו לתפקיד שלכם את תפקידים ← עריכה. המסך הזה ייסגר גם בפניכם.

5. תצוגת השוואה: כל התפקידים זה לצד זה

לחצו תצוגת השוואה בראש המסך. כל עמודה היא תפקיד, וכל שורה היא הרשאה:

• כך רואים במבט אחד מה ההבדל בין תפקידים, למשל מי רואה את כל הלידים ומי רק את הצוות שלו.
• לחיצה על תגית מפעילה או מכבה את ההרשאה לתפקיד של אותה עמודה.
• לחיצה על שם תפקיד פותחת אותו בתצוגה הרגילה.
• הטאבים עובדים כאן כמו בתצוגה הרגילה.

בתצוגת ההשוואה מופיעים רק תפקידים שיש בהם לפחות משתמש אחד. תפקיד ריק פותחים מהרשימה שבתצוגה הרגילה. בנייד ההשוואה לא זמינה.

חיפוש הרשאה, רק בתצוגה הרגילה בתצוגת ההשוואה שדה חיפוש הרשאות לא עובד כרגע: כל מילה שתקלידו תציג "לא נמצאו הרשאות". מחפשים הרשאה? חזרו לתצוגת תפקיד בודד וחפשו שם, או בחרו טאב.

לחזרה לחצו תצוגת תפקיד בודד.

6. תפקיד חדש, ומחיקת תפקיד

יצירת תפקיד

1. בתחתית רשימת התפקידים לחצו תפקיד חדש.

2. הזינו שם התפקיד, למשל "נציג שירות".
3. בהעתקת הרשאות מתפקיד קיים בחרו את התפקיד הכי דומה למה שאתם צריכים (בתמונה: נציג מכירות), או ללא — תפקיד ריק.
4. לחצו צור תפקיד.

התפקיד מופיע ברשימה עם 0 משתמשים. פתחו אותו והתאימו את ההרשאות (סעיף 4), ואז העבירו אליו עובדים (סעיף 9).

עדיף להעתיק תפקיד שהועתק מתחיל עם אותן הרשאות כמו המקור, וגם עם ההגדרות של המקור במסך הסטטוסים. נשאר רק לשנות את ההבדלים. תפקיד ריק מתחיל בלי אף הרשאה.

מחיקת תפקיד

אפשר למחוק רק תפקיד שאין בו משתמשים (0 משתמשים). ליד תפקיד כזה מופיע ✕ אדום בהיר. לחצו עליו ואשרו.

יש בתפקיד עובדים? העבירו אותם קודם לתפקיד אחר. אם הוגדר אצלכם תפקיד ברירת מחדל, כשפותחים אותו מופיעה בכותרת שלו התגית מוגן, ואי אפשר למחוק אותו. יצירה ומחיקה דורשות את ההרשאות תפקידים ← הוספה ותפקידים ← מחיקה.

7. צוותים

צוות הוא קבוצת עובדים, למשל "מכירות" ו"שירות לקוחות". בעזרתו נותנים למנהל צוות לראות את הלידים של האנשים שלו בלבד (סעיף 8).

לחצו הגדרות → צוותים:

• צוות חדש: הקלידו שם בשדה שם צוות חדש... ולחצו הוספת צוות.
• שינוי שם: לחצו על שם הצוות.
• סדר: גררו את השורה בפס שבקצה הימני.
• משתמשים: המספר הכחול הוא כמה עובדים בצוות. לחיצה עליו פותחת את רשימת העובדים שלו.
• סטטוס: צוות שיש בו עובדים תמיד פעיל. צוות ריק אפשר לכבות במתג שלידו. ליד צוות לא פעיל מופיע פח למחיקה, וצוות שנמחק עובר לרשימה נמחקו.

המסך דורש את ההרשאה צוותים ← עריכה, ויצירת צוות את צוותים ← הוספה. טבלת הצוותים מופיעה במערכת עם 3 משתמשים ומעלה.

שיוך עובד לצוות

במסך הגדרות → משתמשים לחצו על הצוות בשורה של העובד, ובחרו צוות אחר. עובד שצריך להיות בכמה צוותים? הוסיפו אותם בצוות נוסף בחלון העובד. הפירוט: ניהול ועריכת משתמשים.

8. מי רואה אילו לידים

השורה לידים - צפייה בקטגוריה לידים היא החשובה ביותר. היא קובעת אילו לידים יופיעו בטבלה של העובד:

מה מופעל בתפקיד	מה העובד רואה
בלי צפייה צוות ובלי צפייה כולם	רק הלידים שמשויכים אליו
צפייה צוות	גם את הלידים של כל חברי הצוות שלו
צפייה צוות + צוותים נוספים ← צפייה	גם את הלידים של הצוותים הנוספים שלו (צוות נוסף בחלון העובד)
צפייה כולם	את כל הלידים במערכת
לא משוייכים	בנוסף, לידים שעוד לא שויכו לאף נציג
חיפוש כולם	בחיפוש, כל ליד במערכת, גם אם בטבלה הוא רואה רק את שלו

רוצים שעובד אחד יראה גם את כל הלידים ממקור הגעה מסוים? סמנו לו מקורות מורשים בחלון העובד, ראו ניהול ועריכת משתמשים.

9. שינוי תפקיד לעובד

1. לחצו הגדרות → משתמשים.
2. בשורה של העובד לחצו על התפקיד שלו.
3. בחרו תפקיד מהרשימה ולחצו על ה-V הכחול.

4. המערכת מבקשת את הסיסמה שלכם? זה אימות זהות לפני פעולה רגישה. הזינו אותה ואשרו. ביטלתם? התפקיד לא השתנה, גם אם בטבלה כבר מופיע החדש. רעננו את הדף ותראו את התפקיד הנוכחי.

מהדף הבא שהעובד פותח, הוא עובד עם ההרשאות של התפקיד החדש. יש לו הרשאות אישיות (סעיף 10)? המערכת תשאל אם למחוק אותן. ראו הרשאות אישיות כשמשנים תפקיד בסוף סעיף 10.

לא מופיע התפקיד שרציתם, או שאי אפשר ללחוץ?

• את התפקיד של עצמכם, ואת התפקיד של מנהל החשבון הראשי, לא משנים מכאן.
• תפקיד שמסומנת בו ההרשאה תפקידים ← חסימת שינוי לא מופיע ברשימה.
• התפקיד מופיע כטקסט רגיל? אין לכם את ההרשאה משתמשים ← עריכת תפקיד, או שמכסת המשתמשים מלאה. ראו ניהול ועריכת משתמשים.

10. הרשאה אישית לעובד אחד

לפעמים עובד אחד צריך משהו שונה מכל התפקיד: לקבל הרשאה אחת נוספת, או לא לקבל הרשאה שהתפקיד נותן. במקום לפתוח תפקיד חדש, מגדירים לו הרשאה אישית. במערכת היא נקראת דריסת הרשאה.

1. לחצו הגדרות → משתמשים, ולחצו על שם העובד.
2. עברו ללשונית הרשאות. תחת דריסות הרשאות רואים את ההרשאות האישיות שכבר יש לו. אין? כתוב "ללא דריסות — כל ההרשאות לפי התפקיד".
3. הקלידו לפחות שתי אותיות בשדה חפש הרשאה להוספה....
4. ליד ההרשאה שמצאתם לחצו +הוסף כדי לתת אותה לעובד, או -חסום כדי לשלול אותה ממנו.

כל הרשאה אישית מופיעה כתגית: ירוקה עם + היא הרשאה שהעובד קיבל, אדומה עם − היא הרשאה שנחסמה לו. כדי לבטל, לחצו על ה-✕ שעל התגית.

מה גובר? ההרשאה האישית גוברת על התפקיד. כל שאר ההרשאות ממשיכות להגיע מהתפקיד כרגיל. הלשונית מופיעה למי שיש לו תפקידים ← עריכה.

חריג: ההרשאות בשורה השתלטות על משתמש (סעיף 11) ותפקידים ← חסימת שינוי נבדקות רק לפי התפקיד. הרשאה אישית עליהן לא משנה כלום, אז קבעו אותן בתפקיד.

כל ההרשאות של עובד אחד

בלשונית הרשאות לחצו צפה בכל ההרשאות. נפתח מסך ההרשאות בשם העובד, עם התפקיד שלו. תגית עם סמל של אדם היא הרשאה אישית: ירוקה = נוספה לו, אדומה וחצויה בקו = נחסמה לו.

גם כאן לחיצה על תגית בודדת משנה רק את העובד: תגית רגילה הופכת להרשאה אישית, ותגית אישית חוזרת להיות לפי התפקיד.

במסך של עובד, לחצו רק על תגיות הכפתורים ✓ ו-✕ שבסוף השורה, והכל וכלום שבכותרת הקטגוריה, משנים כאן את התפקיד כולו, לכל העובדים שבו, ולא רק את העובד הזה.

הרשאות אישיות כשמשנים תפקיד

כשמשנים תפקיד לעובד שיש לו הרשאות אישיות, מופיעה השאלה "למשתמש יש X דריסות הרשאות. למחוק אותן?". אישור מוחק אותן. ביטול משאיר אותן, והן ממשיכות לגבור גם על התפקיד החדש. השאלה מופיעה רק למי שיש לו תפקידים ← עריכה.

כשהמערכת מבקשת גם סיסמה במקרה כזה השאלה על ההרשאות האישיות מופיעה ראשונה, עוד לפני חלון הסיסמה ולפני שהתפקיד נשמר. אישור מוחק אותן מיד, גם אם אחר כך תבטלו את הסיסמה והתפקיד לא ישתנה. לא בטוחים? לחצו ביטול, ומחקו אותן אחר כך ב-✕ שבלשונית הרשאות.

11. בדיקה: מה העובד רואה בפועל

אחרי שינוי הרשאות, הדרך הכי בטוחה לבדוק היא להתחבר בתור העובד: במסך הגדרות → משתמשים לחצו על החץ הירוק התחברות בשורה שלו. הפירוט, כולל איך חוזרים לעצמכם: ניהול ועריכת משתמשים.

ההרשאות לזה נמצאות בשורה השתלטות על משתמש בקטגוריה משתמשים וצוותים:

הרשאה	מה היא עושה
צוות שלי	מאפשרת להתחבר בתור עובדים. ברשימה שבתפריט הפרופיל מופיעים עובדי הצוות שלכם
כל המשתמשים	יחד עם צוות שלי: ברשימה שבתפריט הפרופיל מופיעים כל העובדים
חסימת כניסה	אי אפשר להתחבר בתור עובדים שבתפקיד הזה
כניסה למערכות לקוח	לא קשורה להתחברות בתור העובדים שלכם. השאירו אותה כבויה

זהירות כל פעולה שתעשו כשאתם מחוברים בתור העובד נרשמת על שמו. השתמשו בזה לבדיקות בלבד.

דוגמאות

נציג שרואה רק את הלידים שלו. צרו תפקיד בהעתקה מתפקיד הנציגים שלכם. בשורה לידים - צפייה השאירו פעילה רק את צפייה, ובקטגוריות דוחות והגדרות ומערכת לחצו כלום.

מנהל צוות. בשורה לידים - צפייה הפעילו צפייה צוות, ובשורה פגישות - נראות הפעילו צפייה צוות. שייכו את המנהל ואת הנציגים שלו לאותו צוות (סעיף 7).

נציג אחד שצריך לראות גם לידים לא משויכים. אל תפתחו תפקיד חדש: תנו לו הרשאה אישית לידים › לא משוייכים (סעיף 10).

שאלות נפוצות

ש: שיניתי הרשאה, אבל העובד עדיין רואה את מה שראה קודם? ת: בקשו ממנו לרענן את הדף (F5). ההרשאות נבדקות מחדש בכל טעינת דף.

ש: אין לי את "תפקידים והרשאות" בתפריט ההגדרות. ת: חסרה לתפקיד שלכם ההרשאה תפקידים ← עריכה. בקשו ממנהל החשבון הראשי להוסיף אותה.

ש: אני לוחץ על תגית עם מנעול ושום דבר לא קורה. ת: הרשאות עם מנעול רגישות, והתגית שלהן נעולה בפני מי שאינו מנהל החשבון הראשי. בקשו ממנו לשנות אותה.

ש: יצרתי תפקיד ואני לא רואה אותו בתצוגת ההשוואה. ת: בהשוואה מופיעים רק תפקידים שיש בהם משתמשים. פתחו אותו מהרשימה בתצוגה הרגילה, או העבירו אליו עובד.

ש: אפשר לתת הרשאה לעובד אחד בלי לשנות את כל התפקיד? ת: כן, בהרשאה אישית. ראו סעיף 10.

ש: כמה תפקידים אפשר ליצור? ת: אין הגבלה. צרו כמה שצריך לפי המבנה של העסק.